Automatizujte každodenní práci: 10 vychytávek pro méně klikání

Vybrali jsme 10 vychytávek, které vám pomohou zrychlit každodenní práci v Pohodě a omezit zbytečné klikání, abyste mohli věnovat více času tomu, co je opravdu důležité.

1. Automatické přihlášení do Pohody a nastavení výchozí agendy

Každé spuštění Pohody nemusí začínat přihlašováním a hledáním agendy, ve které potřebujete pracovat. Nastavte si automatické přihlášení uživatelského účtu a zároveň určete, která agenda se má po spuštění programu otevřít. POHODA se tak po startu rovnou připraví na práci.

Jak to funguje?

• V agendě Nastavení/Přístupová práva/Uživatelé, zapnete volbu Automatické přihlášení a nastavení uložíte.
• Dále otevřete agendu Nastavení/Uživatelské nastavení a postavíte se v dolní části obrazovky na daného stejného uživatele. Po levé straně kliknete na sekci Ostatní a zde v poli Automaticky otevřít agendu určíte agendu, která se má po spuštění Pohody automaticky otevřít (pokud např. pracujete pouze v agendě Vydané faktury nastavíte agendu Vydané faktury).
• Poté se při každém startu programu pod přihlášením daného uživatele POHODA rovnou přihlásí a otevře vybranou agendu.

Co tím získáte?

• Okamžitý přístup do programu bez opakovaného zadávání hesla.
• Rychlejší start, protože potřebná agenda se otevře automaticky.
• Pohodlnější každodenní práci bez zbytečných kroků navíc.

Tip navíc:
Pokud používáte více uživatelských účtů, nastavte automatické přihlášení jen u toho, který využíváte nejčastěji.

2. Otevřete si rovnou potřebné doklady pomocí složeného dotazu

Potřebujete po ranním spuštění Pohody rychle zjistit například faktury po splatnosti? Vytvořte si vlastní složený dotaz a uložte ho k dané agendě. Při jejím otevření se pak automaticky zobrazí jen záznamy, které odpovídají nastaveným podmínkám.

Jak to funguje? Podívejte se na náš videonávod

Co tím získáte?

• Okamžitý přehled například o fakturách po splatnosti.
• Méně klikání při každodenní kontrole dokladů.
• Rychlejší ranní rutinu.
• Stále stejný filtr bez nutnosti jeho opakovaného nastavování.

Tip navíc:
Vytvořte si více dotazů podle toho, co potřebujete sledovat – například „po splatnosti“ nebo „splatné dnes“. Mezi uloženými dotazy pak můžete rychle přepínat.

3. Ovládejte Pohodu pomocí klávesových zkratek

Klávesové zkratky mohou výrazně urychlit práci, zejména pokud některé funkce používáte několikrát denně. POHODA jich nabízí celou řadu a urychlí pohyb ve formulářích i práci napříč celým programem. Například mezerníkem můžete v datumových polích automaticky vložit dnešní datum. U řady funkcí si navíc můžete vytvořit vlastní klávesové zkratky.

Jak to funguje?

• Využíváte vestavěné klávesové zkratky pro rychlejší ovládání programu.
• Mezerníkem v datumových polích vložíte dnešní datum.
• V nastavení si můžete definovat vlastní zkratky pro často používané funkce.

Co tím získáte?

• Rychlejší práci bez neustálého používání myši.
• Pohodlnější zadávání údajů a pohyb v programu.
• Ovládání přizpůsobené vašim zvyklostem.

Tip navíc:
Pokud pracujete v týmu, sjednoťte si vlastní klávesové zkratky. Každý pak bude mít stejné nastavení a práce v programu bude jednotnější. Více informací o klávesových zkratkách naleznete zde.

4. Klávesová zkratka pro rychlý export do PDF

Další z praktických možností je nastavit si vlastní klávesovou zkratku pro Export do PDF. Při exportu si navíc můžete nastavit také automatické přiložení souboru ISDOC.

Jak to funguje?

• V programu POHODA např. v agendě Vydané faktury kliknete do volného modrého prostoru pravým tlačítkem myši a v místní nabídce zvolíte povel Upravit. Zobrazí se dialogové okno Vlastní nastavení, ve kterém kliknete na záložku Klávesnice. V kategorii Soubor najdete v poli Příkazy povel Export do PDF.
• Poté kliknete do pole, kam zadáte klávesovou zkratku (pokud už zkratka pro jiný povel existuje, tato informace se zobrazí v dialogu) např. Alt+E a zvolíme povel Přiřadit.
• Export spustíte jedinou klávesovou kombinací bez hledání příkazu v nabídce.

Co tím získáte?

• Kompletnější elektronické doklady díky přiloženému souboru ISDOC.
• Rychlejší práci bez hledání příkazů v menu.
• Export dokladů na pár stisků kláves.

5. Mějte rychlý filtr vždy po ruce

Pokud často vyhledáváte jednotlivé záznamy, můžete si tlačítko pro výběr jednoho záznamu přidat přímo na standardní lištu. Filtr pak budete mít dostupný bez nutnosti procházet nabídky programu.

Jak to funguje?

• Například v agendě Vydané faktury v horní části obrazovky kliknete pravým tlačítkem myši do volného prostoru a v nabídce zvolíte povel Upravit. Zobrazené dialogové okno necháte otevřené.
• Poté kliknete přes hlavní nabídku Záznam na Výběr/Vybrat 1 záznam. Podržíte na této volbě levé tlačítko myši a funkci myší přetáhnete nahoru na hlavní/standardní lištu.
• Filtr spustíte jediným kliknutím přímo z lišty.

