Auto pro služební účely

Firemní auto

O firemním autu hovoříme tehdy, když je auto ve vlastnictví dané firmy a zaměstnanec jej použije pro služební cestu. V tom případě uplatňuje náklady na automobil firma – zaměstnavatel – týká se oprav, pojistného, pohonných hmot, parkovného apod.

Plátci DPH mají nárok na odpočet DPH u těchto výdajů. Dále firma uplatňuje odpisy automobilu, popř. úroky z úvěru na pořízení auta. Protože v technickém průkazu je zapsána firma jako vlastník a provozovatel vozidla, bude za auto hradit i silniční daň právě tato firma.

Zaměstnanci bude náležet maximálně stravné při služebních cestách podle zákonných podmínek. Samozřejmě pokud ze svých zdrojů uhradí např. pohonné hmoty nebo parkovné na pracovní cestě služebním autem, má nárok i na proplacení těchto výdajů; ale v tom případě jde v podstatě o úhradu jménem zaměstnavatele, nikoli o výdaje, které by patřily přímo zaměstnanci.

Zaměstnanec by totiž měl být správně vybaven ještě před zahájením služební cesty dostatkem finanční hotovosti na pokrytí všech výdajů, které se služební cestou souvisí (mnohdy se tato povinnost zaměstnavatele řeší poskytnutím firemní platební karty, takže zaměstnanec ze svých peněz nevydá nic).

Pokud je firemní auto používáno výhradně pro služební účely, může firma využít až u třech takových vozidel pro účely daně z příjmů paušální výdaj na dopravu podle § 24, odst. 2, písm. zt) zákona o daních z příjmů (dále jen „ZDP“).

Částka je stanovena na 5 000 Kč za celý kalendářní měsíc, ve kterém bylo vozidlo používáno. Tato částka se uplatní v daňovém přiznání, tzn. nijak se neprojeví v účetnictví dané firmy. V daňovém přiznání je zároveň také nutno zohlednit § 25 odst. 1, písm. x) ZDP – tedy náklady na spotřebované pohonné hmoty a parkovné při pracovní cestě vyjmout z daňových nákladů.

Příklad

Firma vlastní automobil po celý rok 2017. Za rok 2017 vykázala spotřebu pohonných hmot na toto auto ve výši 40 000 Kč bez DPH, dlouhodobé parkovné 12 000 Kč bez DPH a parkovné na služebních cestách ve výši 1 200 Kč bez DPH.

Dlouhodobé parkovné se nemusí vyjímat z daňových nákladů při využití paušálního výdaje na dopravu – nejedná se o parkovné na pracovních cestách. Ostatní náklady spojené s vlastnictvím vozu také zůstávají v daňových nákladech firmy.

Tento způsob „výměny“ skutečných výdajů za paušální nelze učinit u vozidla, které může zaměstnanec na základě dohody se zaměstnavatelem používat pro své soukromé účely nebo které je dále pronajato jiné osobě. Zároveň uplatnění paušálních výdajů nikterak nemění nic na možnosti odpočtu DPH, protože se jedná jen o úpravy v rámci daně z příjmů.

Půjčené auto

Auto půjčené může být firmě pronajato formou finančního leasingu, operativního nájmu specializovanou firmou nebo půjčeno jinou osobou. Náklady, které může firma zahrnout při služební cestě zaměstnance do výdajů, jsou obdobné jako u vozidla ve vlastnictví – tedy v prokázané výši na pohonné hmoty, parkovné apod.

Místo odpisů, pojistného a nákladů na opravy auta, které není ve vlastnictví firmy, se do nákladů zachycuje nájemné, které si pronajímatel za půjčení nárokuje (samozřejmě časově rozlišené do období, se kterým věcně souvisí; to je zejména podstatné u finančního leasingu, kdy se často platí první zvýšená splátka nájemného a musí se navíc splnit další podmínky pro uznání finančního leasingu do daňových výdajů).

Silniční daň by firma – zaměstnavatel hradila jen v případě, že by byla zapsána jako provozovatel vozidla v technickém průkazu (půjde o situaci u finančního leasingu).

I u aut v nájmu je možné využít paušální výdaj na dopravu, a nahradit tak v daňovém přiznání k dani z příjmů skutečné výdaje na spotřebované pohonné hmoty a krátkodobé parkování.

