Firmy nejsou připraveny na rozšířenou komunikaci s úřady přes datovou schránku

Elektronická komunikace firem s úřady bude od 1. ledna 2014 převážně jen záležitostí datových schránek. U mnoha úkonů bude elektronická komunikace povinná a úřady již nebudou akceptovat podání v listinné podobě.

Komunikovat s finančním úřadem pouze elektronicky budou muset od roku 2014 všichni plátci DPH s obratem nad 6 milionů korun. U České správy sociálního zabezpečení se tato povinnost bude vztahovat dokonce na všechny podnikatele.

Realita je však v současnosti taková, že 45 % firem se na tuto změnu zatím vůbec nepřipravuje. Vyplynulo to z průzkumu Komory certifikovaných účetních, který provedla mezi 145 finančními manažery.
 
Dalším problémem je, že téměř polovina firem v České republice o nastávajícím rozšíření využívání datových schránek zatím neví. Datovou schránku vůbec nevyužívá ještě stále kolem 9 % firem, což představuje až 33 tisíc organizací.
 
Téměř tři čtvrtiny dotázaných již využívají datové schránky v komunikaci. V drtivé většině případů však pomocí nich firmy komunikují pouze s úřady (91 %). Na komunikaci s dalšími právnickými osobami pak datovou schránku využívá již pouze 3,5 % respondentů.
 
Více než polovina oslovených společností, které si schránku již zřídily, přitom uznávají, že takováto forma komunikace je ekonomičtější než klasická pošta či kurýr.

Problém s archivací datových zpráv

Další problém s datovými schránkami vidí firmy v archivaci datových zpráv. „Téměř 44 % těchto organizací nemá uchovávání takovéto komunikace zatím vyřešeno. To může v budoucnu představovat další nemalý problém,“ doplňuje Petr Hojsák z výboru Komory certifikovaných účetních.
 
Česká pošta, která systém provozuje, o tomto problému ví. Nově proto nabízí několik praktických úprav. Přichází s novou podobou datových schránek, která je uživatelsky přívětivější a zároveň i levnější.
 
Rozhodla se pro modernizaci a zlevnění doplňkových služeb k datovým schránkám, které umožní zasílání zpráv i soukromým subjektům a archivaci datových zpráv.

Datový trezor pro uchovávání datových zpráv

Datový trezor je služba, která zajišťuje uchovávání datových zpráv přímo v datové schránce nad rámec zákonem stanovených 90 dní. A to zcela automaticky a bez zásahu uživatele. Služba je nyní variabilnější. Uživatel může vybírat až z devíti různých kapacit trezoru od 50 až do 5 000 zpráv a z různých dob uložení od 6 do 24 měsíců.
 
Tuto službu je možné objednat přímo z Informačního systému datových schránek a k dispozici je i jednoduchý elektronický rádce, který poradí s výběrem vhodné varianty služby.
 
„V neposlední řadě došlo k razantnímu snížení cen až o 50 procent. Jednoduše a bezpečně lze archivovat datové zprávy již od 30 Kč s DPH za měsíc,“ informuje mluvčí České pošty Marta Selicharová.
 
V souvislosti s tímto krokem se Česká pošta rozhodla nabídnout možnost vyzkoušení Datového trezoru všem stávajícím uživatelům, a to bez jakýchkoliv závazků. Od 21. 4. aktivovala po dobu dvou měsíců službu Datový trezor pro všechny datové schránky.
 
Také všichni noví uživatelé, kteří si svou datovou schránku zřídí, budou mít po dobu až 6 měsíců volně k dispozici Datový trezor o kapacitě 50 zpráv k vyzkoušení.

Kreditní systém – nový způsob platby

Úplnou novinkou je zavedení tzv. kreditního systému datových schránek. Doposud bylo možné doplňkové služby využívat pouze na základě uzavřené smlouvy. Nyní Česká pošta přichází s novým způsobem platby, který uživatelům umožňuje snadno využívat doplňkové služby k datovým schránkám bez jakýchkoliv smluv a závazků.
 
S pomocí kreditního systému je nyní možné zcela jednoduše a rychle prodloužit platnost datových zpráv uložením v Datovém trezoru nebo pohodlně a prokazatelně odesílat Poštovní datové zprávy do datových schránek fyzických, právnických nebo podnikajících fyzických osob.
 
„Kredit je možné dobít pomocí odkazu přímo v datové schránce nebo v aplikaci pro dobíjení kreditu, a to prostřednictvím online převodu přes e-banking, platební kartou, standardním bankovním převodem nebo mobilní platbou Mobito,“ vyjmenovává Marta Selicharová.
 
Ihned po nabití kreditu je částka dostupná v datové schránce pro odesílání Poštovních datových zpráv a zakoupení Datového trezoru.

Poštovní datové zprávy

Zasílání a příjem datových zpráv od úřadů je pro uživatele datových schránek zcela zdarma a je hrazeno státem. Vedle toho Česká pošta nabízí i zasílání datových zpráv mezi soukromými subjekty. Tento produkt se jmenuje Poštovní datová zpráva a je elektronickou obdobou doporučeného dopisu.
 
Na rozdíl od e-mailu nabízí jasnou garanci doručení, přesnou identifikaci odesílatele i adresáta a je tedy vhodný pro elektronické zasílání faktur, smluv či jiných důležitých dokumentů. Jedna odeslaná zpráva zaplacená prostřednictvím kreditního systému stojí nyní 18 Kč s DPH a zákazník již neplatí žádný měsíční paušál.