Účetní a daňové doklady

Účetní doklady

Účetními doklady máme na mysli doklady definované podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Účetními doklady mají účetní jednotky povinnost zachycovat skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví (účetní případy).
 
Účetními doklady jsou účetní záznamy, které jsou průkazné a musí obsahovat:

• označení účetního dokladu,

• obsah účetního případu,

• účastníky účetního případu,

• peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,

• okamžik vyhotovení účetního dokladu,

• okamžik uskutečnění účetního případu (není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu),

• podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ,

• podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

 
Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo uznávaný elektronický podpis (podle zákona č. 227/2000 Sb., „o elektronickém podpisu“), anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje průkaznou a jednoznačnou původnost.
 
Na obě formy podpisového záznamu se přitom pohlíží stejně a obě mohou být použity v případech, kdy je vyžadován vlastnoruční podpis. U případů týkajících se výhradně skutečnosti uvnitř jedné účetní jednotky lze použít jako podpisový záznam vlastnoruční podpis nebo zaručený elektronický podpis anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě.
 
K jednomu účetnímu záznamu může být připojeno více podpisových záznamů. Účetní jednotka stanoví vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v této účetní jednotce, vztahující se k připojování podpisového záznamu, a to takovým způsobem, aby bylo možno určit nezávisle na sobě odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedené záznamy připojeny.
 
Účetní doklady mohou být vyhotoveny v cizím jazyce jen tehdy, je-li splněna podmínka srozumitelnosti. Pod pojmem srozumitelnosti rozumíme skutečnost, že jsme schopni jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a jednoznačně určit obsah účetních případů (záznamů) i vazbu mezi účetním záznamem vzniklým seskupením jednotlivých účetních záznamů a dílčími účetními záznamy.

Daňové doklady

Za daňový doklad bychom mohli obecně považovat doklad, který splňuje náležitosti některého z „daňových zákonů“. Nicméně jediným zákonem, který nám daňový doklad přímo definuje, je zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Daňovým dokladem je (podle tohoto zákona) písemnost, která splňuje podmínky stanovené tímto zákonem a může mít jak listinnou, tak elektronickou podobu.
 
Daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je elektronicky vystaven a zároveň elektronicky i obdržen. S použitím daňového dokladu v elektronické podobě musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje.

Kdy máme povinnost daňový doklad vystavit

Zákon o DPH nám uvádí, kdy je plátce povinen daňový doklad vystavit – je to v těchto případech:

 
Daňový doklad musí být vystaven do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň, nebo přiznat uskutečnění plnění.
 
Daňový doklad musí být vystaven do 15 dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém:

 
Plátce může k vystavení daňového dokladu písemně zmocnit osobu, pro kterou se plnění uskutečňuje, nebo třetí osobu. Pokud je zmocnění uděleno elektronicky, musí být podepsáno uznávaným elektronickým podpisem.

Náležitosti daňového dokladu

Zákon o DPH dále předepisuje náležitosti daňového dokladu, ten musí obsahovat tyto údaje:

• označení (obchodní firma nebo jméno, dodatek ke jménu a sídlo) osoby, která uskutečňuje plnění,

• daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění,

• označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,

• daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje (pokud jí bylo přiděleno),

• evidenční číslo daňového dokladu,

• rozsah a předmět plnění,

• den vystavení daňového dokladu,

• den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost ke dni přijetí úplaty přiznat daň nebo přiznat uskutečnění plnění, pokud se liší ode dne vystavení daňového dokladu,

• jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně,

• základ daně,

• sazbu daně,

• výši daně (v české měně).

 
Plátce je povinen vést v evidenci pro účely daně z přidané hodnoty (tzv. záznamní povinnost) u přijatých zdanitelných plnění, která použije pro uskutečňování plnění s nárokem na odpočet daně, také daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění, s výjimkou plnění, u nichž byly vystaveny zjednodušené daňové doklady.
 
Ve specifických případech musí daňový doklad obsahovat rovněž tyto údaje:

• odkaz na příslušné ustanovení zákona o DPH, ustanovení předpisu Evropské unie nebo jiný údaj uvádějící, že plnění je od daně osvobozeno, je-li plnění osvobozeno od daně,

• „vystaveno zákazníkem“, je-li osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zmocněna k vystavení daňového dokladu,

• „daň odvede zákazník“, je-li osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno.

Zjednodušený daňový doklad

Daňový doklad lze vystavit jako zjednodušený daňový doklad, pokud celková částka za plnění na daňovém dokladu není vyšší než 10 000 Kč.
 
