Skartace firemních dokumentů


Ing. Michal Kadlec
25. 1. 2013
Vytisknout článek Odeslat článek mailem Diskuse k článku

Po uplynutí archivační povinnosti je vhodné písemnosti zlikvidovat. A jelikož se jedná o citlivá firemní data, nejvhodnějším způsobem je skartace.

Foto: Fotolia.eu

 

Každá účetní jednotka pracuje s řadou dokumentů, které musí ze zákona uchovávat po stanovenou dobu. Po uplynutí archivační povinnosti je vhodné písemnosti zlikvidovat. A jelikož se jedná o citlivá firemní data, nejvhodnějším způsobem je skartace.


 
Každá účetní jednotka pracuje s řadou dokumentů, které musí ze zákona uchovávat po stanovenou dobu.

Příklady dob archivace:
  • 5 let uchováváme např. účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy nebo účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví
  • 10 let uchováváme účetní závěrku a výroční zprávu, daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty
  • 30 let uchováváme mzdové listy a další záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění
  • archiválie - takový záznam/dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům či trvalé hodnotě vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uložení; jsou to např. dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu (zakladatelské dokumenty, stanovy, jednací řády, dokumenty o přeměnách, o likvidaci a zániku,…), protokoly a zápisy z jednání statutárního nebo dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad, dokumenty o majetku podnikatelského subjektu, dokumenty o vlastnictví nemovitého majetku, ochranné známky,…
Po uplynutí této doby musíme s dokumenty nějakým způsobem naložit. Skartace je proces/odborné posouzení dokumentů, při kterém jsou vyřazovány dokumenty pro činnost podnikatelského subjektu nadále nepotřebné.
 
Dokumenty by měly být nejprve rozděleny do tří skupin a označeny příslušným skartačním znakem:
  • „A“ (archiv) – dokument s trvalou hodnotou
  • „V“ (výběr) – dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty „A“ nebo „S“
  • „S“ (stoupa/skart) – dokument bez trvalé hodnoty, který bude po ukončení skartačního řízení fyzicky zničen
Za příslušné písmeno se pak uvede číslice udávající počet roků skartační lhůty. Například značka S3 znamená – skartovat za tři roky, značka V3 – po třech letech rozhodnout, jestli dát do skartu nebo do archivu, A5 – dát do archivu k trvalému uložení za pět let.
 
Zničení se provede takovým způsobem, že dojde ke znehodnocení znemožňující rekonstrukci a identifikaci obsahu dokumentu.
 
O archivaci a skartaci se také musí postarat:
  • likvidátor,
  • správce konkursní podstaty nebo
  • právní nástupce firmy.
Zpracování, archivace a skartace dokumentů je nutná v případě ukončení činnosti firmy. Likvidace společnosti nemůže být ukončena a společnost nebude vymazána z obchodního rejstříku, pokud likvidátor nepředloží rejstříkovému soudu k samotnému návrhu na výmaz také potvrzení územně příslušného státního oblastního archivu, že s ním bylo projednáno zabezpečení archivu a dokumentů zanikající společnosti.
 
Fyzickou likvidaci dokumentů může provést samotná účetní jednotka. Při větším objemu dokumentů je vhodné využít služeb specializovaných firem, které zajistí jak manipulaci s dokumenty, tak jejich odvoz a odborné znehodnocení včetně garance ochrany před neodbornou a neoprávněnou manipulací s dokumenty. Řada dokumentů totiž obsahuje citlivá data, jako know-how firmy, osobní údaje zaměstnanců nebo údaje o klientech. Specializované firmy zajišťují jak jednorázovou, tak pravidelnou skartaci.
 
Kromě klasických dokumentů v papírové podobě se skartují také dokumenty na CD, DVD nebo jiných nosičích, již neplatná nebo opotřebovaná razítka, případně fotodokumentace či filmové a zvukové záznamy.

Kdo má povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií?

