Využíváme cookies pro zajištění snadnějšího použití našich webových stránek. Pokračováním v prohlížení webu předpokládáme, že s tím souhlasíte. Rozumím Více informací

Správa osobních údajů v programu POHODA


STORMWARE s.r.o.
25. 5. 2018
Vytisknout článek Odeslat článek mailem Diskuse k článku

Na žádost zákazníka musíte být schopni poskytnout mu veškeré údaje, které o něm zpracováváte, důvody jejich zpracování, popřípadě je také vymazat.

Foto: 123RF

 

Právě dnes, 25. května, vstupuje v platnost Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, tzv. GDPR. V dnešním článku se proto podíváme na to, jak spravovat osobní údaje v programu POHODA, konkrétně na jejich vyhledání, úpravu a vymazání.


 
Pro správu osobních údajůprogramu POHODA je nejvhodnější agenda Adresář. Jelikož právě do ní se už v základu ukládají veškeré kontaktní a fakturační údaje zákazníků či dodavatelů, je ideální, když se na stejném místě bude spravovat i vše potřebné dle nařízení GDPR.

Konkrétně odkdy, dokdy a proč jsou údaje v evidenci, jak se účel jejich zpracování časem měnil nebo třeba kdo s údaji pracuje.

Funkčnost pro GDPR je potřeba nejprve aktivovat v agendě Globální natavení/GDPR zatržením volby Povolit GDPR.

V agendě Adresář se zpřístupní záložka GDPR, na které si jednoduše vybereme účel zpracování údaje ve sloupci Název, podle kterého POHODA automaticky doplní popis důvodu, a potřebná data zpracování údaje. POHODA důvody zpracování sama nabídne, do seznamu si ale můžeme přidat i vlastní.

Ze záložky GDPR v agendě Adresář můžeme také zjistit, kdy naposled jsme danou adresu použili na předprodejních, prodejních a poprodejních dokladech. Přičemž:
  • Předprodejní doklady – Přijaté nabídky, Vydané nabídky, Vydané poptávky;
  • Prodejní doklady – Banka, Pokladna, Interní doklady, Přijaté objednávky, Vydané objednávky, Vydané faktury, Vydané zálohové faktury, Ostatní pohledávky, Přijaté faktury, Přijaté zálohové faktury, Ostatní závazky, Prodejky;
  • Poprodejní doklady – Reklamace, Servis.
Obr.: Záložka GDPR v agendě Adresář

Vyhledání, úprava a vymazání osobních údajů

Každý subjekt má podle nařízení GDPR právo požádat o opravu nebo vymazání údajů, které o něm evidujeme.

Nabídka Záznam/GDPR agendy Adresář navíc nabízí tipy pro hromadné vyplnění záložky GDPR u více adres najednou (povel Hromadně přidat důvod zpracování) a pro výběr adres s aktuálně platným souhlasem či účelem nebo naopak s končícím souhlasem k určitému datu (povel Vyhledat záznamy). Možností vyhledávání adres podle právních důvodů zpracování je hned několik, POHODA rozlišuje:
  1. Platné důvody;
  2. Důvody s končící platností;
  3. Expirované důvody;
  4. Adresy bez důvodu zpracování.
Obr.: Vyhledání adres dle právních důvodů



Podle zvolené možnosti se na druhé straně průvodce zobrazí rozšířené volby pro vyhledávání. V případě bodu 1–3 lze vyhledat:
  • Všechny důvody – POHODA vybere adresy, u kterých je zadaný alespoň jeden právní důvod, a zároveň jsou všechny zadané důvody platné.
  • Jakýkoliv důvod – POHODA vyhledá adresy, u kterých existuje alespoň jeden právní důvod, který je zároveň platný.
  • Některý z vybraných – POHODA umožní v dalším poli pomocí výklopného seznamu vybrat konkrétní právní důvody. Následně vyhledá adresy, u kterých je alespoň jeden z těchto vybraných důvodů platný.
  • Všechny vybrané – tato možnost je podobná jako u předchozí volby, tentokrát však musí být u záznamu všechny vybrané důvody vyplněné a všechny musí být platné.
Rozdíl mezi volbami Všechny a Všechny vybrané spočívá mimo jiné v tom, že volba Všechny zohledňuje pouze důvody u adresy skutečně zadané. Oproti tomu při volbě Všechny vybrané se požaduje, aby adresa skutečně obsahovala všechny vybrané důvody, jinak do filtru nevstoupí.

Obr.: Vyhledání adres dle právních důvodů s končící platností



Pouze v případě hledání expirovaných adres je k dispozici volba Včetně adres bez vyplněného důvodu. Pokud tedy u adresy není vyplněný důvod, bere se adresa pro účely hledání stejně, jako by byl důvod expirovaný.

V případě poslední možnosti, tedy adres bez důvodu zpracování, lze vyhledat:
  • Žádný důvod – POHODA vybere adresy, u kterých není zadaný žádný důvod zpracování.
  • Některý z vybraných důvodů – POHODA vyhledá adresy, u kterých chybí alespoň jeden z vybraných důvodů.
  • Žádný z vybraných důvodů – POHODA vyhledá adresy, u kterých není ani jeden z vybraných důvodů.
Obr.: Vyhledání adres dle právních důvodů – Bez důvodu zpracování



Ve všech možnostech vyhledávání (1–4) je pak možné volitelně zahrnout také důvody vyplývající z vystavených dokladů – předprodejních, prodejních a poprodejních.

Obr.: Vyhledání adres dle právních důvodů – Platné



POHODA umožňuje také konkrétní adresu označit příznakem Omezení zpracování, který zajistí, aby adresa nebyla pro uživatele programu viditelná, a znepřístupní ji tak pro další použití. Jde o umožnění realizace práva subjektu na omezení zpracování dle článku 18 Obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

Obr.: Omezení zpracování



Všechny adresy, které mají přiřazený příznak Omezení zpracování, se dají zobrazit pouhým kliknutím pravého tlačítka myši na stavový řádek v části, kde se volí rozsah zobrazení záznamů, a zvolením možnosti Omezení zpracování.

Obr.: Vygenerování adres s příznakem Omezení zpracování



POHODA tedy dokáže reagovat na požadavky subjektů údajů a:
  • vymaže jejich údaje ze systému;
  • poskytne veškerá zpracovávaná osobní data ve strukturované, strojově čitelné formě;
  • vyhoví přání subjektů údajů, aby se jejich údaje nadále nevyužívaly k marketingovým účelům;
  • odpoví na otázky, jaká data se o subjektech údajů uchovávají a k jakým účelům.

Související článek:
GDPR v programu POHODA

Diskuse k článku

Zatím žádný komentář.

Přidat nový příspěvek do diskuse

Přihlásit k odběru




 
 
Security code 
 

Firmy v Pohodě
 
OSCOM.CZ
Autorizovaný obchod a velkoobchod s profesionálním nářadím
www.oscom.cz

účetní firma Liška
účetnictví, daně - Liška ví, jak na ně! Účetnictví, daňová evidence,
www.ucetnifirmaliska.sweb.cz

Daňový kalendář

20. 8. 2018 Měsíční odvod úhrnu sražených záloh na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti
27. 8. 2018 Přiznání DPH (za červenec 2018)
27. 8. 2018 Souhrnné hlášení (za červenec 2018)
27. 8. 2018 Kontrolní hlášení (za červenec 2018)

Další termíny

Kurzovní lístek

25,71 Kč
0,020 Kč
22,71 Kč
0,185 Kč

Více
Zdroj: ČNB, 15.08.2018

Ze života daňového poradce


Přihlášení k odběru newsletteru