Automatizujte výměnu dat: 5 vychytávek pro propojení systémů

Vybrali jsme 5 vychytávek, které vám usnadní synchronizaci s mPohodou, propojení s e-shopem i práci s adresářem a firemními údaji.

1. Synchronizujte Pohodu s mPohodou automaticky

Pravidelně stahujete doklady z mPohody do Pohody? Nemusíte synchronizaci pokaždé spouštět ručně. Můžete si nastavit, aby se doklady stahovaly automaticky v čas, který vám vyhovuje.

Konkrétní nastavení se liší podle toho, zda používáte základní řadu Pohody nebo řady SQL a E1. Postup najdete v nápovědě mPohody, případně vám s nastavením poradí zákaznická podpora.

Jak to funguje?

1. V nastavení Pohody určíte čas, kdy se mají doklady z mPohody stahovat.

2. Synchronizace se v nastaveném čase automaticky spustí bez vašeho zásahu.

3. Doklady se přenesou do Pohody bez nutnosti ručního zadávání údajů.

Co tím získáte?

• Pravidelný přenos dokladů bez ručního spouštění synchronizace.
• Úsporu času při každodenní účetní agendě.
• Jistotu, že vám žádné doklady neuniknou kvůli zapomenuté synchronizaci.

Tip navíc:
Naplánujte si stahování dokladů třeba na večer. Ráno už tak můžete mít data z mPohody připravená ke zpracování.

2. Označujte faktury k synchronizaci automaticky

Synchronizujete záznamy z Pohody do mPohody a nechcete každý nový doklad ručně označovat příznakem K synchronizaci s mPohodou? Pomůže vám šablona.

Stačí nastavit příznak přímo v šabloně a následně ji používat jako výchozí. Každý nový záznam vytvořený pomocí této šablony se pak automaticky označí k synchronizaci.

Jak to funguje?

1. Vytvoříte vzorový záznam, který převedete na šablonu. V požadované agendě zvolíte povel Nový záznam a prázdný doklad uložíte. Následně přes nabídnu Záznam vyberete volbu Synchronizace s mPOHODA. Poté ve Standardní liště kliknete na ikonu štětce (Šablony) a vyberete Převést na šablonu.

2. Šablonu si pojmenujete a uložíte.

3. Vrátíte se zpět do požadované agendy a rozkliknete opět ikonu štětce. Myší najedete na novou šablonu a společně se stisknutou klávesou Shift na ni kliknete (Výchozí šablona).

Co tím získáte?

• Nemusíte ručně označovat každý záznam k synchronizaci.
• Snížíte riziko, že některý doklad zapomenete synchronizovat.
• Zrychlíte a zpřehledníte přenos dat mezi Pohodou a mPohodou.

Tip navíc:
Používejte různé šablony pro různé typy dokladů. Při pravidelné práci vám to ušetří další kroky a pomůže minimalizovat riziko omylu.

3. Stahujte objednávky z e-shopu automaticky

Propojení e-shopu s Pohodou nemusí znamenat jen synchronizaci produktů. Důležitou součástí je také pravidelný přenos objednávek a aktualizace údajů, jako jsou skladové zásoby nebo ceny.

POHODA v řadě E1 umožňuje nastavit automatickou úlohu, která ve zvolených intervalech spouští předdefinovaný scénář. Stahování objednávek tak může probíhat samo, bez nutnosti pravidelné ruční synchronizace.

Jak to funguje?

1. V Pohodě E1 nastavíte automatickou úlohu pro komunikaci s e-shopem.

2. Definujete scénář, například stahování objednávek nebo aktualizaci skladových zásob.

3. Nastavíte interval, ve kterém se má úloha spouštět.

4. POHODA pak scénář automaticky spouští bez vaší účasti.

Co tím získáte?

• Automatický přenos objednávek z e-shopu do Pohody.
• Aktuální informace o zásobách a cenách na e-shopu.
• Úsporu času díky omezení ruční synchronizace.

Tip navíc:
V období zvýšeného provozu, například během sezóny nebo akce, můžete nastavit častější interval stahování objednávek.

Další výhody propojení e-shopu s Pohodou najdete také ve 4. dílu minisérie Obchodní činnosti.

4. Doplňujte adresy do adresáře automaticky

Zapisujete při vystavování dokladů nové zákazníky nebo dodavatele? S funkcí Inteligentní zápis adres nemusíte každou novou adresu zakládat do adresáře ručně.

Pro správné fungování je potřeba mít vyplněnou alespoň firmu, ulici, PSČ a obec.

Jak to funguje?

1. V agendě Nastavení/Globálním nastavení v sekci Adresář aktivujete funkci Inteligentní zápis adres.

2. Při zadávání dokladu program POHODA ověří, zda už daná adresa v adresáři existuje.

3. Pokud adresu nenajde, automaticky ji uloží do adresáře.

Co tím získáte?

• Rychlejší práci bez nutnosti ručního zakládání adres.
• Přehlednější adresář s menším množstvím duplicit.
• Jistotu, že nové adresy nezůstanou mimo váš adresář.

Tip navíc:
Pokud propojujete Pohodu s e-shopem, může vám inteligentní zápis výrazně usnadnit práci při importu objednávek. Nové zákaznické adresy se do adresáře doplní automaticky.

5. Ověřujte firmy automaticky při ukládání dokladu

Chcete mít jistotu, že při fakturaci pracujete se správnými údaji o firmách? POHODA umožňuje nastavit automatické ověřování firem prostřednictvím systémů ARES a VIES.

Jak to funguje?

1. V Globálním nastavení v sekci CRM povolíte automatické ověřování firem.

2. Vyberete kontroly, které se mají při ukládání dokladu provádět.

3. POHODA údaje automaticky ověří a v případě nesrovnalostí vás upozorní.

Co tím získáte?

• Kontrolu aktuálnosti a správnosti údajů při práci s doklady.
• Méně chyb už při zadávání údajů.
• Vyšší kontrolu nad firemními daty v účetnictví.

Tip navíc:
Aktivujte si ověřování IČO a DIČ. Pomůže vám odhalit nesrovnalosti v údajích ještě předtím, než doklad odešlete zákazníkovi nebo dodavateli.

Propojte systémy a nechte data pracovat za vás

Automatizace výměny dat může výrazně omezit množství rutinních úkonů, které musíte každý den provádět ručně. Ať už synchronizujete Pohodu s mPohodou, stahujete objednávky z e-shopu nebo pracujete s firemními údaji, správné nastavení automatických funkcí vám ušetří čas a pomůže udržet data aktuální.

Vyberte si funkce, které nejlépe odpovídají vašemu způsobu práce, a nechte část rutiny vyřešit automaticky.

Zajímá vás více? Přečtěte si další vychytávky