Možné způsoby zajištění věrohodnosti, neporušenosti a čitelnosti daňového dokladu v listinné podobě

Věrohodnost původu daňového dokladu v listinné podobě je možné zajistit například tím, že je takovýto daňový doklad prokazatelně opatřen určitými neměnnými identifikátory (razítka, hlavičkový papír, vodoznaky aj., které používá dodavatel), popř. vlastnoručním podpisem apod.

Zajištění neporušenosti obsahu daňového dokladu

U listinných podob je nutné posoudit, zda analogový nosič informace (zpravidla papír), na kterém je daňový doklad vytištěn, splňuje podmínku neporušenosti obsahu po celou dobu jeho životnosti (tj. od vytištění až po uplynutí lhůty pro uchovávání daňového dokladu).
 
U daňového dokladu musí být zajištěna neporušenost jeho obsahu, ke změně formy dokladu, při zachování stejného obsahu, však dojít může. Je zřejmé, že pro zajištění neporušenosti daňového dokladu v listinné podobě, pokud se jedná například o tzv. „termoúčtenky“, samopropisovací papíry, doklady vytištěné barevnými inkousty apod. bude nutné převést takovýto doklad do jiné formy, která neporušenost obsahu daňového dokladu zajistí.
 
Může se jednat například o převod z podoby listinné do elektronické, popřípadě z listinné do elektronické a zpět do listinné. Může jít také o okopírování či jiný dodatečný postup u takového dokladu, u kterého nemusí být zaručena jeho čitelnost po celou dobu jeho „životnosti“, tj. od doby jeho vystavení až po ukončení lhůty pro jeho uchovávání (např. již zmíněné termotisky, které jsou takto samy o sobě z pohledu vyžadovaných vlastností daňových dokladů zcela nevyhovující).

Zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu daňových dokladů prostřednictvím kontrolních mechanismů (§ 34 odst. 3 ZDPH)

Věrohodnost původu daňového dokladu a neporušenost jeho obsahu lze zajistit prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů, které vytvářejí spolehlivou auditní stopu mezi daňovým dokladem a daným plněním. Daňový doklad nelze považovat za nezávislý samostatný dokument, váže se k němu celá řada dalších dokladů či záznamů (např. objednávky, potvrzené příjemky zboží, bankovní výpisy apod.).
 
Auditní stopou se nemyslí stopa technologická. Tento pojem je chápán jako tok všech souvisejících dokladů a okolností od zahájení transakce (včetně zdrojových dokladů, jako je např. objednávka) až po dokončení transakce (to je např. posledním záznamem v účetní uzávěrce), přičemž vždy musí být zajištěna provázanost mezi všemi různými doklady a kroky v tomto procesu.
 
Prověřování spolehlivosti auditní stopy bude tedy zahrnovat kontrolu zdrojových dokladů, kontrolu jejich zpracování v průběhu transakce a kontrolu odkazů na spojení mezi těmito doklady a souvisejícími okolnostmi. Podle Evropské komise lze kontrolní mechanismus označit za spolehlivý jen tehdy, pokud vazby mezi daňovými doklady a průběhem transakce je snadné vysledovat i při dostatečně detailní vazbě všech dokladů, např. ze tří stran (bankovní výpisy, doklady od zákazníka a doklady od dodavatele).
 
Pro účely DPH by měla kontrola mechanismů procesů poskytovat ověřitelnou vazbu mezi daňovým dokladem a dodáním zboží nebo poskytnutím služby a zároveň poskytnout důkazy, že k dodání zboží nebo poskytnutí služby skutečně došlo. Prostředky, kterými daňový subjekt může prokázat souvislost mezi daňovým dokladem a dodáním zboží nebo poskytnutím služeb, jsou ponechány zcela na vůli daňového subjektu.
 
Kontrolní mechanismy procesů by měly odpovídat velikosti daňového subjektu, jeho předmětu činnosti, počtu a hodnotě plnění, počtu a typu obchodních partnerů, popř. i dalším faktorům.
 
Příklady auditní stopy:

• daňový doklad veden v účetnictví jako průkazný účetní záznam, na daňový doklad navazují související dokumenty (podklady, doklady, smlouvy, objednávky, přepravní doklad, potvrzení o platbě…)

• dodavatel (poskytovatel) – daňový doklad páruje například s objednávkou, přepravními doklady, s potvrzením o přijetí platby apod.

• pořizovatel (příjemce) – daňový doklad páruje například se schválenou objednávkou, dodacím listem, avízem o provedené platbě apod.

V praxi se kontrola auditní stopy většinou překrývá s dokazováním nároku na odpočet daně.

Zajištění čitelnosti daňového dokladu

Daňový doklad by měl být zobrazitelný tak, aby byl veškerý obsah týkající se povinných náležitostí daňového dokladu s ohledem na zákon o DPH jasně čitelný, například na papíře nebo na obrazovce, bez nutnosti podrobného zkoumání nebo výkladu. Je na vůli daňového subjektu, jaké prostředky si pro zachování čitelnosti obsahu daňového dokladu zvolí.
 
V případě daňových dokladů v listinné podobě je třeba zajistit jejich čitelnost po celou dobu jejich životnosti, tj. o doby jejich vystavení až do doby ukončení jejich uchovávání.

Související články:
Zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti daňových dokladů
Možné způsoby zajištění věrohodnosti, neporušenosti a čitelnosti daňového dokladu v elektronické podobě