5 signálů, že je čas rozšířit Pohodu

Možná jste začínali s jedním uživatelem a několika desítkami dokladů měsíčně. Dnes už ale řešíte e-shop, sklady, stovky objednávek nebo práci více lidí současně. A právě tehdy stojí za to zamyslet se, jestli vaše současná POHODA stále odpovídá tomu, jak dnes podnikáte.

Poznáváte v tom i svůj příběh? Podívejte se na 5 situací, které jasně ukazují, že vaše firma z aktuálního systému už vyrostla, a inspirujte se tipy, jak je efektivně vyřešit.

1. V Pohodě pracuje více lidí než dřív

Když firma začíná, je běžné, že s Pohodou pracuje jeden člověk. Postupně ale přibývá účetní, skladník, kolega z obchodu nebo majitel firmy, který chce mít přehled o výsledcích.

Pokud každý pracuje v jinou dobu a navzájem se neomezujete, není důvod nic měnit. Jakmile ale začínají zaznívat věty typu „Počkej, až zavřu Pohodu.“ nebo „Kdo ji má teď otevřenou?“, je to první signál, že současné nastavení přestává odpovídat tomu, jak firma funguje.

Kdy zbystřit?

Orientačně ve chvíli, kdy potřebují v programu pravidelně pracovat dva a více uživatelů současně nebo se u programu zaměstnanci začínají střídat.

Co můžete udělat?

Ne vždy je nutné měnit celý systém. Často stačí přejít na síťovou verzi Pohody nebo rozšířit počet uživatelských licencí. Jednotlivým zaměstnancům navíc můžete nastavit přístupová práva podle jejich role, takže každý pracuje pouze s agendami, které ke své práci skutečně potřebuje. V programu lze totiž detailně omezit i konkrétní operace, jako je právě zaúčtování, storno nebo mazání záznamů atd.

2. Dat přibývá rychleji než dřív

Více zakázek znamená více faktur, skladových pohybů i účetních záznamů. To je přirozený důsledek růstu firmy. Zpočátku si toho možná ani nevšimnete, po několika letech ale může být databáze několikanásobně větší než na začátku.

Samotný počet dokladů přitom není jediným kritériem. Důležitou roli hraje také počet současně pracujících uživatelů, využívané agendy nebo způsob práce s daty. Objem záznamů často skokově roste se zavedením automatických importů dat, typicky při propojení systému na externí aplikace, rezervační platformy nebo e-shopy, což s sebou nese okamžitý nárůst skladových pohybů.

Kdy zbystřit?

Pokud databáze výrazně narůstá, program zpracovává velké množství dokladů nebo v něm současně pracuje více uživatelů.

Co můžete udělat?

Pro firmy s větším objemem dat nebo ambicemi dále růst je vhodným řešením POHODA SQL nebo POHODA E1. Obě tyto řady využívají databázi Microsoft SQL Server a technologii klient–server, která zaručuje plynulou práci i pro několik desítek uživatelů současně. Tato technologie přenáší po síti pouze nezbytná data, což nejen výrazně zrychluje běžné operace, ale především zásadně zvyšuje zabezpečení firemních údajů a minimalizuje riziko poškození dat.

3. Přibyly nové agendy a firemní procesy

Ještě před pár lety jste řešili hlavně jednoduchou fakturaci a daňovou evidenci. Dnes ale nabízíte nové služby, otevíráte další provozovnu, realizujete složitější zakázky nebo rozšiřujete tým. Takové změny přicházejí postupně, ale dohromady mohou znamenat, že od účetního systému očekáváte úplně něco jiného než na začátku.

Vyšší varianty a řady systému POHODA nejsou určené jen větším firmám. Smysl dávají všem, kterým se rozšiřuje způsob podnikání a přibývají nové procesy.

Kdy zbystřit?

