ISDOC jako samozřejmá součást účetního programu

Firmy i účetní objevují kouzlo e-faktur zejména kvůli zefektivnění jejich práce. Elektronická fakturace totiž umožňuje import všech položek daňového dokladu přímo do účetního systému. Šetří jim tím čas a sníží chybovost při ručním přepisování faktur.

Formát elektronické fakturace ISDOC sjednocuje různé formáty elektronických daňových dokladů na jeden jediný a umožňuje bezpapírovou výměnu faktur, případně dalších dokladů, a jejich rychlé zpracování. Elektronická fakturace může probíhat nejen mezi firmami, ale také při komunikaci s veřejnou správou a mezi soukromými osobami.

Elektronická a papírová faktura jsou rovnocennými partnery, co se legislativních požadavků týče. Lidé si ale často pletou elektronickou fakturu s fakturou, která je pouze elektronickou verzí papírové faktury. Pokud vám tedy do e-mailu doputuje faktura například ve formátu PDF, nejedná se v tomto případě o e-fakturu. E-faktura je totiž oproti elektronické verzi papírové faktury datovým souborem, který si předávají účetní programy mezi sebou.

Po importu takové e-faktury do účetního systému dojde k vytvoření dokladu opačného oproti dokladu exportovanému. V praxi to tedy vypadá tak, že na jedné straně firma exportuje fakturu vydanou a druhá firma, která doklad přijímá, importuje doklad v podobě faktury přijaté.

Pozor, i elektronická verze dokladu musí splňovat požadavky zákona o účetnictví a dalších zákonů (např. zákona o DPH), zejména požadavky týkající se archivace (více se dozvíte například v článku Archivace účetních dokladů).

Rozlišujeme dva typy formátu ISDOC:

formát *.isdoc – jedná se o samostatný soubor formátu ISDOC,
formát *.isdocx – komprimovaný zip soubor, ve kterém je zabalen soubor *.isdoc s ostatními dokumenty, které jsou k dokladu připojeny jako přílohy.

Elektronická fakturace ISDOC byla v obou svých formátech přijata mezi formáty, které jsou podporovány datovými schránkami. Doklad ve formátu ISDOC můžeme doplnit také o elektronický podpis, kterým se dá jednoduše ověřit platnost a původ dokladu.

ISDOC je český formát a je založen na XML, což je značkovací jazyk, který se používá zejména pro výměnu dat mezi různými aplikacemi.

A jak to může vypadat v praxi? Účetní, která využívá klasické faktury, ať už v papírové, nebo PDF podobě, všechny doklady ručně zadává do svého účetního programu a musí se tak pořádně soustředit, aby někde neudělala chybu. A to nejen při zadávání, ale i při následném placení. Denně touto činností stráví hodně času.

Oproti tomu účetní, která v programu POHODA využívá i ISDOC formát, má práci o poznání jednodušší. Nemusí nic ručně zadávat, všechny faktury se jí automaticky načtou do Pohody a má také jejich přehlednou evidenci. A je jí úplně jedno, jaký program používá druhá strana, protože ISDOC „se kamarádí“ se všemi. Elektronickou fakturu snadno pošle příjemci e-mailem nebo pomocí datové schránky. Samotný doklad navíc může ověřit i podpisem, je tak zajištěná naprostá správnost všech údajů. Faktury samozřejmě nemusí vůbec tisknout ani je kamkoliv posílat poštou. Sníží tak náklady na tisk, expedici i archivaci, a šetří tím také svůj čas, který může využít na jiné činnosti.

Jak funguje elektronická fakturace v programu POHODA?

Program POHODA formát ISDOC podporuje již delší dobu. Patří dokonce mezi první systémy, které se začaly elektronickou fakturací zabývat. Díky tomu je možné posílat z Pohody elektronické faktury napříč různými ekonomickými systémy a také je samozřejmě přijímat.

Přijaté doklady ve formátu ISDOC můžete otevřít v programu STORMWARE ISDOC Reader, stačí pouze dvakrát poklepat na soubor. Otevřený ISDOC dokument naimportujete do programu POHODA prostřednictvím povelu Soubor/Import do ES POHODA. Další možností, jak doklady importovat, je načtení přímo v programu POHODA, a to prostřednictvím povelu Import z ISDOC… z nabídky Soubor/Datová komunikace, či import z PDF dokumentu, který obsahuje ISDOC jako přílohu.

Je-li součástí PDF dokumentu více ISDOC dokumentů, umožňuje je POHODA naimportovat hromadně.

STORMWARE ISDOC Reader je součástí instalace programu POHODA. Můžete si jej však i sami stáhnout z webových stránek STORMWARE.

Exportování dokladů z Pohody vám půjde stejně rychle a snadno jako jejich import. V agendách Vydané faktury, Vydané zálohové faktury a Interní doklady se po výběru povelu Záznam/Komunikace/Export do ISDOC… zobrazí průvodce, ve kterém si zvolíte certifikát pro podpis dokladu. Potom už jen stačí, abyste si vybrali cestu ke složce, do které chcete doklad uložit. V tomto průvodci připojíte i další potřebné přílohy, a tím vytvoříte jeden komprimovaný soubor ve formátu ISDOCX.

Další možností je i export ISDOC dokumentu přímo do přílohy PDF. Díky tomu je můžete odeslat zákazníkovi najednou, a ušetřit tím čas i riziko případné chyby při odeslání.

Co na to POHODA? STORMWARE ISDOC Reader je program, který slouží k zobrazení a kontrole elektronických dokladů ve formátu ISDOC. Pomocí tohoto prohlížeče jakýkoliv dokument ve formátu ISDOC otevřete, vytisknete nebo naimportujete do ekonomického a informačního systému POHODA.