Malé s.r.o. mají své nezastupitelné místo v ekonomice. Mnohé sestávají z jediné osoby, která je jednatelem, společníkem, obchodníkem i provozním firmy zároveň. A účetnictví často vnímá jako zákonnou povinnost, kterou je nutné vůči finančnímu úřadu splnit. Tento přístup však často vede k chybám.
Za více než pětadvacet let daňové a účetní praxe jsme si ověřili, že nejdražší chyby nevznikají při samotném účtování. Vznikají mnohem dříve – ve chvíli, kdy podnikatel učiní obchodní rozhodnutí, či nastaví business model, aniž by znal jeho účetní, daňové nebo právní důsledky.
Přitom většině těchto situací lze snadno předejít – včasnou komunikací s účetní nebo daňovým poradcem.
Nejčastější omyl: „Firma jsem přece já.“
Tímto omylem začíná překvapivě velké množství účetních i daňových problémů. Společnost s ručením omezeným je samostatná právnická osoba. Má vlastní majetek, vlastní závazky, vlastní účetnictví a vlastní odpovědnost. Skutečnost, že má jediného společníka, na tom nic nemění. Vždy klientům říkám, aby si uvědomili, že s.r.o. nejsou oni, ale že jejich s.r.o. je jiná entita.
Peníze na firemním účtu nejsou osobními prostředky majitele. Stejně tak automobil, počítač nebo nemovitost, pořízené společností, nejsou majetkem společníka. Nezřídka se potkáváme s tím, že nám klienti říkají: „To auto jsme prodali. A to se mělo řešit? Vždyť už bylo dávno odepsané.“
Pak jim vysvětlíme, že pokud si např. auto přepsali na sebe, tak to má právní, účetní a daňové dopady, kam spadá také zákaz bezúplatného plnění pro společníka a z daňových zákonů ustanovení o ceně obvyklé.
Neoddělování soukromých a firemních financí následně způsobuje problémy nejen v účetnictví a daních, ale může mít význam i z pohledu obchodního práva a v případě insolvenčního řízení, kdy na zůstatek na pokladně může insolvenční správce nahlížet tak, že se jedná pohledávku za jednatelem.
To, že pokladna je u malých s.r.o. často peněženkou jejich majitele, je v praxi běžná záležitost. Problém nastává ve chvíli, kdy jsou realizovány hotovostní tržby, aniž by byly odváděny na účet firmy, anebo dochází k výběrům z banky a nejsou proti nim realizovány žádné další výdaje na podnikání. Pak se na pokladně hromadí účetně hotovost, kterou ale již většinou majitel utratil na své soukromé výdaje, ale ona nepřestala být majetkem s.r.o.
Jak tomu předejít:
- oddělovat co nejlépe soukromé a firemní finance,
- používat firemní prostředky pouze pro potřeby společnosti,
- každou nestandardní transakci předem konzultovat.
Jednatel a společník nejsou totéž
Malé společnosti často zapomínají, že jedna osoba může vykonávat dvě odlišné role. Jako společník vlastní obchodní podíl. Jako jednatel řídí společnost a odpovídá za její vedení.
Zákon o obchodních korporacích přitom ukládá jednateli povinnost jednat s péčí řádného hospodáře, tedy loajálně, informovaně a v zájmu společnosti. Tato povinnost platí bez ohledu na velikost společnosti. Řada podnikatelů se mylně domnívá, že tato pravidla jsou určena pouze pro velké společnosti. Ve skutečnosti dopadají stejnou měrou i na rodinné firmy nebo společnosti s jediným vlastníkem.
Pokud tedy např. firmu vlastní dva kamarádi, ale jen jeden z nich je jednatelem, pak ten, který je jednatelem, má více povinností. Dejme tomu, že se společníci rozhodnou, že si rozdělí zisk minulého roku a vyplatí si jen jako podíly na zisku. Toto rozhodnutí je plně v kompetenci valné hromady, tj. společníků. Nicméně o realizaci výplaty podílu na zisku rozhoduje jednatel a odpovídá za to, že vyplatí prostředky až poté, co ověří, že prostředky vyplatit může, protože firma splňuje všechny požadované testy. Jedná se o bilanční test, test vlastního kapitálu, test insolvence a zápis v rejstříku skutečných majitelů.
Jak tomu předejít:
- významná rozhodnutí společnosti dokumentovat,
- respektovat oddělenost společnosti od jejího vlastníka a být si vědomi odpovědnosti jednatele,
- při pochybnostech konzultovat právní i daňové dopady.
Účetní se o důležitých změnách dozví příliš pozdě
Koupě nemovitosti, pořízení automobilu, první zaměstnanec, zahraniční zákazník, nový investor atd. To všechno jsou okamžiky, kdy může vzniknout celá řada účetních, evidenčních a daňových povinností.
Účetní se o nich však často dozví až při zpracování dokladů. V té chvíli už většinou pouze napravuje důsledky rozhodnutí, která byla učiněna dříve.
Jak tomu předejít:
- účetní nebo daňového poradce zapojte již při plánování významnějších obchodních rozhodnutí.
Účetnictví není zpětná administrativa
Mnoho podnikatelů předává doklady jednorázově před termínem podání DPH nebo účetní závěrky. Někteří až po opakovaných urgencích. Podnikatelé by si měli uvědomit, že pokud si najímají účetní a daňové poradce, tito profesionálové jsou schopni svou práci konat kvalitně jedině na základě správných, úplných a včas dodaných podkladů. A pokud se jich účetní a daňoví poradci dotazují na další informace a dožadují se dalších dokumentů, není to jejich zvědavost, ale mají k tomu vždy důvody, které vychází z platné legislativy.
