Automatizujte sklady: 5 vychytávek pro efektivnější skladové hospodářství

Vybrali jsme 5 vychytávek, které vám usnadní správu skladových zásob od automatické synchronizace skladů přes naskladnění položek z ISDOC až po generování PLU.

1. Synchronizujte sklady automaticky

Pracujete s více sklady a potřebujete mít u zásob stejné údaje? V programu POHODA E1 si můžete nastavit automatickou synchronizaci skladů.

Jakmile na zásobě ve skladu A změníte údaj, který máte v rámci synchronizace vybraný, změna se automaticky promítne také do skladu B. Nemusíte tak stejnou úpravu zadávat na více místech.

Jak to funguje?

1. Ve verzi programu POHODA E1 v agendě Nastavení/Globální nastavení/Sklady zatrhněte volbu Automatická synchronizace.

2. Poté nastavte údaje, které chcete synchronizovat zatržením příslušných hodnot po rozkliknutí tří teček v poli Synchronizované hodnoty.

3. Po tomto nastavení stačí na vzorovém skladě změnit na skladové kartě některý ze zvolených údajů a program POHODA automaticky zaktualizuje údaje u odpovídajících skladových položek na skladech, u nichž máte v agendě Sklady/Sklady zatrženou volbu Cílový sklad. 

Co tím získáte?

• Jednotné a aktuální údaje napříč sklady.
• Méně ruční práce při správě více skladů.
• Nižší riziko chyb způsobených ručním přepisováním.

Tip navíc:
Synchronizaci si nejdříve vyzkoušejte na testovacích datech. Snadno si tak ověříte, že se mezi sklady přenášejí právě ty hodnoty, které potřebujete.

2. Naskladněte položky automaticky při importu ISDOC

Přijaté doklady ve formátu ISDOC můžete do Pohody přímo importovat. Současně s tím můžete využít i automatické naskladnění zásob.

Aby se položky správně propojily s existujícími skladovými zásobami, musí mít v ISDOC dokumentu unikátní kód nebo čárový kód, který odpovídá zásobě evidované v Pohodě.

Jak to funguje?

1. Otevřete ISDOC soubor v programu STORMWARE ISDOC Reader (v budoucnu eDocument Reader) a zvolte Soubor/Importovat do ES POHODA, případně import spusťte přímo v Pohodě přes Soubor/Datová komunikace/Import z ISDOC.

2. V průvodci vyberte ISDOC soubor a případně zaškrtněte možnost Naskladňovat importované zásoby, pokud chcete položky propojit se skladovou evidencí.

3. U souborů ISDOCX s přílohami zvolte adresář, kam se mají přílohy uložit. POHODA při importu automaticky ověří například IČ příjemce, existenci dokladu, elektronický podpis a certifikát.

4. Po dokončení importu se zobrazí informace o jeho průběhu. Naimportované doklady lze následně v agendách Přijaté faktury, Přijaté zálohové faktury a Interní doklady snadno poznat podle údaje Import z ISDOC (tuto informaci naleznete ve sloupci Zdroj dokladu, který si pomocí pravého tlačítka myši lze přidat).

Co tím získáte?

• Rychlé naskladnění bez ručního přepisování položek.
• Méně chyb díky propojení s existujícími zásobami.
• Aktuální a přehlednou skladovou evidenci.

Tip navíc:
Pokud vaši dodavatelé používají vlastní kódy, můžete si v Pohodě nastavit alternativní čárové kódy. Usnadníte tak správné propojení dodavatelských položek s vlastní skladovou evidencí.

3. Nechte Pohodu automaticky dopočítat EAN

Čárové kódy nemusíte při jejich zadávání ručně kontrolovat. POHODA dokáže ověřit, zda zadaný EAN odpovídá příslušné normě, a v případě nesrovnalosti nabídne automatický přepočet kontrolní číslice.

Jak to funguje?

1. V Globálním nastavení → Sklady aktivujete automatické dopočítávání EAN.

2. Při zadání čárového kódu do agendy Zásoby POHODA ověří, zda odpovídá normě EAN.

3. Pokud kód neodpovídá, program vás upozorní a nabídne automatický přepočet kontrolní číslice.

Celý postup si přečtěte na webu.

Co tím získáte?

• Méně chyb při evidenci skladových zásob.
• Rychlejší zadávání EAN bez nutnosti ručních oprav.
• Standardizované čárové kódy napříč skladovou databází.

Tip navíc:
Povolte také kontrolu duplicity kódu zásoby ve skladu. Zajistíte tak, že každá skladová položka bude mít svůj jednoznačný kód.

4. Přepočítávejte váženou nákupní cenu automaticky

Potřebujete mít přehled o aktuální hodnotě skladových zásob? POHODA umožňuje automatický přepočet vážené nákupní ceny v reálném čase, tedy při každém příjmu na sklad.

Jak to funguje?

1. V agendě Nastavení/Globální nastavení/Sklady sekce Ceny a slevy skladů aktivujete volbu Automatický přepočet vážené nákupní ceny.

2. Při každém příjmu na sklad program POHODA cenu automaticky přepočítá.

3. Výsledná vážená nákupní cena se aktualizuje podle posledních nákupů.

Co tím získáte?

• Přesnější ocenění zásob v reálném čase.
• Aktuální podklady pro kalkulace a reporting.
• Menší riziko zkreslení cen při častých příjmech na sklad.

Tip navíc:
Pokud pracujete s více měnami, sledujte také vliv kurzových rozdílů na výslednou nákupní cenu.

5. Generujte PLU automaticky

Zakládáte často nové skladové zásoby a potřebujete jim přiřazovat PLU kódy? I tento krok může POHODA udělat za vás.

Jak to funguje?

1. V agendě Nastavení/Globální nastavení/Sklady zatrhněte volbu Automaticky generovat PLU.

2. Při založení nové skladové karty POHODA vyhledá první volné PLU.

3. Vybrané číslo automaticky přiřadí nové skladové zásobě.

Co tím získáte?

• Úsporu času při zakládání nových skladových karet.
• Přehlednou a jednotnou číselnou řadu PLU kódů.
• Menší riziko duplicit nebo chybného přiřazení kódu.

Tip navíc:
PLU kódy můžete kombinovat s čárovými kódy. Při prodeji nebo inventurách tak můžete pracovat rychleji a efektivněji.

Méně ruční práce, více kontroly nad skladem

Automatizace skladových operací vám může ušetřit čas nejen při samotném příjmu a evidenci zásob, ale také při jejich správě. Automatická synchronizace, naskladnění z ISDOC, kontrola EAN, přepočet nákupních cen nebo generování PLU pomáhají omezit rutinní práci a zároveň udržet skladová data aktuální a přehledná.

Stačí si vybrat funkce, které odpovídají vašemu způsobu práce, a nechat Pohodu, aby část rutiny vyřešila za vás.

Zajímá vás více? Přečtěte si další vychytávky