5 funkcí v Pohodě, které šetří hodiny práce

1.   Automatické párování plateb

Ruční kontrola bankovního výpisu a zdlouhavé hledání, která platba patří ke které faktuře je jeden z nejčastějších žroutů času v administrativě. Zvlášť, pokud máte desítky plateb denně nebo spolupracujete s více klienty. Účetní software POHODA tenhle problém řeší velmi elegantně pomocí automatického párování plateb. Namísto ručního porovnávání částek a opisování údajů stačí bankovní výpis jednoduše naimportovat – o zbytek se postará systém.

Jak automatické párování v Pohodě funguje?

POHODA dokáže:

• automaticky importovat bankovní výpisy – ve formátu ABO, GPC nebo XML,
• párovat platby podle variabilního symbolu, částky, čísla dokladu nebo dalších údajů,
• označit faktury jako uhrazené bez nutnosti ruční kontroly každé položky.

V praxi to znamená, že po načtení bankovního výpisu POHODA sama vyhodnotí, ke které vystavené faktuře platba patří a propojí ji s konkrétním dokladem. Pokud jsou údaje správně vyplněné, proběhne celý proces prakticky automaticky.

---

V jakých situacích vám to nejvíc uleví?

Automatické párování plateb je neocenitelné zejména v těchto situacích:

• máte větší počet vystavených faktur,
• inkasujete platby od více odběratelů,
• pravidelně kontrolujete pohledávky a splatnosti,
• pracujete s klienty, kteří platí včas a se správnými údaji.

Méně chyb a lepší přehled

Vedle úspory času přináší automatické párování i další důležitou výhodu – minimalizaci chyb. Ruční dohledávání plateb často vede k přehlédnutí úhrady, špatnému přiřazení nebo neaktuálním informacím o pohledávkách.

2.   Šablony dokladů a předkontace

Vystavujete pravidelně stejné nebo velmi podobné doklady? V Pohodě to jde jednodušeji. Místo toho, abyste pokaždé znovu vyplňovali stejné údaje a přemýšleli, jaký účet použít, vám POHODA umožní vytvořit si předpřipravený vzor, ze kterého nový doklad vytvoříte během pár vteřin.

Co všechno za vás program předvyplní?

Šablona dokladu může obsahovat například:

• účetní předkontaci (správné účty MD/D),
• střediska, zakázky nebo činnosti,
• sazby DPH a typy plnění,
• texty položek nebo poznámky,
• pravidelně se opakující údaje o odběrateli.

---

Proč jsou šablony tak velká výhoda?

• Výrazná úspora času: Opakované doklady vytvoříte doslova za pár sekund. Nemusíte nic hledat v osnově účtů ani kontrolovat správnou sazbu DPH.
• Konzistence účetnictví: Každý podobný doklad je zaúčtovaný stejně. Žádné rozdíly mezi jednotlivými uživateli.
• Méně chyb a oprav: Správně nastavená šablona minimalizuje riziko špatné předkontace nebo chybné sazby DPH.

Ideální řešení i pro týmovou práci

Šablony jsou skvělé nejen pro jednotlivce, ale i pro firmy, kde doklady vystavuje více lidí. Díky nim mají všichni stejný postup, účetnictví je přehledné a jednotné a účetní nemusí doklady zpětně opravovat.

3.   Hromadné operace nad doklady

V Pohodě rozhodně nemusíte zadávat faktury jednu po druhé. Právě naopak – jedinou akcí jich zvládnete vyřídit klidně desítky. Jakmile tuto funkci začnete využívat naplno, zjistíte, že každodenní rutina i měsíční uzávěrky jdou výrazně rychleji a bez zbytečného stresu. Místo opakování stejného úkonu stále dokola vyberete skupinu dokladů a provedete operaci jedním krokem.

Jaké hromadné operace POHODA umožňuje?

