Převod daňových dokladů

Daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické i z elektronické do listinné (viz § 35a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty), pokud je zaručena věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost obsahu daňového dokladu a jeho čitelnost.
 
Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do jiné nové formy (dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví). Tímto převodem vzniká nový účetní záznam. V uvedeném případě je účetní jednotka povinna zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě.

Praktické postupy při převodu dokladů

Z výše uvedeného můžeme vyvodit, že pojem účetního záznamu je poněkud širší než pojem daňového dokladu z pohledu zákona o DPH. Veškeré vlastnosti požadované u daňového dokladu musí být na daňový doklad aplikovány plně, jako na celek a v každém ohledu.
 
Oproti tomu účetní záznamy mohou být zachyceny v podobě elektronické nebo listinné, případně v jejich kombinaci, neboť zákon toto nezakazuje. Může tedy existovat například dodací list v listinné podobě s ručním podpisem, potvrzující pohyb zboží mezi daňovými subjekty, zatímco doklad o daňovém aspektu stejné transakce (tedy daňový doklad) může být vystaven a předán v plně elektronické podobě přímo do účetnictví druhé strany.

Převod daňových dokladů z elektronické do listinné podoby

Daňový doklad byl vystaven a předán v elektronické podobě, v cíli byl však zpracován jako doklad listinný. V takovém případě musí být převod z elektronické podoby do listinné proveden buď autorizovanou konverzí (například Czech Point), nebo musí být obsah elektronické podoby daňového dokladu před konverzí reprodukovatelný (včetně zabezpečení) po celou dobu životnosti dokumentu.
 
To v podstatě znamená uchovávat elektronickou podobu přijatého daňového dokladu postupem výše uvedeným. Pokud by totiž nebyla provedena autorizované konverze, nelze jinak zajistit daňový doklad proti antidatování či jiné úpravě.
 
To neplatí v případě, pokud je možno za pomoci auditní stopy spolehlivě prokázat věrohodnost původu a neporušenost obsahu „vytištěného“ daňového dokladu, doručeného v elektronické podobě.

Převod daňových dokladů z listinné do elektronické podoby

Pokud převod z listinné do elektronické podoby provádí vystavitel písemnosti, pak stačí, když elektronickou variantu zabezpečí platným uznávaným elektronickým podpisem či odešle datovou schránkou. V podstatě se pak na elektronickou verzi bude pohlížet stejně, jak je uvedeno výše.
 
V případě, že elektronickou verzi předá (odešle) bez využití prostředků elektronického zabezpečení, nebude tento elektronický dokument splňovat požadavky na průkaznost obsahu a původu, pokud nebude doložena tato průkaznost jinak.
 
V případě konverze daňových dokladů z listinné do elektronické podoby příjemcem plnění je možno věrohodnost původu a neporušenost obsahu při konverzi prokázat například konverzí dokumentu autorizovaným pracovištěm, jako je například Czech Point České pošty či obdobně jako v běžných případech dostatečnou auditní stopou a vazbou konvertovaného daňového dokladu na další dokumenty (smlouva, objednávka, příjemka apod.).
 
Převod daňových dokladů z listinné do elektronické formy je možný také pro doklady vystavené před datem účinnosti novely zákona o DPH (před 1. lednem 2013).