JMHZ: Jaké údaje o zaměstnancích je dobré začít doplňovat už teď?

Samotné podávání jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ) sice začne hlášením za duben, ale na jeho podání máte čas do 20. května. První měsíce roku jsou proto ideální čas na sběr dat a kontrolu evidence zaměstnanců, aby bylo možné nové hlášení následně bez problémů vytvořit.

Jaké údaje o zaměstnancích je dobré začít doplňovat už teď, abychom v dubnu nebyli pod tlakem?

Co radí teorie

První tři měsíce roku 2026 jsou především přípravným období. Zaměstnavatelé by měli využít čas do spuštění systému k tomu, aby si zkontrolovali evidenci zaměstnanců a připravili údaje, které budou do systému JMHZ následně vstupovat.

Důležité je zejména ověřit, že jsou správně evidováni všichni zaměstnanci a že jsou k dispozici jejich základní identifikační údaje. Pokud některý zaměstnanec dosud nebyl veden v evidenci pojištěnců ČSSZ – například u některých zaměstnání malého rozsahu nebo dohod do limitu – bude nutné ho při zavedení systému do evidence doplnit.

Co dalšího nesmí chybět?

Identifikační údaje (adresy, kontakty, nejvyšší dosažené vzdělání)
Údaje pro daně a pojištění
Údaje o zaměstnání
Údaje o cizinci (pas, vstup do ČR)

Čím lépe budou zaměstnavatelé připraveni už nyní, tím méně komplikací je bude čekat při podávání prvních hlášení.

Co na to program POHODA a PAMICA?

Z pohledu práce v programu je březen ideální čas projít evidenci zaměstnanců a doplnit údaje, které budou pro JMHZ potřeba.

V programech POHODA a PAMICA jsme proto připravili například osobní dotazník zaměstnance, který může zaměstnavatel použít pro systematický sběr potřebných údajů. Díky tomu si může data od zaměstnanců doplnit ještě před samotným spuštěním hlášení.

Doporučujeme teď zkontrolovat zejména:

zda jsou v programu založeni všichni aktuální zaměstnanci,
zda jsou správně evidovány jednotlivé pracovní poměry,
zda jsou vyplněny základní identifikační údaje zaměstnanců.

Po spuštění systému pak ČSSZ přidělí zaměstnancům osobní identifikační číslo (OIČ) a jednotlivým pracovním vztahům ID zaměstnání, které bude možné do programu importovat a používat při komunikaci se systémem JMHZ.

Shrnutí

Březen je ideální čas na kontrolu a doplnění personálních údajů. Pokud budou zaměstnanci a jejich pracovní vztahy v evidenci připravené už teď, bude doplnění identifikátorů a první podání JMHZ výrazně jednodušší.

Co Vás čeká v seriálu příště?
Stáhli jsme z ČSSZ soubor s OIČ a ID zaměstnání. Co to vlastně je a co s tím máme dělat?

Související články:

JMHZ: Jak na opravné hlášení?

JMHZ: Jak na první Měsíční hlášení za duben?

JMHZ: Nejčastější chyby v podání

JMHZ: Jak na dohlášení registrace zaměstnavatele?

JMHZ: Máte soubor s OIČ a ID zaměstnání z ePortálu ČSSZ?