Nejčastější otázky (FAQ) k datovým schránkám

Jak si mám zřídit datovou schránku?

Pokud jste nově vznikající obchodní společnost, zapsaná v obchodním rejstříku, datová schránka právnické osoby vám bude zřízena automaticky. V ostatních případech je nutno o zřízení datové schránky požádat ministerstvo vnitra. Formulář žádosti a podrobný popis jak postupovat najdete zde.

Pozor, některé právnické osoby nejsou zapsané v obchodním rejstříku, ale ve specializovaných podrejstřících, těm datová schránka ze zákona zřízena nebude. Pokud chtějí schránku používat, musí si o ni požádat. Jedná se především o sdružení vlastníků bytových jednotek (SVJ), nadace a nadační fondy a o obecně prospěšné společnosti (OPS).

Kolik budu mít přístupových údajů? Proč jsem jich dostal tolik?

Každá datová schránka má své vlastní uživatele, proto ke každé schránce, ke které máte přístup, obdržíte jiné přístupové údaje (tj. jméno a heslo). Přitom není důležité, proč jste přístup získal – zda jste oprávněnou osobou k datové schránce zřízené ze zákona, nebo na vaši žádost, případně zda vás někdo určil administrátorem či pověřenou osobou k nějaké jiné schránce. Z bezpečnostních důvodů není možné, abyste pod jedním uživatelským účtem přistupoval k více datovým schránkám.

Jestliže jste přesvědčeni, že jste obdrželi přístupové údaje k právnické osobě, kde nejste členem statutárního orgánu, zkontrolujte nejprve zápis v obchodním rejstříku. V mnoha případech (především u bytových družstev)se ukazuje, že ve statutárním orgánu jsou stále zapsáni lidé, kteří už podle svého tvrzení tuto funkci léta nevykonávají.

Příklad:

Jste jednatelem dvou společností s ručením omezeným a vedle toho jste podnikající fyzická osoba. Obdržíte ze zákona dvě obálky s dvěma různými přístupovými údaji (ke každé z datových schránek těchto společností). Pokud si požádáte o zřízení datové schránky pro vás jako fyzickou osobu, nebo pro vás jako podnikající fyzickou osobu, obdržíte další přístupové údaje k těmto schránkám.

Jaké jsou požadavky na počítač, abych se mohl připojit k mé datové schránce?

Především by mělo jít o počítač, který je důvěryhodný a který máte pod svojí kontrolou. K datové schránce je možné přistupovat z naprosté většiny počítačů, které jsou běžně dostupné na trhu a které mají alespoň nějaké připojení k síti Internet. Podrobnější informace např. o podporovaných operačních systémech, internetových prohlížečích najdete zde.

Máme schránku ze zákona, ale nemáme počítač ani přístup na internet! Co máme dělat? Jak mohu datovou schránku odmítnout?

Pokud je vám datová schránka zřízena ze zákona, odmítnout ji nemůžete, jde o zákonnou povinnost.
Od okamžiku zpřístupnění (aktivace) vaší datové schránky je možné do vaší datové schránky doručovat. Orgány veřejné moci dokonce mají zákonnou povinnost doručovat do datové schránky přednostně, jakmile je zřízena a zpřístupněna.

Zákon vám sice přímo neukládá povinnost se do své schránky přihlašovat, nicméně pokud se nepřihlásíte do datové schránky a nevyzvednete si datové zprávy do deseti dnů od jejich dodání, jsou tyto zprávy ze zákona stejně považovány za doručené fikcí, se všemi právními důsledky z toho plynoucími.

Možným řešením vaší situace může být určení osoby, které plně důvěřujete a která je schopna s datovou schránkou pracovat jako administrátor nebo jako pověřená osoba. Tato osoba pak bude mít přístup do vaší datové schránky a bude schopna se dostat k doručeným datovým zprávám a předat vám je buď vytištěné, nebo autorizované konvertované do listinné podoby. Jako administrátor bude navíc schopen nastavit upozorňování na doručení nových datových zpráv, případně stanovovat další pověřené osoby.

