Jak poznat, že firma vede účetnictví špatně – a co s tím

Proč je důležité chyby poznat včas

Špatně vedené účetnictví není jen administrativní problém. Může znamenat nesprávně vypočtenou daň z příjmů, chybějící nebo nesprávně podané přiznání k DPH nebo nepřesné výkazy. Pokud převezmete agendu, ve které někdo před vámi dělal systematické chyby, a vy je neodhalíte, můžete je nechtěně opakovat a problém se pak hůře vysvětluje i opravuje.

Signál č. 1: Nesouhlasící zůstatky účtů s realitou

První věc, kterou si při přebírání agendy nebo kontrole ověřte, je shoda účetních zůstatků se skutečností. Konkrétně:

• stav pokladny v účetnictví versus fyzický stav pokladny – pokud se nerovnají, něco je špatně,
• stav bankovního účtu v účetnictví versus výpis z banky ke stejnému datu – každý rozdíl musí mít vysvětlení a
• zůstatky pohledávek a závazků – měli byste mít k dispozici jejich ověření vůči odběratelům a dodavatelům.

Nesouhlasící zůstatky jsou jasným signálem, že někde při zpracování dokladů došlo k chybě. Může jít o překlep, chybějící doklad nebo systematicky nesprávný postup.

Signál č. 2: Chybějící nebo neúplná dokladová evidence

Účetnictví musí být průhledné a průhlednost začíná u dokladů. Pokud při přebírání agendy narazíte na některý z následujících problémů, je to vážný signál:

• K zaúčtovaným pohybům na bankovním účtu nebo v pokladně chybějí doklady.
• Faktury jsou zaúčtované, ale není jasné, zda byly skutečně uhrazeny, chybí párování plateb.
• Interní doklady (odpisy, kurzové rozdíly, opravné položky) zcela chybějí nebo jsou zaúčtované bez podkladů.

Chybějící doklady nejsou jen projevem nepořádnosti, mohou způsobit problémy při daňové kontrole. Správce daně může nároky bez odpovídajících dokladů zpochybnit.

Signál č. 3: Podezřelé nebo opakující se záznamy

• Stejná faktura zaúčtovaná dvakrát (duplicita).
• Pravidelné zaokrouhlování částek. Například vždy přesně 1 000 Kč tam, kde by měla být konkrétní částka podle dokladu.
• Položky zaúčtované na účty, kam věcně nepatří. Například náklady zaúčtované jako pohledávky nebo naopak.
• Velké částky zaúčtované na účet 395 (Vnitřní zúčtování) bez vysvětlení. Tento účet by měl být na konci období nulový.

Opakující se vzorce jsou obzvlášť důležité. Jedna chyba může být omyl. Stejný typ chyby každý měsíc je signálem problému.

Signál č. 4: Neprovedená nebo chybná inventarizace

Inventarizace je povinnou součástí účetnictví a provádí se zpravidla k datu sestavení účetní závěrky. Pokud převezmete agendu a zjistíte, že inventarizace nikdy nebyla provedena nebo že o ní neexistují žádné záznamy, jde o závažný nedostatek.

Co kontrolovat:

• Existují inventurní soupisy k pohledávkám, závazkům, majetku a hotovosti?
• Shoduje se inventarizovaný stav se stavem v účetnictví?

Signál č. 5: Nesouhlasící nebo neupravené účetní výkazy

Rozvaha a výkaz zisku a ztráty jsou účetní výkazy, které musí odpovídat stavu v účetnictví. Pokud narazíte na některou z těchto situací, je to signál chyby:

• Rozvaha se nerovná. Strana aktiv neodpovídá straně pasiv.
• Výsledovka ukazuje jiný výsledek hospodaření, než jakého firma skutečně dosáhla.

Nesouhlasící rozvaha je zpravidla důsledkem chyby v účetnictví. Pokud rozvaha nesouhlasí, je potřeba hledat příčinu v zaúčtovaných dokladech a účetních zápisech.

Co dělat, když chyby najdete

Prvním krokem je v klidu posoudit rozsah problému. Je rozdíl mezi několika chybami v číselné řadě a systémovými chybami, které ovlivnily daňové povinnosti za více let. Podle toho se odvíjí i další postup.

Drobné chyby bez daňového dopadu

Překlepy, špatně zaúčtované drobné položky nebo chybějící interní doklady k běžným operacím. Tyto chyby lze často opravit v aktuálním období. Vystavte storno nebo opravný doklad, doplňte chybějící podklad a zaznamenejte si, co bylo opraveno a proč. Mějte vše dobře zdokumentováno pro případ, že by se některý z opravovaných dokladů dostal při kontrole pod drobnohled.

Chyby s dopadem na daňové povinnosti

Pokud zjistíte, že chyby ovlivnily základ daně, ať už směrem nahoru, nebo dolů, je potřeba posoudit, zda je nutné podat dodatečné daňové přiznání. Doporučujeme v takovém případě spolupracovat s daňovým poradcem, který posoudí správný postup a pomůže s komunikací se správcem daně.

Systémové chyby a chybějící doklady ve velkém rozsahu

Pokud je rozsah chyb velký a zasahuje do více účetních období, zvažují některé účetní jednotky kompletní rekonstrukci účetnictví. Jde o náročný proces, který vyžaduje dohledání všech dostupných podkladů, doložení skutečných pohybů a opravu výkazů. V takových situacích je odborná pomoc daňového poradce nebo auditora nezbytná.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Malá Sova s.r.o.