JMHZ: jak předejít technickým a formálním vadám

Právě vady podání – technické i formální – jsou oblastí, kde vzniká nejvíce nejasností. Pojďme se na toto téma podívat podrobněji.

Technické vady: hlášení je neúčinné

Pokud hlášení obsahuje technickou vadu, pohlíží se na něj, jako by vůbec nebylo podáno. ČSSZ v takovém případě zaměstnavatele informuje o neúčinnosti podání a vyzve jej k nápravě.

Za technickou vadu se považuje zejména:

• podání hlášení před zahájením zákonné lhůty,
• nedodržení předepsaného formátu,
• chyby ve struktuře nebo datech, které znemožní automatizované zpracování,
• podání jiným než zákonem stanoveným způsobem elektronické komunikace.

Pokud je zjištěna technická vada, k hlášení se vůbec nepřihlíží. Zaměstnavatel musí podat nové hlášení v náhradní lhůtě stanovené výzvou ČSSZ.

Formální vady: hlášení může být přijato jen částečně

Odlišná situace nastává u formálních vad. Ty se týkají obsahu nebo struktury údajů, ale hlášení jako celek splňuje technické požadavky a lze ho automatizovaně zpracovat.

Formální vada je taková chyba, která:

• není technickou vadou,
• je zjistitelná automatizovanou kontrolou při přijetí hlášení,
• snižuje úplnost nebo kvalitu povinně sdělovaných údajů.

Formální vady posuzuje ČSSZ, přičemž méně závažné chyby jsou vymezeny nařízením vlády. Tyto vady se musí odstranit ještě před tím, než jsou data předána dalším uživatelům.

Tři části hlášení a jejich posuzování

Jednotné měsíční hlášení je rozděleno do tří částí a každá z nich se posuzuje samostatně. Podle toho, kde se formální vada objeví, se liší i samotný dopad:

• souhrnná část – údaje o zaměstnavateli, chyba v souhrnné části znamená, že neúčinná je pouze tato část,
• pojistná část – údaje k pojistnému, chyba v pojistné části znamená, že neúčinná je pouze pojistná část,
• individualizovaná část – údaje o jednotlivých zaměstnancích a jejich pracovněprávních vztazích, chyba v individualizované části znamená, že neúčinné jsou jen údaje konkrétního zaměstnance a konkrétního vztahu.

Celé hlášení je považováno za neúčinné, pokud se formální vady objeví v jak souhrnné, tak pojistné části, a dokonce i v každé z individualizovaných částí za zaměstnance a jejich zaměstnání.

Praktické příklady z praxe

• Zaměstnavatel podá hlášení za 100 zaměstnanců. Souhrnná i pojistná část jsou bez chyb, ale u tří zaměstnanců chybí nebo jsou vadné údaje. Hlášení je přijato za 97 zaměstnanců a zaměstnavatel je vyzván k doplnění údajů pouze u těch tří.
• Zaměstnavatel podá hlášení za 10 zaměstnanců a všechny části projdou kontrolou. Později se zjistí obsahová chyba. V takovém případě je zaměstnavatel vyzván k opravě příslušným uživatelem údajů a oprava se provede prostřednictvím opravného hlášení.

Výzva k podání nebo k opravě hlášení

ČSSZ po uplynutí lhůty pro podání hlášení vyzve zaměstnavatele:

• k podání hlášení, pokud nebylo podáno vůbec nebo je neúčinné jako celek,
• k opravě hlášení, pokud bylo přijato částečně.

V případě výzvy k podání má zaměstnavatel náhradní lhůtu 8 dnů od doručení výzvy.
V případě výzvy k opravě běží osmidenní lhůta pro podání opravného hlášení.

Zatímco ČSSZ řeší technické a formální vady, obsahové chyby mohou řešit i další uživatelé údajů (např. správci daní). I tyto chyby se opravují prostřednictvím opravného hlášení.

Opravné hlášení: kdy a jak se podává

Opravné hlášení může zaměstnavatel podat:

• na základě výzvy ČSSZ,
• na základě upozornění uživatele údajů,
• z vlastního zjištění – před i po uplynutí lhůty.

Oprava může spočívat v doplnění údajů nebo ve změně údajů. Storno (zpětvzetí podání) se připouští jen výjimečně a jeho podmínky budou upřesněny metodickými materiály.

Komplexní informace o Jednotném měsíčním hlášení najdete v lednovém čísle časopisu Svazu účetních České republiky – Metodické aktuality č.1/2026. Časopis obsahuje nejen konkrétní citace zákonů s vysvětlením, ale především praktické příklady, které vám pomohou správně postupovat a vyhnout se chybám.

Díky partnerství POHODA & Svaz účetních ČR máte klíčové informace na dosah.