Účetní a datová uzávěrka v programu POHODA

Program POHODA vás všemi procesy při účetní a datové uzávěrce provede, ale je důležité znát jejich význam a správné pořadí. V tomto článku shrnujeme hlavní kroky uzávěrky a vysvětlujeme, proč se jednotlivé operace provádějí.

1. Účtování na přelomu období: práce ve „dvou“ letech současně

V praxi se často stává, že účetní ještě doplňuje doklady do končícího roku, ale zároveň už potřebuje vystavovat faktury nebo účtovat bankovní výpisy v roce novém. Právě pro tuto situaci slouží funkce Účtování na přelomu období.

Tato volba umožňuje:

• zadávat doklady do nového účetního roku,
• aniž by bylo nutné uzavřít rok předchozí,
• a zároveň zachovat správné návaznosti účetních dat.

Funkci najdete přes hlavní nabídku Účetnictví → Uzávěrka → Účtování na přelomu období.

2. Uzávěrka kurzových rozdílů: správné přecenění cizích měn

Pokud firma pracuje s cizími měnami, je uzávěrka kurzových rozdílů neoddělitelnou součástí účetního závěru. K rozvahovému dni (nejčastěji 31. 12.) je nutné přepočítat:

• neuhrazené pohledávky a závazky,
• bankovní účty v cizí měně,
• valutové pokladny.
• opravné položky v cizí měně

POHODA tento proces automatizuje.  Pro neuhrazené pohledávky a závazky se vytvoří  interní doklady, které zaúčtují vzniklé kurzové rozdíly do nákladů nebo výnosů. Výsledkem je účetnictví, které odpovídá reálné hodnotě majetku a závazků ke konci roku.

Funkci najdete přes hlavní nabídku Účetnictví → Uzávěrka → Uzávěrka kurzových rozdílů. Před provedením této operace je zapotřebí mít zadaný uzávěrkový kurz v agendě Kurzový lístek.

3. Časové rozlišení: náklady a výnosy patří tam, kam náleží

Jedním ze základních principů účetnictví je věcná a časová souvislost. To znamená, že náklady a výnosy musí být zaúčtovány do období, se kterým skutečně souvisejí – bez ohledu na to, kdy byly uhrazeny.

V Pohodě můžete časové rozlišení řešit:

• přímo v agendě Časové rozlišení,
• nebo pomocí interních dokladů.

Typickým příkladem jsou nájemné, energie, servisní služby nebo předplacené služby. Správně provedené časové rozlišení má zásadní vliv na výsledek hospodaření i daňový základ.

4. Kontroly před uzávěrkou: klíč ke klidnému uzavření roku

Než přistoupíte k samotné účetní uzávěrce, je důležité věnovat čas kontrolám. Ty vám pomohou odhalit chyby, které by se po uzavření roku opravovaly jen obtížně.

Doporučené kontroly zahrnují:

• kontrolu nezaúčtovaných dokladů a chybějících předkontací,
• obratovou předvahu, kde musí souhlasit strany MD a DAL,
• návaznost rozvahových účtů,
• kontrolu bankovních účtů a pokladen dle skutečných zůstatků,
• kontrolu skladů, zejména při účtování zásob způsobem A.

Tyto kroky výrazně snižují riziko chyb v účetní závěrce i při následné kontrole.

5. Účetní uzávěrka: uzavření účtů a výsledku hospodaření

Samotná účetní uzávěrka se provádí v nabídce Účetnictví → Uzávěrka → Účetní uzávěrka. Program při ní:

• uzavře nákladové a výnosové účty na účet 710,
• rozvahové účty převede na závěrkový účet 702,
• vytvoří potřebné účetní zápisy automaticky.

Výhodou v programu POHODA je, že účetní uzávěrku lze v případě potřeby zrušit a znovu provést, například pokud po kontrole zjistíte chybu v dokladech.

6. Datová uzávěrka: definitivní přechod do nového roku

Datová uzávěrka představuje poslední krok celého procesu. Její provedení:

• vytvoří novou účetní jednotku pro další rok,
• převede počáteční stavy rozvahových účtů,
• přenese potřebná data (banky, pokladny, adresář).

 Datová uzávěrka je nevratná operace, proto je nutné před jejím spuštěním provést zálohu dat.

Oficiální a vždy aktuální postup najdete na webu Stormware – Návod na ukončení účetního období a účetní uzávěrku.

Shrnutí

Ukončení účetního období v Pohodě není jednorázový klik, ale promyšlený proces, který zahrnuje:

• přípravu a práci na přelomu období,
• uzávěrky kurzových rozdílů a časové rozlišení,
• důkladné kontroly,
• účetní i datovou uzávěrku.

Související videonávody naleznete zde.