Například pokud jste během posledních dvou let začali využívat dvě a více nových agend nebo vám chybí funkce pro plnohodnotné vedení skladů, zpracování mezd, evidenci majetku nebo sledování zakázek, které ve vaší současné variantě chybí.

Co můžete udělat?

Vyšší řady a varianty Pohody umožňují spravovat více agend v jednom systému. Účetnictví, sklady, objednávky, mzdy nebo další firemní procesy tak spolupracují v jednom prostředí, což snižuje množství ruční práce i riziko chyb.

4. Rutinní práce začíná zabírat příliš času

Každé ruční přepisování objednávky nebo export do Excelu zabere jen pár minut. Jenže když se podobné činnosti opakují několikrát denně, během roku se z nich stanou desítky hodin práce.

Právě to bývá dobrá příležitost podívat se, jestli některé kroky už POHODA neumí řešit automaticky nebo jednodušeji.

Kdy zbystřit?

Pokud rutinní administrativou trávíte několik hodin týdně nebo stejnou činnost opakujete několikrát denně.

Co můžete udělat?

Vyplatí se projít, které činnosti lze automatizovat nebo propojit s dalšími agendami. Například fakturace, sklady, objednávky, e-shop nebo bankovní operace mohou fungovat v jednom systému, takže odpadá zbytečné přepisování dat mezi různými aplikacemi. Práce ve všech zmíněných agendách lze určitým způsobem automatizovat přímo v programu.

5. Firma už není stejná jako před pár lety

To je možná nejdůležitější signál ze všech. Většina firem nepřechází na vyšší řadu softwaru proto, že by jejich původní řešení bylo špatné. Přechází zkrátka proto, že se změnila firma. Přibyli zaměstnanci, nové zakázky, více zákazníků nebo nové požadavky.

Položte si jednoduchou otázku: Pokud byste dnes vybírali účetní systém znovu, zvolili byste stejnou variantu programu POHODA jako před několika lety?

Kdy zbystřit?

Ve chvíli, kdy si uvědomíte, že pravidelně narážíte na limity současného softwaru, místo toho, aby vám program aktivně pomáhal růst.

Co můžete udělat?

Rozšíření Pohody neznamená začínat od nuly. Ve většině případů jde o přirozený krok, který navazuje na systém, se kterým už vaši zaměstnanci pracují. Podle potřeb firmy můžete rozšířit počet uživatelů, přidat nové funkce nebo přejít na řadu SQL či E1, které zvládnou vyšší nároky na výkon i správu dat.

Jak vybrat správné rozšíření?

Ne každá rostoucí firma potřebuje stejné řešení. Někdy stačí přidat další uživatelské licence nebo přejít na síťovou verzi, jindy už dává smysl nasazení systému POHODA SQL.

Při rozhodování se vyplatí zaměřit zejména na čtyři otázky:

• Kolik lidí potřebuje v systému pracovat současně?
• Jak rychle roste objem dat a počet dokladů?
• Jaké agendy dnes ve firmě využíváte a které plánujete přidat v nejbližší době?
• Jak moc je pro vás klíčová pokročilá bezpečnost dat a detailní nastavení práv pro zaměstnance?

Právě odpovědi na tyto otázky nejlépe napoví, jaké řešení bude vaší firmě vyhovovat nejen dnes, ale i v dalších letech.

Nečekejte na září

Léto bývá jedním z mála období, kdy máte prostor podobné změny v klidu připravit, vyzkoušet a případně zaučit nové kolegy. Na podzim už bývá práce zpravidla výrazně více.

Pokud jste se poznali alespoň ve dvou z výše uvedených situací, může být právě teď vhodný čas podívat se na možnosti rozšíření systému POHODA. Díky tomu budete připraveni na další růst firmy a vyhnete se tomu, že vás omezení současného řešení začne brzdit v nejméně vhodnou chvíli.

☀️ Do konce srpna navíc můžete využít 30% slevu na přechod na vyšší variantu či řadu systému POHODA a získání dalších uživatelských licencí.