Daňový doklad naopak nelze vystavit jako zjednodušený daňový doklad v případě:

• dodání zboží do jiného členského státu, na které se vztahuje osvobození od daně s nárokem na odpočet daně,

• zasílání zboží do tuzemska s místem plnění v tuzemsku,

• uskutečnění plnění, u něhož je povinna přiznat daň osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje, nebo

• prodeje zboží, které je předmětem spotřební daně z tabákových výrobků, za jiné než pevné ceny pro konečného spotřebitele.

 
Zjednodušený daňový doklad nemusí (oproti „běžnému“ daňovému dokladu) obsahovat:

• označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,

• daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje,

• jednotkovou cenu bez daně a slevu, není-li obsažena v jednotkové ceně,

• základ daně,

• výši daně.

 
Neobsahuje-li zjednodušený daňový doklad výši daně, musí obsahovat částku, kterou osoba, která plnění uskutečňuje, získala nebo má získat za uskutečňované plnění celkem. Částku základu daně a výši daně si potom dopočítá plátce, pro kterého byl tento zjednodušený daňový doklad vystaven.
 
Výše daně se v tomto případě vypočítá tak, že vynásobíme celkovou cenu (včetně daně) koeficientem 0,1736 (pro sazbu 21 %) nebo koeficientem 0,1304 (pro sazbu 15 %). Cenu bez daně pak získáme odečtením výše daně od celkové ceny s daní.

Příklad

Plátce daně obdrží zjednodušený daňový doklad za nákup kancelářských potřeb v celkové výši 8 900 Kč a sazbu daně 21 %. Plátce si částku daně a základ daně vypočítá sám takto:
 
výše daně: 8 900 x 0,1736 = 1 545 Kč
základ daně: 8 900 – 1 545 = 7 355 Kč
 
(výši daně můžeme zaokrouhlit matematicky na celé koruny)

Splátkový kalendář

Pokud splátkový kalendář obsahuje všechny náležitosti daňového dokladu a tvoří součást nájemní smlouvy nebo je na něj v této smlouvě výslovně odkazováno, je splátkový kalendář taky daňovým dokladem.

Platební kalendář

Dalším „zvláštním“ typem daňového dokladu může být platební kalendář, který je daňovým dokladem, pokud:

• obsahuje náležitosti daňového dokladu,

• osoba, pro niž je uskutečňováno zdanitelné plnění, poskytuje úplatu před uskutečněním zdanitelného plnění, a

• je na něm uveden rozpis plateb na předem stanovené období.

 
Platební kalendář nemusí obsahovat den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty.

Souhrnný daňový doklad

Plátce, který uskutečňuje několik samostatných plnění pro stejnou osobu, může vystavit za těchto několik samostatných plnění souhrnný daňový doklad, a to do 15 dnů od konce kalendářního měsíce, ve kterém:

• se uskutečnilo první plnění uvedené na tomto souhrnném daňovém dokladu, nebo

• byla přijata první úplata uvedená na tomto souhrnném daňovém dokladu, pokud vznikla povinnost vystavit daňový doklad v důsledku přijetí úplaty.

 
Údaje společné pro všechna samostatná plnění mohou být na souhrnném daňovém dokladu uvedeny pouze jednou.
 
Pro každé samostatné plnění však musí být zvlášť uvedeny tyto údaje:

• den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty (podle toho, který nastane dříve),

• jednotková cena bez daně a sleva, není-li obsažena v jednotkové ceně,

• základ daně,

• sazba daně,

• výše daně.

Doklad o použití

Doklad o použití vystavujeme v těchto případech:

• použití hmotného majetku pro účely nesouvisející s uskutečňováním ekonomických činností plátce,

• uvedení do stavu způsobilého k užívání dlouhodobého majetku vytvořeného vlastní činností, pokud plátce použije tento majetek pro účely, pro které má nárok na odpočet daně,

• vložení nepeněžitého vkladu do obchodní korporace ve hmotném majetku, pokud vkladatel při nabytí majetku uplatnil u něj nebo u jeho části odpočet daně, s výjimkou vložení hmotného majetku, který je součástí vkladu obchodního závodu (…),

• dodání vratného obalu spolu se zbožím v tuzemsku plátcem, který uvádí vratné obaly spolu se zbožím na trh, jestliže vratný obal stejného druhu nebyl tomuto plátci vrácen k poslednímu dni příslušného účetního období daného plátce (…),

• poskytnutí služby pro účely nesouvisející s uskutečňováním ekonomických činností plátce,

• vydání vypořádacího podílu na obchodní korporaci nebo podílu na likvidačním zůstatku v nepeněžité podobě v nehmotném majetku, pokud byl u majetku nebo jeho části uplatněn odpočet daně.

 
V dokladu o použití se namísto rozsahu a předmětu plnění uvede sdělení o účelu použití.