Výběr archiválií provádí archiv podle své působnosti.

Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají (dle § 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě):
  • organizační složky státu,
  • ozbrojené síly,
  • bezpečnostní sbory,
  • státní příspěvkové organizace,
  • státní podniky,
  • územní samosprávné celky,
  • organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,
  • právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,
  • vysoké školy,
  • školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování,
  • zdravotní pojišťovny,
  • veřejné výzkumné instituce,
  • právnické osoby zřízené zákonem.

Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají za podmínek stanovených zákonem o archivnictví a spisové službě také:
  • obchodní společnosti a družstva (s výjimkou bytových družstev), pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,
  • politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy a obecně prospěšné společnosti,
  • notáři, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.

Související článek:
Jak dlouho musíte archivovat firemní dokumenty?


Chcete mít zákony v aktuálním znění pohromadě a na jednom místě? Zkuste WINLEX - právní systém obsahující většinu platné české legislativy od roku 1945 ze všech oblastí práva.
Vytisknout článek Odeslat článek mailem

Diskuse k článku

Ivana Rojková
14. 5. 2018 20:52:17
Jak dlouho musí firma s.r.o. uchovat dokumentaci z provozu, který už neexistuje, protože se začalo vyrábět něco jiného?
Hlášení závadného obsahu

Tom
27. 3. 2018 11:21:05
Dobrý den,
pracuji ve škole a rád bych se zeptal, zda někdo tušíte, jaká je skartační doba realizovaných výběrových řízení? Pokud možno i s odkazem na případnou směrnici, či zákon...
Díky za případnou odpověď
Hlášení závadného obsahu

Lenka
29. 12. 2015 7:52:30
Dobrý den, pracuji na základní škole a dělám tady velkou očistu. Chtěla jsem se zeptat, zda mohu vyřadit a skartovat smlouvy starší 10 let, co už nemají platnost. Namísto nich byly podepsány nové aktuálnější smlouvy, které samozřejmě uchovám. Jedná se konkrétně o energetiku - smlouvy na odběr vody, elektrika a jim podobné. Předem Vám moc děkuji za odpověď. Lenka
Hlášení závadného obsahu

ell
11. 8. 2015 13:49:25
skartace
Hlášení závadného obsahu

Alena
22. 10. 2014 19:29:29
Jak dlouho je třeba uchovávat běžnou emailovou nebo dopisovou korespondenci mezi členy BD. Domnívám se, že je to třeba do vyřízení žádosti,, či zodpovězení event. dotazů. Pakk je možno skartovat?
Hlášení závadného obsahu

Přidat nový příspěvek do diskuse

Přihlásit k odběru

img_cancelvykricnik



 
 
Security code 
 

Rychlé zprávy

Flexibilní novela zákoníku práce

16. 4. 2024 | Ministerstvo práce a sociálních věcí představilo novelu zákoníku práce s cílem zvýšit flexibilitu pracovních vztahů a posílit konkurenceschopnost zaměstnavatelů. Změny zahrnují podporu rodičů malých dětí, nová pravidla pro výpovědi a možnosti organizace pracovní doby. Další inovace zahrnují zkrácení výpovědní doby a možnost zaměstnancům vykonávat práci v jiné měně. Novela reaguje na potřeby trhu práce a podněty z jednání s odborníky a zástupci zaměstnavatelů a zaměstnanců.


Dřívější zprávy

Užitečné informace



Firmy v Pohodě
 
KRAJAN
Radost z jídla. Výroba hotových teplých a chlazených jídel.
www.krajan.cz

Develox s.r.o.
Tvoříme webové stránky, e-shopy, aplikace. Děláme kvalitní SEO.
www.develox.cz

Kurzovní lístek

25,23 Kč
-0,005 Kč
23,71 Kč
0,001 Kč

Více
Zdroj: ČNB, 17.04.2024

Ze života daňového poradce


Přihlášení k odběru newsletteru

Doporučujeme