Automatizujte fakturaci: 9 vychytávek pro rychlejší práci s doklady

Řadu těchto činností není potřeba dělat ručně. Program POHODA nabízí funkce, které zrychlují práci s doklady, omezují přepisování údajů a pomáhají předcházet chybám. Vybrali jsme devět z nich.

1. Export více faktur do jednoho PDF

Potřebujete poslat zákazníkovi několik faktur najednou nebo předat účetní doklady za celé období? Místo ukládání každé faktury zvlášť můžete v Pohodě označit více dokladů a vyexportovat je do jednoho PDF souboru.

Jak na to?

1. V exportu faktur zvolíte možnost sloučit více dokladů do jednoho PDF.

2. Program jednotlivé faktury vloží postupně pod sebe.

3. Pokud je aktivní příloha ISDOC, přiloží se ke každé faktuře v souboru.

Oceníte to například při měsíční uzávěrce, předávání podkladů účetnímu nebo při komunikaci s obchodními partnery. Odpadne práce s desítkami samostatných příloh a vše máte přehledně v jednom dokumentu.

2. Hromadná fakturace

Pokud pravidelně vystavujete stejné nebo podobné faktury více odběratelům, nemusíte je vytvářet jednu po druhé. Program POHODA umožňuje hromadně vystavit faktury vybraným zákazníkům během několika kliknutí.

Jak na to?

1. Připravíte si vzorovou fakturu v Pohodě.

2. V adresáři vyberete potřebné záznamy odběratelů.

3. Spustíte hromadnou operaci, která pro každého vytvoří fakturu podle vzoru.

Tuto funkci využijí například firmy fakturující servisní služby, pronájmy, členské příspěvky, předplatné nebo pravidelné měsíční paušály. Kromě úspory času výrazně snižuje i riziko, že na některého odběratele zapomenete.

3. Import faktury z PDF

Ruční přepisování údajů z přijatých faktur je nejen zdlouhavé, ale také náchylné k chybám. Pokud dodavatel posílá faktury ve formátu PDF s vloženým ISDOC souborem, dokáže program POHODA všechny důležité údaje načíst automaticky.

Jak na to?

1. Vyberete možnost importu dokladů z PDF souboru.

2. Přiložený ISDOC zajistí správné načtení všech údajů.

3. Faktura se načte jako přijatá nebo vydaná podle typu dokladu.

Program převezme například dodavatele, částky, datum nebo položky dokladu. Vy tak pouze zkontrolujete správnost údajů a fakturu zaúčtujete.

4. Načtení údajů pomocí QR kódu

Mnoho faktur dnes obsahuje QR kód, který usnadňuje jejich zpracování. Program POHODA z něj dokáže načíst potřebné informace, takže není nutné čísla účtů, variabilní symboly nebo částky opisovat ručně.

Jak na to?

1. Fakturu načtete přes QR kód přímo do programu POHODA.

2. K dispozici jsou tři způsoby načtení: ze souboru, schránky nebo kamery.

3. Postup je rychlý a nevyžaduje ruční zadávání údajů.

Tato funkce šetří čas a zároveň pomáhá předcházet překlepům, které mohou komplikovat následné zpracování plateb.

5. Přenos faktury do úkolu

Faktury často souvisejí s konkrétní zakázkou, klientem nebo úkolem. Díky propojení dokladů s agendou Úkoly máte všechny související informace pohromadě a nemusíte je dohledávat v různých částech systému.

Jak na to?

1. Z dokladu vytvoříte nový úkol.

2. Úkol lze přiřadit konkrétnímu pracovníkovi nebo týmu.

3. Doklad se propojí s úkolem, aby byl vždy po ruce.

To ocení zejména firmy, které vedou více zakázek současně nebo potřebují snadno sledovat průběh jednotlivých obchodních případů.

6. Import faktur přímo z Adobe Acrobat

Pokud pracujete převážně s elektronickými fakturami, můžete import spustit přímo z prostředí Adobe Acrobat. Nemusíte soubory ukládat ani je složitě vyhledávat v programu – načtení dokladu je otázkou několika okamžiků.

Jak na to?

1. Otevřete PDF fakturu v Adobe Acrobatu.

2. V seznamu příloh vyberete přiložený soubor ISDOC.

3. Kliknutím na tlačítko pro import jej načtete přímo do Pohody.

Při zpracování většího množství faktur jde o drobnost, která ale v součtu ušetří překvapivě mnoho času.

7. Hromadný import ISDOC

Zpracováváte desítky přijatých faktur denně? Místo jejich jednotlivého načítání můžete využít hromadný import ISDOC souborů.

Jak na to?

1. Vyberete v průvodci importem složku s doklady.

2. POHODA sama zpracuje všechny .isdoc, .isdocx i PDF soubory.

3. U PDF musí být přiložen i odpovídající ISDOC.

Program POHODA zpracuje více dokladů najednou, takže administrativu zvládnete během několika minut. Funkce je praktická zejména pro firmy s větším počtem dodavatelů nebo účetní kanceláře.

8. QR kód na vydaných fakturách

Platby od zákazníků mohou být rychlejší i pohodlnější. Na vydané faktury lze automaticky přidat QR kód pro úhradu, který odběratelé jednoduše načtou ve svém mobilním bankovnictví.

Jak na to?

1. V nastavení povolte zobrazování QR kódu na dokladu.

2. Do tiskové sestavy vložíte QR kód s platebními údaji.

3. Odběratel pak načte kód mobilem a platba je připravena.

Platební údaje se vyplní automaticky, což minimalizuje riziko chyb při zadávání platby a často vede i k rychlejším úhradám.

9. Razítko na dokladech

Potřebujete na první pohled poznat, zda je doklad uhrazený, stornovaný nebo například kopie? Pomocí razítek můžete faktury a další doklady přehledně označit podle jejich aktuálního stavu.

Jak na to?

1. V nastavení vložíte obrázek razítka a podpisu.

2. Určíte, zda se má používat globálně, nebo jen pro konkrétní účetní jednotku.

3. V tiskových sestavách lze razítko i podpis libovolně posunout nebo zvětšit.

Tuto možnost ocení nejen účetní, ale také kolegové z obchodu nebo vedení firmy, kteří se v dokladech potřebují rychle orientovat bez zdlouhavého otevírání jednotlivých záznamů.

Malé změny, velká úspora času

Každá z těchto funkcí ušetří pár kliknutí, pár vteřin. Pokud ale s fakturami pracujete každý den, mohou se z minut stát desítky hodin ročně. Automatizace navíc pomáhá snížit chybovost, zrychlit zpracování dokladů a uvolnit čas na práci, která firmě přináší větší hodnotu.

Vyplatí se proto čas od času projít možnosti, které program POHODA nabízí. Je dost možné, že některé činnosti, které dnes děláte ručně, už program zvládne vyřešit za vás.

---

Zajímá vás více? Přečtěte si další vychytávky