Daňový doklad při dovozu zboží

Za daňový doklad při dovozu zboží do tuzemska se považuje:

• rozhodnutí o propuštění zboží do celního režimu, ve kterém vznikla povinnost přiznat nebo zaplatit daň, nebo

• jiné rozhodnutí o vyměřené dani vydané celním úřadem, pokud je daň zaplacena.

 
Za daňový doklad při vrácení zboží zpět do tuzemska se považuje rozhodnutí o vyměřené dani vydané celním úřadem, pokud je daň zaplacena.

Daňový doklad při vývozu zboží

Za daňový doklad při vývozu zboží se považuje:

• rozhodnutí celního úřadu o vývozu zboží do třetí země, kterým je celním úřadem potvrzen výstup zboží z území Evropské unie, nebo

• rozhodnutí celního úřadu o umístění zboží do svobodného pásma nebo svobodného skladu v tuzemsku.

Věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost daňového dokladu

U daňového dokladu musí být od okamžiku jeho vystavení do konce doby stanovené pro jeho uchovávání zajištěna:

• věrohodnost jeho původu – zaručení totožnosti osoby, která plnění uskutečňuje nebo která daňový doklad oprávněně vystavila,

• neporušenost jeho obsahu – obsah dokladu nebyl změněn,

• jeho čitelnost – možnost seznámit se s obsahem dokladu přímo nebo prostřednictvím technického zařízení.

Opravný daňový doklad

Opravným daňovým dokladem opravujeme základ a výši daně (nebo pouze výši daně). Takovýto doklad má taky své zákonem stanovené náležitosti:

• označení osoby, která uskutečňuje plnění,

• daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění,

• označení osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění (ne u zjednodušeného daňového dokladu),

• daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje (ne u zjednodušeného daňového dokladu),

• evidenční číslo původního daňového dokladu,

• evidenční číslo opravného daňového dokladu,

• důvod opravy,

• rozdíl mezi opraveným a původním základem daně (ne u zjednodušeného daňového dokladu),

• rozdíl mezi opravenou a původní daní (ne u zjednodušeného daňového dokladu),

• rozdíl mezi opravenou a původní částkou, kterou osoba, která plnění uskutečňuje, získala nebo má získat za uskutečňované plnění celkem.

 
Pokud se oprava základu daně a oprava výše daně nebo oprava výše daně v jiných případech týká více zdanitelných plnění, ke kterým byly vystaveny samostatné daňové doklady, mohou být údaje, které jsou společné pro všechny opravy, uvedeny na opravném daňovém dokladu pouze jednou.
 
V případě, že na opravném daňovém dokladu nejsou uvedena evidenční čísla původních daňových dokladů, musí být na opravném daňovém dokladu ve vazbě na původní uskutečněná zdanitelná plnění uvedeno takové vymezení těchto plnění, aby souvislost mezi původním a opraveným zdanitelným plněním byla jednoznačně určitelná.
 
Dále plátce na opravném daňovém dokladu uvede souhrnně rozdíly mezi opravenými a původními základy daně a tomu odpovídající částky daně za veškerá opravovaná zdanitelná plnění.

Uchovávání daňových dokladů

Povinnost uchovávat daňové doklady má uchovatel, kterým je osoba povinná k dani, která:

• daňový doklad vystavila nebo jejímž jménem byl daňový doklad vystaven, pokud jde o daňové doklady za uskutečněná plnění, nebo

• má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku a která je plátcem nebo identifikovanou osobou, pokud jde o daňové doklady za všechna plnění přijatá v souvislosti se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku.

 
Daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Uchovatel se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku je povinen uchovávat daňové doklady v tuzemsku. To neplatí, pokud je uchovává způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup.
 
Pokud má uchovatel sídlo nebo provozovnou v tuzemsku, je povinen předem oznámit správci daně místo uchovávání daňových dokladů v případě, že toto místo není v tuzemsku. Uchovatel je povinen na žádost správce daně zajistit český překlad daňového dokladu vystaveného v cizím jazyce.
 
Daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické a naopak – a lze ho uchovávat elektronicky prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat. Při uchovávání daňových dokladů prostřednictvím elektronických prostředků musí být rovněž elektronicky uchovávána data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu.
 
Pokud uchovatel uchovává daňové doklady prostřednictvím elektronických prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uchovávaným datům, je povinen zajistit pro správce daně bezodkladně přístup k těmto dokladům, možnost stahovat je a používat je, pokud jde o:

• daňové doklady uchovávané osobou povinnou k dani, která má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, nebo

• daňové doklady za uskutečněná plnění s místem plnění v tuzemsku uchovávané osobou povinnou k dani, která nemá sídlo ani provozovnu v tuzemsku.

 
Související články:
Jak dlouho musíte archivovat firemní dokumenty?
Skartace firemních dokumentů