Koho určíte jako pověřenou osobu a administrátora je plně na vašem rozhodnutí, zákon toto neomezuje. Pouze upozorňujeme, že tato osoba je pak schopna se schránkou pracovat v plném rozsahu, tedy např. odesílat dokumenty jménem vaší společnosti, které jsou příjemcem ze zákona považovány za úkony provedené písemně a vámi podepsané. Je proto důrazně doporučeno, aby vztah mezi vámi (resp. vaší společností) a danou osobou byl ukotven ve smlouvě, definující povinnosti obou stran a sankce za jejich nedodržení.

Co dělat při ztrátě či zapomenutí přístupových údajů?

Pokud ztratíte nebo zapomenete přístupové údaje, zajděte na kterékoli kontaktní místo Czech POINT a požádejte o zneplatnění původních přístupových údajů a vystavení nových. V případě, že je možné, že by se k přístupovým údajům mohla dostat neoprávněná osoba, doporučujeme o znovuvystavení přístupových údajů požádat v nejbližším možném termínu. Každý uživatel nese zodpovědnost za to, že ochrání své přístupové údaje před zneužitím.

Poprvé je znovuvystavení přístupových údajů bezplatné, pokud budete požadovat zneplatnění přístupových údajů znovu dříve než za 3 roky, je úkon zpoplatněn. K podání žádosti o zneplatnění můžete zmocnit jinou fyzickou osobu. Nevýhodou tohoto postupu je, že předložená plná moc je vždy zkonvertována a žádost odeslána k posouzení na Ministerstvo vnitra. Ke zneplatnění údajů tedy nedojde hned. Nové přístupové údaje jsou v tomto případě vždy odesílány poštou na uvedenou kontaktní adresu.

Lepším postupem tedy je, když se na kontaktní místo dostaví osobně držitel přístupových údajů. Pokud do žádosti zadá emailovou adresu, jsou mu nové přístupové údaje vydány dílem na místě a dílem odeslány formou aktivačního linku na uvedenou emailovou adresu.

Kdy musím změnit přístupové heslo a proč?

První změna hesla vás čeká po použití přístupových údajů, které jste obdrželi v obálce (tzv. iniciální přístupové údaje). Pokud se uživatel přihlásí iniciálním heslem nebo heslem, jemuž vypršela platnost, je automaticky vyzván ke změně hesla. Prvním nebo již „vypršeným“ heslem je možné se bez jeho změny přihlásit pouze pětkrát, poté se přístupové údaje trvale zablokují a je nutné požádat o jejich zneplatnění a vystavení nových na kontaktním místě Czech POINT.

Po změně iniciálního hesla je výchozí nastavení platnosti hesla 90 dnů. Při překročení této doby je při následujícím přihlášení vynucována změna hesla. Uživatelé však mají možnost v Nastavení své datové schránky vynucenou změnu hesla po 90 dnech vypnout a nastavit tak jeho neomezenou platnost. Vypnutí povinné změny hesla se ale nedoporučuje. Důvodem je závažnost následků, ke kterým může dojít vinou zneužití přístupových údajů. V případě potřeby můžete vynucenou změnu hesla v Nastavení datové schránky opět zapnout.

Přišlo mi oznámení o zneplatnění přístupových údajů, proč? Co to znamená?

Oznámení o zneplatnění přístupových údajů je uživateli odesláno ve chvíli, kdy jsou jeho přístupové údaje zneplatněny, což může v principu nastat ze třech důvodů:

• uživatel požádal o zneplatnění přístupových údajů a vystavení nových na kontaktním místě Czech POINT

• uživatel přestal být oprávněnou osobou k datové schránce, tedy statutárním orgánem či jeho členem u právnické osoby, nebo vedoucím orgánu veřejné moci (netýká se datových schránek fyzických a podnikajících fyzických osob)

• zneplatnění přístupových údajů a vystavení nových rozhodl ze závažných důvodů správce ISDS.

V prvním i druhém případě byste o důvodu zneplatnění měli vědět. Oznámení by Vám mělo dorazit několik dní po návštěvě kontaktního místa. Pokud jste v žádosti o nové přístupové údaje neuvedli e-mailovou adresu a nevyužili možnosti vygenerovat si své přístupové údaje sami, měla by Vám být současně s oznámením doručena PIN obálka s novými přístupovými údaji.

V druhém případě je zneplatnění způsobeno tím, že v evidenci, ze které jsou přebírány údaje pro danou datovou schránku vaší organizace, jste přestali být vedeni jako osoba vystupující jménem této organizace (přestali jste být jednatelem, členem představenstva, ředitelem úřadu aj.).

