Jak dlouho musíte archivovat firemní dokumenty?


Bc. Michaela Sobotková
25. 4. 2012
Vytisknout článek Odeslat článek mailem Diskuse k článku

Jak dlouho musíte archivovat firemní dokumenty?

Foto: Fotolia.eu

 

Každá firma musí povinně ze zákona archivovat některé dokumenty. Jak dlouho musíte uschovávat například účetní závěrku, účetní a daňové doklady nebo třeba mzdové listy? A co dělat s dokumenty v případě, že vám skončí jejich zákonná archivační povinnost? To vám poradí následující příspěvek.


 

Zákon o účetnictví (zákon č. 563/1991)

§ 31 a § 32

Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu, kterou stanovuje zákon.

Účetní záznamy se uschovávají:

  • účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let (počínajících koncem účetního období, kterého se týkají)
  • účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let (počínajících koncem účetního období, kterého se týkají)
  • účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let (počínajících koncem účetního období, kterého se týkají)

Pokud je záruční lhůta nebo reklamační řízení delší, uschovává účetní jednotka doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá. Jestliže se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku, uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.

Knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949, a účetní závěrku vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedenému podle zvláštních právních předpisů uschovávají účetní jednotky do té doby, dokud ministerstvo nedá samo nebo na žádost účetní jednotky souhlas k vyřazení těchto písemností.

Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (zákon č. 499/2004 Sb.)

Příloha č. 1

Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku jsou povinni uchovávat tyto dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií:

  • statut

a) zakladatelské dokumenty

b) statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata

c) dokumenty o přeměnách právnických osob

d) dokumentace likvidace a zániku podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku

  • řízení

a) protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami

b) řídící akty vedení podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku, zápisy z porad vedení

c) zprávy o podnikatelské činnosti podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku a stavu majetku

d) zprávy o auditu, nejsou-li zahrnuty do výroční zprávy

e) výroční zprávy

  • majetek

a) mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku

b) smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem

c) dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek

d) užitné vzory

  • finanční dokumenty

a) účetní závěrky

b) roční statistické výkazy

  • propagační činnost

Ukázky vlastních propagačních materiálů a dokumentace, zejména letáky, publikace, prospekty, katalogy, reklamy, vzorkovnice, filmy, fotografie.

  • výroba, předmět podnikání

a) podnikatelské záměry, vývojové studie, plány výroby

b) výrobní programy roční a delší, rozbory s komentáři

c) dokumentace výrobků, výkresy sestavení či sestav

d) vlastní normy

e) ocenění výrobků

Zákon o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.)

§ 27

Plátce DPH musí ze zákona uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, na jím zvoleném místě. Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu.

Daňový doklad v listinné formě může plátce převést do elektronické podoby a uchovávat pouze v této podobě, pokud:

  • metoda použitá pro převod a uchování zaručuje věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu daňového dokladu a jeho čitelnost
  • je daňový doklad převedený do elektronické podoby opatřený uznávaným elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou značkou osoby odpovědné za jeho převod

Pokud plátce vystavuje, přijímá a uchovává daňové doklady v elektronické podobě a místem uchovávání není tuzemsko, musí plátce zajistit pro správce daně právo volného přístupu v reálném čase elektronicky k daňovým dokladům i datům zaručujícím věrohodnost jejich původu a neporušitelnost jejich obsahu. Plátce je povinen předem oznámit správci daně místo uchovávání daňového dokladu, pokud toto místo není v tuzemsku.

Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (zákon č. 582/1991 Sb.)

§ 35a

Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat:

  • stejnopisy evidenčních listů vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny
  • mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají; jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají
  • u obchodní společnosti seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady této společnosti za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést (platí to obdobně pro družstvo) - po dobu 6 kalendářních let následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních let následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno

Co dělat po uplynutí archivační povinnosti?

Po uplynutí archivační povinnosti je vhodné písemnosti zlikvidovat. A jelikož se jedná o citlivá firemní data, nejvhodnějším způsobem je skartace. Jak v této věci postupovat, vám podrobněji popíše článek Skartace firemních dokumentů.



