Co pohlídat při přebírání účetnictví

Návaznost účetnictví a základní kontrola salda

První věc, kterou je vhodné při převzetí zkontrolovat, je návaznost účetnictví. To znamená, zda jednotlivá období na sebe logicky navazují a zda jsou základní salda v pořádku.

V praxi se často ukáže, že některé položky nejsou dořešené, chybí vysvětlení rozdílů nebo nejsou uzavřené některé účty. Typicky se jedná o pohledávky a závazky, které „visí“ v evidenci, ale není jasné, jestli jsou skutečně neuhrazené, nebo jen špatně spárované.

Pokud se tyto věci nezkontrolují hned na začátku, jejich dohledávání zpětně je pak mnohem složitější a časově náročnější.

Stav DPH a kontrolního hlášení

Další důležitou oblastí je DPH a kontrolní hlášení. Je potřeba si ověřit, zda jsou všechna přiznání podaná a zda odpovídají účetnictví.

Může se stát, že chyba vznikla už dříve, nikdo ji neopravil a nové účetní se bude těžko zjišťovat, odkud nesoulad pramení.

Proto se vyplatí udělat si hned na začátku základní kontrolu – projít si alespoň přehledně jednotlivá přiznání a vazby na účetnictví, aby bylo jasné, že je vše v pořádku.

Kompletnost dokladů

Dalším bodem ke kontrole je způsob, jakým jsou archivovány/evidovány daňové doklady a jestli k nim budeme mít zpětně přístup. Protože se velmi často stává, že se účetní musí “vracet” k dokladům účtovaným v minulosti, ověřit si situaci, podívat se tedy na ten doklad fyzicky. 

Pokud by nová účetní k dokladům neměla přístup, mohlo by to komplikovat nejen účtování dokladů nových, ale i případnou kontrolu.

Způsob účtování a logika předchozí účetní

Každá účetní má svůj způsob práce, což je při převzetí velmi viditelné. Proto je dobré si projít, jak byly jednotlivé operace účtované a jaká byla logika práce. Nejde jen o to zkontrolovat správnost, ale hlavně pochopit, jak byl systém nastavený.

Bez tohoto pochopení může být navazující práce zbytečně složitá, protože člověk vlastně neví, na co navazuje.

Forma předání a práce se systémem

Jedna z věcí, která může práci výrazně ulehčit (nebo naopak zkomplikovat), je forma, v jaké je účetnictví předáno.

Ideální je situace, kdy je možné data rovnou převzít a importovat do účetního programu, například do programu POHODA. V takovém případě odpadá velká část ruční práce a zároveň se minimalizuje riziko chyb při přepisování.

V praxi se ale často stává, že účetnictví je předané jen ve formě PDF sestav, Excelů nebo různých přehledů bez návaznosti na systém. To znamená, že si účetní musí řadu věcí znovu dohledávat, kontrolovat a někdy i znovu zadávat.

Proto je dobré si hned na začátku ověřit:

• v jakém programu bylo účetnictví vedeno,
• zda je možné získat zálohu dat,
• případně v jaké formě budou data předána.

Pokud to jde, vyplatí se trvat na předání dat tak, aby byla co nejlépe využitelná pro další práci.

Jak si převzetí účetnictví ulehčit

Velmi pomáhá, když si účetní na začátku nastaví jasný postup.

Nejprve si udělat základní kontrolu účetnictví jako celku a až potom řešit jednotlivé detaily. Dobrý krok je také sepsat si hned na začátku oblasti, které nejsou jasné, a postupně je chtít před kompletním předáním dořešit.

V praxi se také osvědčilo:

• nespoléhat na to, že „to nějak bude navazovat“,
• vracet se do předchozích období, pokud něco nesedí,
• nastavit si hned od začátku vlastní systém práce (členění dokladů, poznámky, kontrolní body).

Čím více času se věnuje začátku, tím méně problémů vzniká později.

Přebírání účetnictví je vždy kombinace kontroly, pochopení a postupného nastavení vlastního systému práce.

Pokud je účetnictví vedeno systematicky a data jsou dobře předaná, je převzetí výrazně jednodušší. Pokud tomu tak není, je potřeba počítat s tím, že začátek bude náročnější – ale o to důležitější je nepodcenit první kroky.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Malá Sova s.r.o.