Všichni víme, že povolání účetní vyžaduje
velmi dobré organizační schopnosti. Není totiž nic horšího, než nemít přehled ve všech dokumentech a dokladech. Chaos této profesi opravdu nesluší. Pojďme se tedy podívat na
pár tipů, jak vést účetní doklady.
Které dokumenty patří mezi účetní doklady?
Účetní doklady představují průkazné účetní záznamy, které zaznamenávají a ověřují (v případě potřeby i dokazují) hospodářské účetní operace tak,
jak se skutečně odehrály.
Tyto doklady musí
splňovat určité náležitosti, které jsou potřebné pro jejich platnost. Patří mezi ně datum vyhotovení a uskutečnění případu, označení, obsah, účastníci účetního úkonu a také podpis odpovědné účetní, která jej zúčtovává.
Mezi nejčastější účetní doklady, se kterými se běžně setkávají fyzické i právnické osoby, patří
faktury. Avšak patří mezi ně také:
- pokladní doklady (příjmové a výdajové),
- bankovní výpisy,
- interní doklady (příjemky, výdejky, výplatní listiny apod.).
Výše uvedený typ dělení se týká druhů dokladů, dle kterého je nejčastěji v účetnictví rozlišujeme. Můžeme je také rozdělovat podle místa vzniku na vnitřní a vnější doklady, dále dle počtu dokumentovaných účetních případů na sběrné a jednotlivé.
Organizace účetních dokladů: 3 tipy, jak na to
Nyní tedy víme, které dokumenty řadíme do účetních dokladů. Firmy a společnosti však často
archivují také jiné dokumenty, jako jsou
smlouvy a
korespondence. Některé firmy také uchovávají
životopisy uchazečů o práci apod. V konečné fázi se jedná o poměrně velké množství dokumentů, ve kterých je potřeba udržovat pořádek.
Typickým cyklem dokladů v účetnictví bývá:
- vyhotovení dokladu
- ověření správnosti
- roztřídění dle druhu a data, v rámci kterého získá doklad pořadové číslo dle systému
- zaúčtování a zapsání do účetní knihy či deníku
- archivace (po určitou dobu)
- skartace
Lhůtu, po kterou musí být určité účetní doklady archivovány, určuje
zákon o účetnictví. Toto časové období se liší podle jednotlivých dokumentů, některé postačí uchovávat
5 let, jiné však musí být přístupné i
po dobu 30 let.
Například u
výročních zpráv trvá úschova
10 let.
Mzdové listy pro účely důchodového pojištění je zapotřebí archivovat celých
30 let. Nejčastěji se však setkáte s lhůtou
5 let archivace – například pro dokumenty, jako jsou účetní knihy, inventurní soupisy a odpisové plány.
Skartování pak může proběhnout
po uplynutí této lhůty. Jedná se o důležitý krok, který uvolní místo pro další dokumenty, a také zničí citlivé údaje, které by šlo zneužít v rukou neoprávněné osoby.
1. Vyzkoušejte elektronickou formu
Zákon říká, že doklady, faktury a další důležité dokumenty by měly být
uchovány v čitelné podobě. Pro lepší organizaci si tedy můžete všechny listiny
automaticky skenovat a
ukládat do složek v počítači. Originální dokument pak stačí založit do šanonů dle interních pravidel firmy, v některých případech i skartovat.
Výhodou digitalizace je menší množství papírů na stole a na poličkách v kanceláři. Dále lze udělit přístup do složek pověřeným osobám a zajistit tak, aby měli všichni neustále přístup ke všem dokumentům, které potřebují.
2. Šanony a krabice
Zaveďte si
systém v třídění šanonů a krabic s účetnictvím. Velmi nápomocné jsou různé štítky, barvy a další jednoduché nástroje, které však přinesou více užitku, než by se mohlo zprvu zdát. Stačí uvést rok, čísla dokladů uvnitř či kategorii (například 2020, č. 1 až 150, přijaté faktury).
3. Aplikace pro správu dokumentů
Pro větší společnosti a firmy se složitějším účetním systémem mohou představovat skvělou pomůcku pro organizaci účetních dokladů, ale také smluv a korespondence, různé
aplikace. Ty často umožňují skenování dokumentů, kategorizování apod.
Zvláště, pokud si vedete účetnictví sami, měli byste dbát na správnost, pravdivost, úplnost a přehlednost. Pozor dejte také na již zmíněnou čitelnost dokumentů. Vyhnete se tak nepříjemnostem s úřady, daňovým přiznáním a dalším povinnostem.
Článek byl připravený ve spolupráci se společností Orange Academy s.r.o.