Zapomenutý doklad není chyba jen začínajících účetních. Stává se to i těm zkušeným, zvlášť když přichází najednou desítky dokladů z různých zdrojů nebo když s klientem nemáte nastavený jasný systém předávání dokladů a následnou kontrolu. Co pak s tím?
Problém není v tom, že se to stane. Problém nastává tehdy, když nevíte, co s tím dělat, nebo když se rozhodnete zapomenutý doklad ignorovat a doufat, že si toho nikdo nevšimne. Účetnictví musí být úplné a průkazné, a každý chybějící doklad je riziko jak při interní kontrole, tak při případné kontrole ze strany finančního úřadu.
Správný postup existuje a není složitý. Záleží hlavně na tom, kdy chybu odhalíte.
Zapomenutý doklad v průběhu roku
Pokud přijdete na chybějící doklad v průběhu účetního roku, tedy před uzavřením účetnictví a podáním daňového přiznání, je řešení velmi jednoduché. Doklad jednoduše zaúčtujete, jakmile ho najdete.
Správně přitom pracujete se dvěma různými daty, která účetní program rozlišuje: datum dokladu (datum vystavení nebo uskutečnění – například 13. 3. 2026) a datum zaúčtování (datum, kdy doklad skutečně zadáváte do programu – například 30. 8. 2026). Datum dokladu určuje, do kterého období operace věcně patří. Datum zaúčtování je technický záznam, kdy jste se k dokladu dostali.
Přečtěte si také:
Jak zaúčtovat doklad z minulého uzavřeného roku
Pokud najdete doklad za rok, který je již účetně uzavřený, záleží na postupu hlavně na jedné věci: Jde o zanedbatelnou, nebo významnou částku?
Zanedbatelné částky
Pokud jde o drobný doklad (například zapomenutá účtenka za benzín nebo drobný nákup kancelářských potřeb) a podnikatel netrvá na tom, aby tento náklad snižoval základ daně, jednoduše ho zaúčtujete v aktuálním období na nedaňový analytický účet, například 501.99 (Spotřeba materiálu – nedaňová) nebo 518.99 (Služby – nedaňové).
Díky tomu bude při sestavování přiznání k dani z příjmů jasně vidět, že jde o daňově neuznatelný náklad, a uvedete ho na řádku 40.
Významné částky
Pokud jde o doklad s větší částkou, která by měla vliv na základ daně a výsledek hospodaření předchozího roku, použijete účet 426 – Jiný výsledek hospodaření minulých let.
Tento účet byl zřízen právě pro situace, kdy v předchozích letech bylo nesprávně, nebo vůbec, účtováno o nákladech a výnosech. Platí přitom několik pravidel:
- O použití účtu 426 musí rozhodnout valná hromada.
- Popis a vysvětlení zaúčtovaných položek musí být uveden v příloze účetní závěrky.
- Je vhodné mít upravenou vnitropodnikovou směrnici, ve které definujete, co považujete za významnou a co za zanedbatelnou částku (tuto hranici si každá účetní jednotka stanovuje sama).
Konkrétní souvztažnosti při použití účtu 426:
- Zapomenutá nákladová faktura: 426, 343 / 321
- Zapomenutá výnosová faktura: 311 / 426, 343
Dodatečné daňové přiznání – kdy ano a kdy ne?
Dodatečné daňové přiznání k dani z příjmů se sestavuje v situaci, kdy zapomenutý doklad ovlivnil výsledek hospodaření a základ daně za uzavřené zdaňovací období. Nejčastěji nastává ve dvou případech:
- Našli jste zapomenutou výnosovou fakturu. Tedy základ daně byl nižší, než měl být, a vy jste zaplatili nižší daň. Doplatek daně je potřeba uhradit co nejdříve, protože z prodlení se počítá úrok.
- Chcete uplatnit zapomenutou nákladovou fakturu jako daňově uznatelný výdaj. Tedy základ daně byl vyšší, než měl být, a máte nárok na vrácení přeplatku na uhrazené dani.
Důležité upozornění: od roku 2011 je možné podat dodatečné daňové přiznání na nižší daň (tedy žádat o vrácení přeplatku) pouze tehdy, pokud zjistíte nové skutečnosti nebo důkazy, které nemohly být uplatněny dříve. Pokud jde skutečně o “zapomenutí”, nemusí správce daně takové dodatečné přiznání uznat. V konkrétním případě proto doporučuji poradit se s daňovým poradcem, situace se může lišit případ od případu a správný postup může ušetřit zbytečné komplikace.
Článek byl připravený ve spolupráci se společností Malá Sova s.r.o.
Sledujte nás
Zanechte komentář
Diskuse neslouží jako právní, daňová či účetní poradna. Je vyhrazena pro vzájemnou komunikaci čtenářů.
Pro přidání komentáře se přihlaste.