Automatizujte finance: 4 vychytávky pro banku a pokladnu

Vybrali jsme 4 vychytávky, díky kterým můžete zrychlit zpracování banky, pokladny i dalších finančních operací.

1. Načtení bankovního pohybu a automatická likvidace dokladů

Načíst bankovní výpis, dohledat správný doklad a označit ho jako uhrazený? To všechno může POHODA zvládnout automaticky. Stačí nastavit komunikaci s bankou a pravidla pro párování plateb. Po načtení bankovního výpisu program podle těchto pravidel vyhledá odpovídající doklady a provede jejich automatickou likvidaci. POHODA podporuje stahování výpisů i odesílání příkazů k úhradě u řady bank a poradí si s tuzemskými i cizoměnovými účty.

Co vám automatické párování přinese?

• méně ruční práce při zpracování bankovních výpisů,
• rychlejší párování plateb s doklady,
• lepší přehled o uhrazených i neuhrazených dokladech.

Jak to funguje?

1. Nastavíte komunikaci s bankou a pravidla párování plateb v agendě Nastavení/Homebanking/Homebanking.

2. Načtete bankovní výpis do agendy Banka přes hlavní nabídku Záznam/Operace/Načtení výpisů.

3. Program podle nastavených pravidel vyhledá odpovídající doklady a automaticky provede jejich likvidaci.

Tip: Pravidelně kontrolujte nepárované položky. Snadno tak odhalíte případné nesrovnalosti nebo platby, které program nedokázal automaticky přiřadit. Více si přečtěte přímo u vychytávky zde.

2. Načítání kurzových lístků

Pracujete s doklady v cizích měnách? Pak se vám může hodit automatické načítání kurzů České národní banky. Nemusíte tak kurzy vyhledávat a aktualizovat ručně a můžete rovnou pracovat s aktuálními hodnotami.

Co vám automatické načítání kurzů přinese?

• aktuální kurzy bez ruční aktualizace,
• méně práce při zpracování dokladů v cizích měnách,
• spolehlivější podklady pro výpočty a účtování.

Jak to funguje?

1. V agendě Nastavení/Globální nastavení sekce Cizí zatrhněte u Pohledávek a Závazků účtovat denním kurzem.

2. Poté zaškrtnete volbu Automaticky načítat kurzy.

3. Při každém otevření účetní jednotky program POHODA stáhne aktuální kurzy z ČNB do agendy Nastavení/Seznamy/Kurzový lístek.

Tip: ČNB zveřejňuje kurzovní lístek pouze v pracovní dny. Pokud tedy s Pohodou pracujete například o víkendu, nemusí být k dispozici kurz z aktuálního dne. Více si přečtěte přímo u vychytávky zde.

3. Automatické vytvoření pokladního dokladu při uložení hotovostní faktury

Vystavujete faktury hrazené v hotovosti? I tady si můžete ušetřit několik kliknutí. V Pohodě lze nastavit automatické vytvoření pokladního dokladu při uložení hotovostní faktury.

Jak to funguje?

1. V agendě Nastavení/Uživatelské nastavení v sekci Faktury vydané, resp. Faktury přijaté zatrhnete volbu Po uložení hotovostní faktury vytvořit pokladní doklad.

2. Při uložení hotovostní faktury program POHODA automaticky vytvoří pokladní doklad v agendě Pokladna.

3. Nastavení si můžete upravit pro každou účetní jednotku zvlášť.

Co tím získáte?

• automatické propojení faktury s pokladním dokladem,
• méně ruční administrativy,
• přehlednější evidenci hotovostních plateb,
• menší riziko, že na vytvoření pokladního dokladu zapomenete.

Tip: Nastavení je možné upravit pro každou účetní jednotku zvlášť. Pokud hotovostní platby používáte jen v některé z nich, nemusíte funkci zapínat všude. Více si přečtěte přímo u vychytávky zde.

4. Založení majetku při zápisu faktury dle použité předkontace

Pořizujete nový dlouhodobý majetek? I jeho založení může být díky správnému zaúčtování rychlejší. Pokud vytvoříte přijatou fakturu se zaúčtováním na 042 / 321, POHODA po jejím uložení nabídne možnost vytvořit záznam v agendě Dlouhodobý majetek. Záznam se přitom předvyplní údaji z faktury a vy už jen doplníte potřebné informace.

Co tím získáte?

• rychlejší založení majetku,
• méně ručního přepisování údajů,
• nižší riziko chyb,
• jednodušší evidenci pořizovaného majetku a investic.

Jak to funguje?

1. V agendě Přijaté faktury vystavíte přijatou fakturu se zaúčtováním na účet 042 / 321.

2. Po uložení dokladu POHODA nabídne možnost vytvořit záznam v agendě Dlouhodobý majetek.

V agendě Dlouhodobý majetek si pak doplníte všechny potřebné detaily.

Tip: Funkci využijete pokaždé, když pořizujete nový majetek. Údaje z faktury tak můžete využít jako základ pro jeho evidenci a udržet informace konzistentní napříč účetnictvím. Více si přečtěte přímo u vychytávky zde.

Méně rutiny, více času na důležitější práci

Automatizace nemusí znamenat složité nastavování nebo velké změny v každodenní práci. Často stačí využít funkce, které už máte v Pohodě k dispozici. Automatické párování bankovních plateb, načítání kurzů, vytváření pokladních dokladů nebo založení majetku z faktury vám mohou ušetřit řadu opakovaných úkonů. A právě ty se v průběhu roku mohou nasčítat do desítek hodin práce.

Zajímá vás více? Přečtěte si další vychytávky