Ke třetímu případu může výjimečně dojít v případě, kdy je Ministerstvo vnitra jako správce přesvědčeno, že zneplatnění přístupových údajů a vystavení nových je nutné k zajištění bezpečnosti informačního systému datových schránek. Jedná se především o případ první vlny zřizování datových schránek právnických osob, zapsaných v obchodním rejstříku, kdy PIN obálka s přístupovými údaji k datové schránce právnické osoby, odeslaná statutárnímu zástupci na adresu společnosti, nebyla v ISDS po uplynutí úložní doby označena jako doručená. V tom případě byly těmto statutárním zástupcům zaslané přístupové údaje zneplatněny a odeslány nové na adresu jejich bydliště, uvedenou v obchodním rejstříku.

Pokud vaše přístupové údaje i nadále fungují, nebo pokud jste zároveň s oznámením o zneplatnění obdrželi zároveň PIN obálku s novými přístupovými údaji, v tom případě není nutné nic dělat. Můžete dál pracovat s datovou schránkou, buď se stávajícími, nebo s novými přístupovými údaji.

Pouze v případě, že se s Vašimi přístupovými údaji nemůžete přihlásit a zároveň Vám nebyla doručena žádná nová PIN obálka s přístupovými údaji, kontaktujte infolinku na tel. 270 005 200. Operátoři vám pomohou zjistit příčinu a poradí Vám, co dělat.

Jak postupovat, když jsou statutární zástupci dlouhodobě v zahraničí?

Pokud jsou přístupové údaje pro statutární zástupce zaslány na adresu právnické osoby v ČR, a tito statutární zástupci si je nemohou vyzvednout (např. proto, že dlouhodobě pobývají v zahraničí), jejich přístupové údaje za něj nemůže vyzvednout nikdo jiný. Bez nich se však právnická osoba není schopna přihlásit do datové schránky. Statutární zástupce však může úředně ověřenou plnou mocí ustanovit jinou osobu administrátorem nebo pověřenou osobou, typicky touto osobou bude prokurista společnosti.

Plná moc musí být výslovná, tj. musí výslovně obsahovat texty „ustanovuji osobu XY administrátorem / pověřenou osobou ve smyslu zákona č.300/2008 Sb.“ nebo obdobný, včetně uvedení rozsahu svěřených oprávnění (buď jejich vyjmenováním, nebo uvedením „v plném rozsahu možných oprávnění“ či obdobně). Plná moc musí být úředně ověřena úřady ČR (např. zastupitelským úřadem ČR v dané zemi) nebo musí být opatřena tzv. apostilou či vyšším ověřením (superlegalizace).

Budou u subjektů, které mají zřízenu datovou schránku ze zákona, zohledněny změny automaticky, nebo je nutné je ještě někam hlásit (např. zápis změny do obchodního rejstříku)? Jak rychle tato změna proběhne?

Uvedené změny se v ISDS objeví podle § 12 zákona č. 300/2008 Sb. bezodkladně po nahlášení této změny. V praxi se tak děje zápisem změny do konkrétní evidence (např. obchodního rejstříku, portálu ePusa, portálu OVM aj.), ze které si ISDS informace pro daný typ datové schránky přebírá. Změny u datových schránek jsou v ISDS prováděny automaticky, není tedy nutné změnu nikam jinam hlásit. Např. při změně jednatele společnosti s ručením omezeným obdrží nový jednatel přístupové údaje a původnímu jednateli jsou přístupové údaje zneplatněny krátce poté, kdy je změna zapsána do obchodního rejstříku.

Je však třeba počítat s tím, že tyto evidence většinou potřebují určitý čas k tomu, aby změnu zpracovaly, zapsaly a předaly je ke zpracování ISDS. Tuto dobu je nutno započítat také. Konkrétně zápis změny do obchodního rejstříku může trvat až desítky dní, do ISDS se informace přenese teprve ve chvíli, kdy je změna zapsána v informačním systému obchodního rejstříku. Informace jsou pak následně do ISDS z dané evidence převzaty většinou do druhého dne.

Zdroj: www.datoveschranky.info
Vytvořeno: 28. 3. 2012