Zdroj: WINLEX
Vytisknout článek Odeslat článek mailem

Diskuse k článku

Afzaal
24. 8. 2021 10:40:47
Dobrý den, jak dlouho se archivuje prepravni spolecnost dokument SMR?
Hlášení závadného obsahu

Michaela Sobotková
STORMWAREAutor článků
15. 2. 2021 14:59:52
Jitka Pokorná: Dobrý den, tyto informace naleznete v článku Mzdové listy a jejich archivace (https://portal.pohoda.cz/dane-ucetnictvi-mzdy/mzdy-a-prace/mzdove-listy-a-jejich-archivace/) na Portálu POHODA.
Hlášení závadného obsahu

Jitka Pokorná
15. 2. 2021 12:33:12
Dobrý den, je nutné archivovat výplatní pásky zaměstnanců? Pokud ano, jakou formou (listině/elektronicky) a jak dlouhou dobu? Dotazuji se ohledem na elektronické výplatnice... Děkuji.
Hlášení závadného obsahu

Miloš
22. 10. 2020 18:56:50
Dobry den, jak dlouho se musí archivovat HLASOVÝ záznam z jednaní zastupitelstva obce?
Hlášení závadného obsahu

jiv66
22. 6. 2020 15:01:20
Dobrý den, je možné archivovat účetní záznamy, např. mzdové listy zaměstnanců, v elektronické podobě? Děkuji za odpověď.
Hlášení závadného obsahu

Petra
6. 4. 2020 9:40:41
Dobrý den, jak dlouho se musí archivovat přihlašovací lístky na cizineckou policii? Děkuji.
Hlášení závadného obsahu

Věra
31. 3. 2020 10:48:50
Dobrý den, zajímalo by mne jak dlouho se musí archivovat knihy o hostech pro cizineckou policii - hlášení o pobytu. Děkuji Šrámková
Hlášení závadného obsahu

Jan22
4. 3. 2020 18:26:57
Dobrý den,
můžete mi prozradit, jak se mají dlouho archivovat dohody o pracovní činnosti?
Děkuji
Hlášení závadného obsahu

Novák
17. 2. 2020 18:15:18
Dobrý den, zajímala by mne nutná doba archivace u bývalého plátce DPH v případě,že zrušil registraci k DPH a stal se tudíž neplatcem.
Hlášení závadného obsahu

Ladislava Pižlová
28. 12. 2019 15:47:59
Archivace firemních dokladů
Hlášení závadného obsahu

Magda30
10. 10. 2018 9:51:48
Ráda bych se zeptala, jak dlouho je nutné archivovat účetní doklady týkající se DPH, dočetla jsem se, že je nutné je skladovat až po dobu 10 let. Píšou tam však, že je možné je uchovávat elektronickou formou, kdy musí být doklady opatřeny právoplatným elektronickým podpisem. Je to pravda? Fyzicky je tedy mít nemusím?
Hlášení závadného obsahu

Přidat nový příspěvek do diskuse

Přihlásit k odběru

img_cancelvykricnik



 
 
Security code 
 

Rychlé zprávy

Dobrovolné nemocenské pojištění OSVČ v roce 2023

6. 12. 2022 | Osobám samostatně výdělečně činným, které se dobrovolně účastní nemocenského pojištění, se od roku 2023 zvýší minimální výše platby pojistného. Budou platit nově 168 Kč (místo 147 Kč). Nezapomeňte si tedy upravit platbu již za leden. Pokud byste totiž zaplatili méně, než je nově stanovené minimum, znamenalo by to pro vás zánik účasti na nemocenském pojištění. Nemocenské pojištění je splatné od prvního do posledního dne kalendářního měsíce, za který se pojistné platí. V měsíci přihlášení k nemocenskému pojištění je pojistné splatné až do konce následujícího kalendářního měsíce.


Dřívější zprávy

Užitečné informace



Firmy v Pohodě
 
A&M-plzeňské účetnictví
Vedení účetnictví vč. uzávěrek, zpracování personalistiky a mezd.
www.plzenskeucetnictvi.cz

DH účetnictví
Vedeme účetnictví drobným podnikatelům, středním firmám a spolkům.
www.dhucetnictvi.cz

Daňový kalendář

15. 12. 2022 Daň silniční (záloha za říjen a listopad 2022)
15. 12. 2022 Daň z příjmů (čtvrtletní záloha)
15. 12. 2022 Daň z příjmů (pololetní záloha)
27. 12. 2022 Přiznání DPH (za listopad 2022)

Další termíny

Kurzovní lístek

24,32 Kč
-0,035 Kč
23,12 Kč
0,122 Kč

Více
Zdroj: ČNB, 06.12.2022

Ze života daňového poradce


Přihlášení k odběru newsletteru

Doporučujeme