Největší účetní faily z praxe

Účetnictví bývá považováno za přesnou a strukturovanou disciplínu, kde není prostor pro chyby. Realita je ale jiná, neboť i sebezkušenější odborník může šlápnout vedle.

V tomto článku na vás čekají témata:

• Záměna desetinné čárky
• Zapomenuté faktury
• Duplicitní platby: zaplaceno dvakrát
• Chyby v DPH
• Kurzové rozdíly
• Špatně nastavené mzdy

 Záměna desetinné čárky

Co se může na první pohled jevit jako banální překlep, patří mezi nejčastější a zároveň nejnebezpečnější chyby v účetnictví. Stačí posunout desetinnou čárku nebo přidat jednu nulu navíc – a číslo se během vteřiny změní o desetinásobek či dokonce stonásobek. V prostředí, kde se pracuje s velkými objemy peněz, může mít taková chyba okamžitý dopad.

Jak k chybě dochází?

Chyba obvykle nevzniká ze složitosti, ale z rutiny:

• ruční přepis částek z faktur do systému,
• práce pod časovým tlakem,
• automatické doplňování čísel bez dostatečné kontroly
• či rozdílné formáty (např. tečka vs. čárka u zahraničních dokladů).

Konkrétní dopady v praxi

1.     Špatně odváděné DPH

Základ daně je přímo navázán na částku faktury. Pokud je částka špatně, DPH se vypočte z výrazně vyšší nebo nižší částky, firma může odvést státu více, než má (zbytečná ztráta cash flow), nebo naopak méně, což vede k problémům při kontrole.

2.     Zkreslené účetní výkazy

Účetnictví funguje jako celek – každý údaj se promítá do dalších výstupů, jako jsou výsledovka (zisk/ztráta), rozvaha (aktiva a pasiva) a cash flow.

Jedna chybná částka může uměle zvýšit náklady nebo výnosy, zkreslit hospodářský výsledek a ovlivnit rozhodování managementu.

V extrémních případech může vedení firmy přijímat strategická rozhodnutí (investice, úspory, propouštění) na základě chybných dat.

3.     Nutnost podávat dodatečné přiznání

Jakmile se chyba odhalí (často až při kontrole nebo auditním procesu), firma musí:

• opravit účetnictví,
• podat dodatečné daňové přiznání
• a případně doplatit rozdíl na dani.

S tímto se často pojí penále, úroky z prodlení a zvýšená administrativní zátěž.

Zapomenuté faktury

Zapomenutá faktura patří mezi velmi časté účetní chyby, tentokrát jiného rázu – nejde o chybu ve výpočtu nebo zadání – problém vzniká tím, že doklad vůbec nevstoupí do účetnictví. Faktura se „ztratí“ v e-mailu, zůstane ležet na stole, zapadne v šanonu nebo se k účetní dostane až se zpožděním.

Jak k tomu může dojít?

Nejčastější příčiny jsme již naznačili výše:

• chybí jasný systém evidence přijatých faktur,
• doklady přicházejí z více zdrojů (e-mail, pošta, osobní předání),
• špatná komunikace mezi odděleními,
• časový tlak na konci měsíce nebo roku
• a spoléhání na ruční zpracování.

Jaké to může mít důsledky?

1.     Podhodnocené náklady

Pokud faktura není zaúčtována, náklad, který firma reálně měla, se v účetnictví vůbec neprojeví.

2.     Uměle navýšený zisk

Nižší náklady automaticky znamenají vyšší vykázaný zisk. Což ale znamená nesprávná data při finanční analýze, plánování rozpočtů a rozhodování o investicích. Firma se totiž může domnívat, že má více prostředků, než kolik skutečně má.

3.     Vyšší daňová povinnost

Zisk je základem pro výpočet daně z příjmů. Pokud je zisk uměle navýšen, roste i daňová povinnost.

4.     Další skryté dopady

Zapomenuté faktury mohou mít i další nepřímé následky:

• problémy s cash flow: firma zaplatí fakturu, ale v účetnictví se to neprojeví správně,
• nesoulad mezi evidencemi: rozdíly mezi bankou a účetnictvím,
• komplikace při auditu: auditor může odhalit nesrovnalosti
• a napjaté vztahy s dodavateli: pokud se faktura ztratí před zaplacením, může dojít ke zpoždění plateb.

Duplicitní platby: zaplaceno dvakrát

Při velkém objemu faktur v rámci jedné firmy, která například nemá jasně nastavená pravidla a postupy zpracování, se může snadno stát, že dojde k duplicitní úhradě, tedy že zaplatí stejný závazek dvakrát – a často si toho všimne až s odstupem času.

Jak k tomu dochází?

Typický scénář je jednoduchý, ale o to častější:

Dodavatel pošle fakturu e-mailem, ale zároveň dorazí i v papírové podobě poštou. Každý z dokladů se tak dostane k jinému pracovníkovi a oba jej nezávisle na sobě zaevidují a připraví k úhradě. 

Mezi další časté příčiny patří absence jednotného systému evidence faktur, více lidí zadávajících platby bez vzájemné kontroly, odlišné značení dokladů (např. chybějící variabilní symbol), ruční zadávání plateb bez návaznosti na účetnictví, práce pod tlakem a snaha „rychle vše zaplatit“.

Je to takový problém?

Na první pohled se může zdát, že jde „jen“ o dočasný výpadek peněz. Ve skutečnosti ale může mít duplicitní platba širší dopady.