Systém předání dokladů na poslední chvíli sice umožní s vypětím všech sil účetních a daňových poradců splnit zákonné povinnosti, ale neposkytuje průběžné informace o ekonomické situaci společnosti. Bez aktuálních dat nelze včas odhalit problémy s cash flow, neuhrazenými pohledávkami ani rostoucími náklady.
Jak tomu předejít:
- předávat doklady průběžně,
- využívat elektronické sdílení dokumentů,
- pravidelně konzultovat hospodářské výsledky.
Faktura sama o sobě ještě neznamená daňový náklad
Častým omylem je představa, že každý výdaj doložený fakturou je automaticky daňově uznatelný. Daňové předpisy však posuzují především souvislost výdaje s podnikáním společnosti. Nestačí tedy pouze existence účetního dokladu. Podnikatel by si měl vždy položit jednoduchou otázku: Souvisí tento výdaj skutečně s činností společnosti?
DPH se nemá začít řešit až při vystavení faktury
Velká část problémů v oblasti DPH vzniká proto, že se podnikatel začne zajímat o správný režim až ve chvíli, kdy je obchod uskutečněn. Mnohdy i obchodní smlouvy obsahují vágní formulace, či nedostatečně jasně uvádějí, kdy má být fakturováno, zda se poskytují zálohy, zda dochází k dílčím plněním atd. Přitom správné nastavení DPH často závisí už na samotné smlouvě a charakteru poskytované služby či dodání zboží.
Správná otázka proto nezní: „Jak vystavit fakturu?“, ale: „Jak správně nastavit celý obchod či business model?“.
Poskytuji nebo přijímám služby ze zahraničí. Co to znamená pro DPH?
Digitalizace podnikání způsobila, že i malé společnosti dnes běžně obchodují se zahraničím. Poskytují služby zákazníkům v Evropské unii či do třetích zemí. Je proto nutné správně určit místo plnění, posoudit případnou povinnost registrace jako identifikovaná osoba a správně vykázat transakce v daňových přiznáních nebo souhrnných hlášeních.
Nejčastějším omylem je pak situace, kdy podnikatelé platí za online služby a domnívají se, že v tomto případě to přece není zahraniční obchod. Ale služby ChatGPT, Microsoftu, Google Workspace. Canva, Adobe, Meta Ads, LinkedIn Ads, cloudová úložiště a mnoho dalších dnes využívá skoro každý podnikatel. Řada podnikatelů však netuší, že většina jejich poskytovatelů sídlí mimo Českou republiku. Platba kartou za předplatné tak může představovat přijetí služby z jiného členského státu nebo ze třetí země se všemi souvisejícími povinnostmi v oblasti DPH. Proto by účetní měla být o těchto službách informována stejně jako o každém jiném zahraničním dodavateli. Komplikací je pak mnohdy to, že faktury za některé z těchto služeb nechodí ani na e-mail subjektu, který je objednal, ale je potřeba je „vytáhnout“ z příslušné webové stránky poskytovatele služby.
Mezinárodní výměna informací nicméně funguje i mezi poskytovateli uvedených služeb a finančním úřadem. Pokud dodavatel služeb z jiného státu EU identifikuje ve svém souhrnném hlášení jako odběratele podnikatele z ČR, pak se tuto informaci český finanční úřad s největší pravděpodobností dozví. V dnešní době pak většinou FÚ kontaktuje příslušný daňový subjekt za pomocí daňového echa – tj. neformální komunikací vyzve českého podnikatele, aby případnou nesrovnalost napravil. Pokud se jedná o dodanění služeb z jiného státu EU a podnikateli vznikne zpětně povinnost registrace jako identifikované osoby, pak se doplacení DPH a úroků z prodlení může poměrně prodražit, neboť finanční úřad většinou vyzývá k napravení situace zpětně.
Dovoz zboží nekončí fakturou od dodavatele
Služby nejsou jediným problematickým bodem, kde narážíme na chyby. Při dovozu zboží ze třetích zemí nestačí účetní předat pouze fakturu. Pro správné zaúčtování dovozu je nezbytný také celní doklad – dnes zpravidla v elektronické podobě. Právě z něj účetní zjistí údaje potřebné pro správné vykázání DPH, případného cla i uplatnění nároku na odpočet daně. Bez těchto dokladů nelze dovoz správně zaúčtovat. Navíc finanční úřad s celním úřadem aktivně spolupracuje a celníci poskytují finančnímu úřadu informace o proclených dovozech. Bohužel účetní a daňoví poradci se mnohdy o dovozu u menších firem dozví až právě na základě kontaktování správcem daně, kterému nesedí soupisy od celníků na přiznání k DPH.
Závěr
Malé společnosti často vznikají proto, aby jejich zakladatelé mohli jednodušeji podnikat. Právě jednoduchost ale někdy vede k mylnému dojmu, že pravidla obchodního práva, účetnictví, zákoníku práce nebo DPH nejsou pro malé firmy příliš důležitá. Opak je ale pravdou, většina povinností dopadá na firmy bez ohledu na jejich velikost.
Účetnictví přitom nemusí být jen nástrojem pro splnění zákonných povinností. Pokud podnikatel zapojí účetní a daňové poradce do svých rozhodnutí včas, stávají se takto získané podklady a informace jedním z nejdůležitějších zdrojů pro řízení firmy.
Možná proto stojí za to změnit pohled na věc následovně. Místo: „Účetní to pak nějak zaúčtuje.“ říkat raději: „Nejdříve se poradím.“ Taková konzultace totiž často ušetří mnohem více času, peněz i starostí než následné hledání řešení, když už je obchod uzavřen.
Přečtěte si také:
Sledujte nás
Zanechte komentář
Diskuse neslouží jako právní, daňová či účetní poradna. Je vyhrazena pro vzájemnou komunikaci čtenářů.
Pro přidání komentáře se přihlaste.