Využíváme cookies pro zajištění snadnějšího použití našich webových stránek. Pokračováním v prohlížení webu předpokládáme, že s tím souhlasíte. Rozumím Více informací

Správa osobních údajů v programu POHODA


STORMWARE s.r.o.
25. 5. 2018
Vytisknout článek Odeslat článek mailem Diskuse k článku

Na žádost zákazníka musíte být schopni poskytnout mu veškeré údaje, které o něm zpracováváte, důvody jejich zpracování, popřípadě je také vymazat.

Foto: 123RF

 

Právě dnes, 25. května, vstupuje v platnost Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, tzv. GDPR. V dnešním článku se proto podíváme na to, jak spravovat osobní údaje v programu POHODA, konkrétně na jejich vyhledání, úpravu a vymazání.


 
Pro správu osobních údajůprogramu POHODA je nejvhodnější agenda Adresář. Jelikož právě do ní se už v základu ukládají veškeré kontaktní a fakturační údaje zákazníků či dodavatelů, je ideální, když se na stejném místě bude spravovat i vše potřebné dle nařízení GDPR.

Konkrétně odkdy, dokdy a proč jsou údaje v evidenci, jak se účel jejich zpracování časem měnil nebo třeba kdo s údaji pracuje.

Funkčnost pro GDPR je potřeba nejprve aktivovat v agendě Globální natavení/GDPR zatržením volby Povolit GDPR.

V agendě Adresář se zpřístupní záložka GDPR, na které si jednoduše vybereme účel zpracování údaje ve sloupci Název, podle kterého POHODA automaticky doplní popis důvodu, a potřebná data zpracování údaje. POHODA důvody zpracování sama nabídne, do seznamu si ale můžeme přidat i vlastní.

Ze záložky GDPR v agendě Adresář můžeme také zjistit, kdy naposled jsme danou adresu použili na předprodejních, prodejních a poprodejních dokladech. Přičemž:
  • Předprodejní doklady – Přijaté nabídky, Vydané nabídky, Vydané poptávky;
  • Prodejní doklady – Banka, Pokladna, Interní doklady, Přijaté objednávky, Vydané objednávky, Vydané faktury, Vydané zálohové faktury, Ostatní pohledávky, Přijaté faktury, Přijaté zálohové faktury, Ostatní závazky, Prodejky;
  • Poprodejní doklady – Reklamace, Servis.
Obr.: Záložka GDPR v agendě Adresář

Vyhledání, úprava a vymazání osobních údajů

Každý subjekt má podle nařízení GDPR právo požádat o opravu nebo vymazání údajů, které o něm evidujeme.

Nabídka Záznam/GDPR agendy Adresář navíc nabízí tipy pro hromadné vyplnění záložky GDPR u více adres najednou (povel Hromadně přidat důvod zpracování) a pro výběr adres s aktuálně platným souhlasem či účelem nebo naopak s končícím souhlasem k určitému datu (povel Vyhledat záznamy). Možností vyhledávání adres podle právních důvodů zpracování je hned několik, POHODA rozlišuje:
  1. Platné důvody;
  2. Důvody s končící platností;
  3. Expirované důvody;
  4. Adresy bez důvodu zpracování.
Obr.: Vyhledání adres dle právních důvodů



Podle zvolené možnosti se na druhé straně průvodce zobrazí rozšířené volby pro vyhledávání. V případě bodu 1–3 lze vyhledat:
  • Všechny důvody – POHODA vybere adresy, u kterých je zadaný alespoň jeden právní důvod, a zároveň jsou všechny zadané důvody platné.
  • Jakýkoliv důvod – POHODA vyhledá adresy, u kterých existuje alespoň jeden právní důvod, který je zároveň platný.
  • Některý z vybraných – POHODA umožní v dalším poli pomocí výklopného seznamu vybrat konkrétní právní důvody. Následně vyhledá adresy, u kterých je alespoň jeden z těchto vybraných důvodů platný.
  • Všechny vybrané – tato možnost je podobná jako u předchozí volby, tentokrát však musí být u záznamu všechny vybrané důvody vyplněné a všechny musí být platné.
Rozdíl mezi volbami Všechny a Všechny vybrané spočívá mimo jiné v tom, že volba Všechny zohledňuje pouze důvody u adresy skutečně zadané. Oproti tomu při volbě Všechny vybrané se požaduje, aby adresa skutečně obsahovala všechny vybrané důvody, jinak do filtru nevstoupí.

Obr.: Vyhledání adres dle právních důvodů s končící platností



Pouze v případě hledání expirovaných adres je k dispozici volba Včetně adres bez vyplněného důvodu. Pokud tedy u adresy není vyplněný důvod, bere se adresa pro účely hledání stejně, jako by byl důvod expirovaný.

V případě poslední možnosti, tedy adres bez důvodu zpracování, lze vyhledat:
  • Žádný důvod – POHODA vybere adresy, u kterých není zadaný žádný důvod zpracování.
  • Některý z vybraných důvodů – POHODA vyhledá adresy, u kterých chybí alespoň jeden z vybraných důvodů.
  • Žádný z vybraných důvodů – POHODA vyhledá adresy, u kterých není ani jeden z vybraných důvodů.
Obr.: Vyhledání adres dle právních důvodů – Bez důvodu zpracování



Ve všech možnostech vyhledávání (1–4) je pak možné volitelně zahrnout také důvody vyplývající z vystavených dokladů – předprodejních, prodejních a poprodejních.

Obr.: Vyhledání adres dle právních důvodů – Platné



POHODA umožňuje také konkrétní adresu označit příznakem Omezení zpracování, který zajistí, aby adresa nebyla pro uživatele programu viditelná, a znepřístupní ji tak pro další použití. Jde o umožnění realizace práva subjektu na omezení zpracování dle článku 18 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

Obr.: Omezení zpracování



Všechny adresy, které mají přiřazený příznak Omezení zpracování, se dají zobrazit pouhým kliknutím pravého tlačítka myši na stavový řádek v části, kde se volí rozsah zobrazení záznamů, a zvolením možnosti Omezení zpracování.

Obr.: Vygenerování adres s příznakem Omezení zpracování



POHODA tedy dokáže reagovat na požadavky subjektů údajů a:
  • vymaže jejich údaje ze systému;
  • poskytne veškerá zpracovávaná osobní data ve strukturované, strojově čitelné formě;
  • vyhoví přání subjektů údajů, aby se jejich údaje nadále nevyužívaly k marketingovým účelům;
  • odpoví na otázky, jaká data se o subjektech údajů uchovávají a k jakým účelům.

Související článek:
GDPR v programu POHODA

Diskuse k článku

Zatím žádný komentář.

Přidat nový příspěvek do diskuse

Přihlásit k odběru




 
 
Security code 
 

Firmy v Pohodě
 
FOODSPOL, s.r.o.
Výroba a distribuce knedlíků
foodspol.zaridi.to

Tlakový vzduch .cz
Vše pro výrobu, úpravu, rozvod a použití tlakového vzduchu.
www.tlakovyvzduch.cz

Daňový kalendář

20. 10. 2018 Daňové přiznání MOSS (3. čtvrtletí 2018)
22. 10. 2018 Měsíční odvod úhrnu sražených záloh na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti
25. 10. 2018 Přiznání DPH (za září 2018)
25. 10. 2018 Kontrolní hlášení (za září 2018 a 3. čtvrtletí 2018)

Další termíny

Kurzovní lístek

25,85 Kč
0,030 Kč
22,42 Kč
0,135 Kč

Více
Zdroj: ČNB, 17.10.2018

Ze života daňového poradce


Přihlášení k odběru newsletteru