1.     Zbytečný odliv peněz

Firma odesílá finanční prostředky, které nemusela, snižuje se její disponibilní hotovost, může dojít ke zhoršení cash flow a firma může postrádat prostředky na jiné závazky.

2.     Zdlouhavé vymáhání přeplatku

Získat peníze zpět není vždy tak jednoduché, jak by se mohlo zdát. Možné scénáře jsou takové, že:

• si dodavatel přeplatku nevšimne
• nebo jej eviduje, ale nevrátí automaticky
• či případně jej započte proti budoucím fakturám.

Firma to pak musí řešit tak, že kontaktuje dodavatele, doloží mu duplicitní platbu a počká na vrácení peněz. 

Jak se duplicitním platbám vyhnout?

Dobrá zpráva je, že tento typ chyby lze poměrně snadno eliminovat správným nastavením procesů.

1.     Centrální evidence závazků

Všechny přijaté faktury by měly být evidovány v jednom systému. Každý doklad má své unikátní místo – žádné duplicity.

2.     Párování plateb

Platby by měly být vždy navázány na konkrétní faktury podle variabilního symbolu, čísla faktury a dodavatele. Systém tak může automaticky upozornit, že faktura už byla uhrazena.

Chyby v DPH

Daň z přidané hodnoty (DPH) patří mezi nejsložitější a zároveň nejrizikovější oblasti účetnictví. Na rozdíl od jiných účetních chyb zde nejde jen o interní problém firmy – chyby v DPH mají přímý dopad na vztah s finančním úřadem. A ten bývá nekompromisní. Stačí drobný omyl a firma se může dostat do situace, kdy musí doplácet daň, vysvětlovat nesrovnalosti a čelit sankcím.

Proč je DPH tak problematická?

DPH je komplikovaná zejména proto, že:

• se neustále mění legislativa,
• existuje mnoho specifických režimů (např. reverse charge),
• závisí na správném vyhodnocení typu plnění
• a vyžaduje přesnost v evidenci i výkazech.

Nejčastější chyby v DPH

1.     Špatná sazba

Jde o jednu z nejběžnějších chyb, často zaviněnou pouhým překlepem či nepozorností. Správné použití sazby závisí na konkrétním typu zboží nebo služby, tudíž je velmi variabilní. Může se například stát, že:

• služba je omylem zařazena do špatné sazby,
• změna sazby v legislativě není včas zohledněna
• či účetní systém není aktualizovaný.

Chybný nárok na odpočet

Nárok na odpočet je pro firmy výhodný, ale zároveň přísně kontrolovaný, není proto vhodné jej brát na lehkou váhu, příčinou je nejčastěji:

• uplatnění odpočtu bez nároku (např. u reprezentace),
• chybějící nebo nesprávný daňový doklad,
• uplatnění ve špatném období
• či nekrácení odpočtu při smíšených činnostech.

Reálný dopad na firmu

Chyby v DPH nezůstávají bez následků. Jakmile se na ně přijde, a ono se na ně velmi pravděpodobně přijde, následuje některý z těchto scénářů:

• Doměření daně – firma musí doplatit rozdíl.
• Penále – činí obvykle procento z doměřené částky.
• Úrok z prodlení – za dobu, kdy byla daň zaplacena chybně.
• Zvýšená pravděpodobnost dalších kontrol.

V oblasti daně z přidané hodnoty je velmi složité nedělat chyby, ať už z důvodu složitosti odpovídající legislativy, která velmi často mění pravidla pro tuto oblast, nebo z nedostatečného proškolení zaměstnanců či spoléhání na zastaralé postupy a zbytečné podcenění kontroly.

Kurzové rozdíly

Firmy, které obchodují v cizích měnách, se bez přepočtů neobejdou. Právě tady ale často vznikají chyby – kurzové rozdíly bývají podceňované nebo špatně evidované.

Kde firmy často chybují?

Chyba může vzniknout například použitím nesprávného kurzu (třeba z jiného dne, než na jaký doklad připadal), nebo opomíjení kurzových rozdílů při úhradě nebo uzávěrce. Například když je faktura vystavená v eurech, ale mezi jejím zaúčtováním a zaplacením se kurz změní. Pokud se tento rozdíl nezaúčtuje, data neodpovídají realitě.

Jaké to má důsledky?

• Zkreslený hospodářský výsledek: Kurzové rozdíly ovlivňují náklady i výnosy. Pokud se neřeší správně, může být zisk uměle vyšší nebo nižší.
• Nesoulad mezi výkazy: Rozvaha, výsledovka i bankovní výpisy si nemusí odpovídat, což komplikuje kontrolu i audit.

Špatně nastavené mzdy

Mzdová agenda patří mezi nejcitlivější oblasti účetnictví. Nejde jen o čísla, ale i o důvěru zaměstnanců. Jakmile se ve mzdách objeví chyba, projeví se velmi rychle – a často negativně.

Kde vznikají chyby?

• Nesprávně vypočítané odvody – sociální a zdravotní pojištění,
• špatně uplatněné daňové zvýhodnění – např. sleva na dítě,
• zapomenuté bonusy nebo odměny.

Důsledky

• Nespokojení zaměstnanci: Chyba ve mzdě znamená ztrátu důvěry. Zaměstnanci očekávají, že výplata bude vždy přesná.
• Kontroly a sankce: Nesprávně odvedené odvody mohou vést ke kontrole ze strany úřadů a případným pokutám.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Orange Academy s.r.o.