Nebraňte se nastavení nových procesů ve firmě

Nastavení nových procesů ve firmě je často vnímáno jako zbytečná činnost či nutné zlo. V mnohých společnostech navíc panuje přesvědčení, že se jedná o řešení spíše pro velké korporáty. V tomto článku vás ale přesvědčíme o tom, že tomu tak není.

Bez nastavení funkčních procesů se neobejdete v žádném podnikání. Alespoň pokud chcete být dlouhodobě úspěšní. Vězte, že chytře nastavené procesy ve firmě mají okamžitý efekt.

Stanete se konkurenceschopnějšími, zvládnete obsloužit více zákazníků, budete moci poskytovat kvalitnější služby, a tím dosáhnete vyšších zisků. Co se týče zaměstnanců – získáte kontrolu nad jejich pracovními výkony, začnete lépe koordinovat a zefektivňovat jejich práci.

Nejprve je nutné říct si něco málo k procesům a k procesnímu řízení. Co je proces? Zjednodušeně řečeno se jedná o návod či postup, jak se má „něco“ správně dělat.

Mělo by se jednat o standardizovaný proces, který zaručí stejný výsledek, ať se jím bude řídit kdokoliv. Základní procesy se nastavují v tzv. bodech nebo checklistu, kde jen odškrtáváte body, jež splníte. Například při zaškolování nových zaměstnanců, při redesignu webových stránek anebo při komunikaci se zákazníky.

Mezi největší výhody nastavení procesů ve firmě patří:

menší chybovost a
větší pracovní produktivita.

Jak začít s nastavením procesů? V první řadě se zamyslete nad opakujícími se činnostmi ve vaší firmě, které vykonáváte vy sami, nadřízení, kolegové apod. Začít byste měli nastavovat procesy u činností, které se opakují nejčastěji. Skvělým pomocníkem jsou třeba myšlenkové mapy, nebo si dejte s týmem brainstorming a nápady zapište na papír.

Nastavení nových procesů – postup

S pomocí následujících bodů byste měli zvládnout připravit a uvést do praxe jakýkoliv proces.

1. Záměr procesu

Předtím, než vytvoříte daný proces, měli byste mít pro něj opodstatnění. Tedy důvod, proč jej vytváříte. Například klasický návod, jak něco udělat, vybrat, připravit atd.

2. Grafický nástřel procesu

Nejprve si celý proces načrtněte na papír. Mapování a vizualizace procesu vám může pomoci sestavit správný postup. Zjistíte tak ideální posloupnost jednotlivých činností potřebných k vyřešení problému. Je na vás, zda zvolíte checklist, diagram nebo postup jinak graficky znázorníte.

3. Sepsání postupu procesu

Jestli máte vytvořený grafický návrh procesu, můžete k němu dopsat podrobnosti a poznámky. Vše tak bude perfektně popsáno a graficky znázorněno, aby proces pochopil i nově příchozí zaměstnanec.

4. Testování a úprava procesu

Neméně důležitým krokem je testování nového procesu v praxi. Jen tak zjistíte, zda je nastaven správně, zda má logiku a skutečně usnadňuje lidem práci. Ideálně, když proces otestuje někdo, kdo není do problematiky zainteresovaný. Jestliže se „tester“ v určité části zasekne, proberte to s ním a proces upravte.

5. Zavedení procesu do praxe

Dobře odladěný a otestovaný proces lze zařadit do znalostní báze ve firmě. Nezapomeňte na to upozornit všechny své kolegy a další pracovníky.

Nejčastější chybou při práci, která se objevuje během aplikování procesu do praxe, je jeho nedodržování. Můžete mít sebedokonalejší a perfektně nastavený proces, ale pokud jej nebude nikdo používat, je vám k ničemu.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Orange Academy s.r.o.