Co tím získáte?

• Rychlý přístup k filtrům, které používáte nejčastěji.
• Pohodlnější práci bez opakovaného otevírání nabídek.
• Lepší přehled i při práci s velkým množstvím záznamů.

Tip navíc:
Jakmile tlačítko přidáte na standardní lištu, budete ho mít k dispozici ve všech agendách programu POHODA.

6. Automatická údržba databáze

Údržba databáze je užitečná především pro uživatele, kteří pracují se skladovým hospodářstvím. Pravidelná údržba pomáhá udržovat správně dopočítané stavy zásob a ceny a může přispět ke stabilnějšímu chodu programu. Údržbu můžete provádět ručně nebo ji nastavit jako automatický proces.

Jak to funguje? Podívejte se na náš videonávod.

Co tím získáte?

• Správně dopočítané stavy skladových zásob.
• Stabilnější chod programu a menší riziko problémů způsobených nekonzistencí dat.
• Větší jistotu při práci s daty díky pravidelným zálohám.

Tip navíc:
Pro větší bezpečnost ukládejte zálohy také mimo počítač – například na externí disk nebo do cloudového úložiště.

7. Odstraňte duplicity z adresáře

Duplicitní kontakty mohou v adresáři vzniknout například při importu dat z e-shopu nebo jiného systému. POHODA vám umožní tyto duplicity vyhledat a následně je sloučit nebo odstranit.

Jak to funguje?

• V agendě Adresář spustíte funkci pro vyhledání duplicit přes hlavní nabídku Záznam/Údržba/Duplicity.
• V zobrazeném dialogovém okně zvolíte ty údaje, které požadujete při vyhledávání porovnávat a také doplníte počet shodných znaků a dialogové okno potvrdíte volbou OK.
• POHODA porovná záznamy podle zvolených kritérií, například IČ nebo názvu firmy.
• Nalezené duplicity můžete zkontrolovat a následně sloučit nebo odstranit.

Co tím získáte?

• Čistší a přehlednější adresář.
• Méně chyb při fakturaci nebo komunikaci se zákazníky.
• Úsporu času při správě kontaktů.

Tip navíc:
Před odstraněním nebo slučováním duplicit si vždy vytvořte zálohu databáze. Budete tak mít možnost vrátit se k původním datům.

8. Pište e-maily pomocí šablon

Opakujete při komunikaci se zákazníky stále stejné texty? Připravte si e-mailové šablony a při odesílání jednoduše vyberte tu správnou. Do šablon můžete vložit také proměnné, které automaticky doplní údaje, například jméno zákazníka nebo číslo faktury.

Jak to funguje? Mrkněte na náš videonávod.

Co tím získáte?

• Rychlejší odesílání e-mailů bez opakovaného psaní stejných textů.
• Jednotný vzhled komunikace se zákazníky.
• Méně chyb díky automatickému doplňování údajů.

Tip navíc:
Připravte si různé šablony pro různé situace – například pro odeslání faktury, upomínky nebo potvrzení objednávky.

9. Využívejte šablony pro opakující se doklady

Urychlit si můžete i vytváření pravidelných dokladů? Nemusíte pokaždé začínat od prázdného formuláře. V Pohodě si můžete připravit šablonu, uložit ji a případně nastavit jako výchozí pro vytváření nových záznamů.

Šablony lze využívat nejen v dokladových agendách, ale také v seznamových.

Jak to funguje? Mrkněte na web.

Co tím získáte?

• Úsporu času při vytváření opakujících se dokladů.
• Jednotné zadávání údajů a menší riziko chyb.
• Možnost využívat šablony v různých agendách podle vašich potřeb.

Tip navíc:
Vytvořte si šablony podle typů dokladů nebo zákazníků. Například zvláštní šablonu pro velkoobchod a jinou pro maloobchod.

10. Posílejte SMS přímo z Pohody

Potřebujete zákazníka rychle upozornit na splatnost, potvrdit objednávku nebo odeslat jinou krátkou zprávu? POHODA umožňuje propojení s SMS bránou a následné odesílání zpráv přímo z programu.

SMS můžete posílat z adresáře i z dokladových agend.

Jak to funguje?

Co tím získáte?

• Rychlou komunikaci se zákazníky přímo z Pohody.
• Možnost posílat upozornění například na splatnost nebo potvrzení objednávky.
• Pohodlnější práci bez nutnosti přepínat mezi různými aplikacemi.

Tip navíc:
Připravte si šablony SMS pro nejčastější situace, například upomínku nebo potvrzení platby. Zprávu pak odešlete během několika vteřin.

Méně klikání, více času na práci

Každé jednotlivé zrychlení může vypadat jako maličkost. Když ale stejnou činnost opakujete několikrát denně, úspora se postupně nasčítá.

Automatické přihlášení, vlastní klávesové zkratky, složené dotazy, šablony nebo automatická údržba databáze vám mohou pomoci odstranit zbytečné kroky z každodenní práce v Pohodě. Vyberte si funkce, které nejlépe odpovídají vašemu způsobu práce, a nastavte si Pohodu tak, aby co nejvíce rutinních úkonů zvládla za vás.

---

Zajímá vás více? Přečtěte si další vychytávky