Jak na organizaci účetních dokladů?

Všichni víme, že povolání účetní vyžaduje velmi dobré organizační schopnosti. Není totiž nic horšího, než nemít přehled ve všech dokumentech a dokladech. Chaos této profesi opravdu nesluší. Pojďme se tedy podívat na pár tipů, jak vést účetní doklady.

Které dokumenty patří mezi účetní doklady?

Účetní doklady představují průkazné účetní záznamy, které zaznamenávají a ověřují (v případě potřeby i dokazují) hospodářské účetní operace tak, jak se skutečně odehrály.

Tyto doklady musí splňovat určité náležitosti, které jsou potřebné pro jejich platnost. Patří mezi ně datum vyhotovení a uskutečnění případu, označení, obsah, účastníci účetního úkonu a také podpis odpovědné účetní, která jej zúčtovává.

Mezi nejčastější účetní doklady, se kterými se běžně setkávají fyzické i právnické osoby, patří faktury. Avšak patří mezi ně také:

• pokladní doklady (příjmové a výdajové),
• bankovní výpisy,
• interní doklady (příjemky, výdejky, výplatní listiny apod.).

Výše uvedený typ dělení se týká druhů dokladů, dle kterého je nejčastěji v účetnictví rozlišujeme. Můžeme je také rozdělovat podle místa vzniku na vnitřní a vnější doklady, dále dle počtu dokumentovaných účetních případů na sběrné a jednotlivé.

Organizace účetních dokladů: 3 tipy, jak na to

Nyní tedy víme, které dokumenty řadíme do účetních dokladů. Firmy a společnosti však často archivují také jiné dokumenty, jako jsou smlouvy a korespondence. Některé firmy také uchovávají životopisy uchazečů o práci apod. V konečné fázi se jedná o poměrně velké množství dokumentů, ve kterých je potřeba udržovat pořádek.

Typickým cyklem dokladů v účetnictví bývá:

1. vyhotovení dokladu
2. ověření správnosti
3. roztřídění dle druhu a data, v rámci kterého získá doklad pořadové číslo dle systému
4. zaúčtování a zapsání do účetní knihy či deníku
5. archivace (po určitou dobu)
6. skartace

Lhůtu, po kterou musí být určité účetní doklady archivovány, určuje zákon o účetnictví. Toto časové období se liší podle jednotlivých dokumentů, některé postačí uchovávat 5 let, jiné však musí být přístupné i po dobu 30 let.

Například u výročních zpráv trvá úschova 10 let. Mzdové listy pro účely důchodového pojištění je zapotřebí archivovat celých 30 let. Nejčastěji se však setkáte s lhůtou 5 let archivace – například pro dokumenty, jako jsou účetní knihy, inventurní soupisy a odpisové plány.

Skartování pak může proběhnout po uplynutí této lhůty. Jedná se o důležitý krok, který uvolní místo pro další dokumenty, a také zničí citlivé údaje, které by šlo zneužít v rukou neoprávněné osoby.

1. Vyzkoušejte elektronickou formu

Zákon říká, že doklady, faktury a další důležité dokumenty by měly být uchovány v čitelné podobě. Pro lepší organizaci si tedy můžete všechny listiny automaticky skenovat a ukládat do složek v počítači. Originální dokument pak stačí založit do šanonů dle interních pravidel firmy, v některých případech i skartovat.

Výhodou digitalizace je menší množství papírů na stole a na poličkách v kanceláři. Dále lze udělit přístup do složek pověřeným osobám a zajistit tak, aby měli všichni neustále přístup ke všem dokumentům, které potřebují.

2. Šanony a krabice

Zaveďte si systém v třídění šanonů a krabic s účetnictvím. Velmi nápomocné jsou různé štítky, barvy a další jednoduché nástroje, které však přinesou více užitku, než by se mohlo zprvu zdát. Stačí uvést rok, čísla dokladů uvnitř či kategorii (například 2020, č. 1 až 150, přijaté faktury).

3. Aplikace pro správu dokumentů

Pro větší společnosti a firmy se složitějším účetním systémem mohou představovat skvělou pomůcku pro organizaci účetních dokladů, ale také smluv a korespondence, různé aplikace. Ty často umožňují skenování dokumentů, kategorizování apod.

Zvláště, pokud si vedete účetnictví sami, měli byste dbát na správnost, pravdivost, úplnost a přehlednost. Pozor dejte také na již zmíněnou čitelnost dokumentů. Vyhnete se tak nepříjemnostem s úřady, daňovým přiznáním a dalším povinnostem.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Orange Academy s.r.o.