Soukromé auto

Poslední skupinu aut, které zaměstnanec může využít pro služební cesty, je auto soukromé (nemusí být přímo ve vlastnictví konkrétního zaměstnance; důležité je, že vlastníkem je osoba odlišná od firmy – zaměstnavatele a firma neplatí za vozidlo nájemné a nevyužívá ho na základě smlouvy o výpůjčce).

Zaměstnanec tak může učinit poté, co mu zaměstnavatel tento způsob využití vozidla pro služební cesty odsouhlasil (buď jednorázově před zahájením pracovní cesty, nebo je možné využít souhlas na delší dobu). Zaměstnanec má nárok na cestovní náhrady.

Výdaji za takto použité auto jsou sazba základní náhrady a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Tyto náhrady stanoví každoročně Ministerstvo práce a sociálních věcí svou vyhláškou. Pro zaměstnance platí v roce 2018 tyto částky:

Sazba základní náhrady:

• 4 Kč za 1 km u osobního automobilu,
• 1,10 Kč za 1 km u motocyklu (resp. u jednostopých vozidel a tříkolek).

Náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty:

• 30,50 Kč pro benzin 95,
• 32,80 Kč pro benzin 98,
• 29,80 Kč pro motorovou naftu.

Pokud by zaměstnanec využil pro služební cestu nákladní automobil, zvyšuje se základní náhrada na dvojnásobek (pro rok 2018 by tedy činila 8 Kč).

Nepředpokládám, že by zaměstnanec jezdil svým vlastním kamionem, ale již se nám párkrát v naší kanceláři stalo, že zaměstnanec použil auto, které bylo jen pro účely možnosti odpočtu DPH před rokem 2009 evidováno jako nákladní automobil, ač se okem jeví jako jakékoli osobní auto (mnozí si jistě na tuto zvláštnost let předchozích vzpomenou). Rozhodující je zápis v technickém průkazu a v takovém případě je nutné zaměstnanci uhradit dvojnásobnou základní náhradu.

Náhrady za spotřebované hmoty mohou být nahrazeny prokázanou cenou za pohonné hmoty, které zaměstnanec prokazatelně použil na služební cestě.

Otázku, jak dlouho dopředu může natankovat, než vyjede na služební cestu, žádný předpis neřeší – obvykle se uznává tankování v den uskutečnění služební cesty nebo den předchozí (dále do minulosti se těžko prokazuje, že v mezidobí zaměstnanec neujel více kilometrů pro své účely).

V naší praxi je použití skutečné ceny u soukromých aut zaměstnanců pro služební účely málokdy využívané, zpravidla se skutečně používají vyhláškové ceny za pohonné hmoty.

Silniční daň za soukromé auto použité pro služební cesty firmy–zaměstnavatele hradí zaměstnavatel, pokud vyplácí cestovní náhrady za použití osobního automobilu, když daňová povinnost nevznikla již provozovateli vozidla.

Skutečnost, že někdo jiný než zaměstnavatel hradí silniční daň za auto použité zaměstnancem pro služební cesty, je velmi těžké zjistit, proto většinou zaměstnavatelé „automaticky“ hradí silniční daň za taková auta.

Místo roční sazby daně mohou použít denní sazbu, která činí 25 Kč za den použití vozidla pro služební cesty. Pozorný čtenář si jistě povšiml, že jsem zde zmínila jen osobní automobil, jak stanoví § 4, odst. 2, písm. a) zákona o silniční dani.

V tomto ustanovení skutečně není zmínka o nákladním automobilu, které zaměstnanec použije pro služební účely a zaměstnavatel mu vyplatí cestovní náhrady. V takovém případě by poplatníkem silniční daně měl být ten, kdo je zapsán jako provozovatel vozidla v technickém průkazu vozidla.

U auta soukromého, které zaměstnanec použije pro služební cesty, není možné využít paušální výdaj na dopravu. Cestovní náhrady jsou tedy z pohledu nákladových veškerými položkami, které může zaměstnavatel vykázat (pochopitelně i silniční daň).

Zaměstnanec pak nemusí cestovní náhrady, které obdržel v souvislosti se služební cestou, na kterou použije soukromé vozidlo, zdaňovat – jedná se o příjem, který není předmětem daně z příjmů podle § 6, odst. 7, písm. a) ZDP. Pokud by byly vypláceny vyšší náhrady, než stanoví zákoník práce a navazující vyhlášky, pak by tyto vyšší náhrady zdanitelné byly.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Finservis s.r.o.