• Hromadné zaúčtování dokladů: Ideální například při uzávěrce období. Doklady, které byly zatím pouze vystavené nebo rozpracované, zaúčtujete najednou bez nutnosti otevírat každý zvlášť.
• Hromadná změna stavu dokladů: Faktury můžete hromadně označit jako odeslané, zaplacené nebo stornované. Skvělé řešení zejména při exportu dokladů e-mailem nebo po importu bankovního výpisu.
• Hromadný tisk nebo export: Potřebujete vytisknout více faktur najednou, vytvořit PDF pro archiv nebo exportovat data pro účetní? POHODA to zvládne během pár sekund.
• Hromadné mazání testovacích nebo chybných dokladů: Hodí se například po školení, testování nebo importech dat, kdy potřebujete rychle vyčistit databázi.

4.   Importy a napojení na další systémy

Ručně přepisovat data z e-shopu, docházkového systému nebo banky do účetnictví? To už dnes opravdu není nutné – a u většího objemu dat je to navíc nejen zdlouhavé, ale i vysoce náchylné k chybám. POHODA nabízí široké možnosti importů a datových napojení, díky kterým mezi systémy proudí data automaticky.

Jaké typy importů POHODA podporuje?

POHODA umožňuje:

• import faktur, objednávek a skladových pohybů,
• pravidelné i jednorázové napojení na e-shopy,
• práci s formáty jako XML, CSV a další,
• snadnou výměnu dat s účetními nebo daňovými poradci.

Ideální řešení pro e-shopy a firmy s větším objemem dat

Pokud provozujete e‑shop, importy v Pohodě jsou prakticky nutností. Objednávky vytvořené zákazníky se mohou:

• automaticky přenést do Pohody,
• převést na vydané faktury,
• promítnout do skladu,
• a následně se propojit s bankovními platbami.

5.   Přehledy, filtry a chytré vyhledávání

Kolikrát denně potřebujete rychle najít konkrétní fakturu, zákazníka, nezaplacenou pohledávku nebo podklad pro rozhodnutí? Pokud v takové chvíli stále ručně projíždíte dlouhé seznamy dokladů, přicházíte nejen o čas, ale i o přehled. Právě tady má POHODA jednu ze svých vychytávek – chytré filtry, rychlé vyhledávání a přehledné sestavy.

Chytré filtry: zobrazíte jen to, co opravdu potřebujete

POHODA nabízí velmi detailní možnosti filtrování, díky kterým si zobrazíte přesně tu skupinu dokladů, se kterou chcete pracovat. Filtrovat můžete například podle:

• data vystavení nebo splatnosti,
• částky,
• firmy nebo zákazníka,
• druhu zakázky či činnosti,
• stavu dokladu (uhrazeno, neuhrazeno, po splatnosti apod.).

Okamžité vyhledávání bez složitého klikání

Potřebujete rychle najít konkrétní fakturu podle čísla, názvu firmy nebo částky? POHODA umožňuje okamžité vyhledávání, které vám během chvíle zobrazí odpovídající doklady.

To se hodí například při telefonátu se zákazníkem, při dohledávání starší faktury či při kontrole plateb nebo reklamací.

Přehledné sestavy a kontrola financí

POHODA nabízí širokou škálu tiskových i grafických sestav, které vám pomohou rychle vyhodnotit finanční situaci firmy. Snadno zjistíte například:

• aktuální stav pohledávek a závazků,
• faktury po splatnosti,
• vývoj tržeb,
• strukturu nákladů podle středisek nebo zakázek.

Lepší data = lepší rozhodování

Velkou výhodou dobrých přehledů není jen úspora času, ale i lepší podklady pro rozhodování. Když máte jasno v tom, kdo vám dluží peníze, kolik máte závazků a jak si firma aktuálně stojí, můžete s tím dále pracovat.

POHODA nabízí široké možnosti, stačí jenom vědět, jak naplno využít všeho, co máte k dispozici. Mnoho firem v ní pracuje dlouhé roky, aniž by využilo pokročilé funkce, které výrazně zrychlují práci. Přitom právě automatizace, šablony a hromadné operace dokážou ušetřit desítky hodin práce měsíčně.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Orange Academy s.r.o.