Účtování benefitů zaměstnanců

Benefity zaměstnanců patří do kategorie osobních nákladů, pro které mají české účetní předpisy pro podnikatele rezervovánu účtovou skupinu 52. Samotné označení účtu není až tak podstatné jako spíše to, aby byly osobní náklady správně vykázány i na správném řádku výkazu zisku a ztráty – tam je pro takové náklady rezervován řádek D. Osobní náklady. Podrobnější členění pak ještě vymezují české účetní standardy takto:

• D.1. Mzdové náklady,
• D.2. Náklady na sociální zabezpečení, zdravotní pojištění a ostatní náklady,
• D.2.1. Náklady na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění,
• D.2.2. Ostatní náklady.

Když jsem se nyní zmínila o českých účetních standardech, mohu zde i ocitovat, co se zaúčtuje na příslušných účtech účtové skupiny 52 – Osobní náklady. Český účetní standard pro podnikatele č. 019 Náklady a výnosy ve svém odstavci 3.4. uvádí, že se do této účtové skupiny „zaúčtují veškeré požitky zaměstnanců včetně příjmů společníků obchodní korporace ze závislé činnosti“.

Za požitky si můžeme u zaměstnanců představit mzdu (vč. naturální) nebo právě benefity, které zaměstnavatel nabízí a zaměstnanci využijí. Samotné zaúčtování by pak bylo vlastně jednoduché – pro benefity je nutné vyčlenit takový účet, který bude následně vykázán na řádku D.2.2. Ostatní náklady ve Výkazu zisku a ztráty. Z historického pohledu, když ještě české účetní předpisy nařizovaly řídit se směrnou účtovou osnovou, se pro účtování benefitů používalo jejich zaúčtování na účet 527 – Zákonné sociální náklady, a 528 – Ostatní sociální náklady. Rozdíl spočíval v tom, že účet 527 zachycoval náklady daňově uznatelné pro daň z příjmů, zatímco účet 528 byl určen pro daňově neúčinné náklady.

Právě členění účtů na daňově účinné a neúčinné by mělo být základním prvkem rozdělení analytických účtů, které se používají pro účtování benefitů zaměstnanců. Dále může být použito ještě podrobnější členění např. podle kategorií jednotlivých benefitů, které zaměstnavatel nabízí. V tomto ohledu není účetní jednotka nikterak limitována nebo omezována. Nicméně daňové hledisko při členění účtů by mělo být dodrženo vždy, aby pak bylo možné z obratové předvahy relativně jednoduše vybrat daňové či nedaňové náklady při sestavení daňového přiznání k dani z příjmů.

Pokud máme správně nastavené účty pro všechny benefity, které zaměstnavatel nabízí a které jsou podstatné nejen pro daňové účely, ale např. i pro interní reporting v rámci účetní jednotky, nezbývá než vyřešit, kam se jednotlivé benefity mají zaúčtovat. Skupiny nepeněžních benefitů se v roce 2024 rozdělily v podstatě do 4 kategorií, které ovlivní následné účtování (použijeme účty 527 pro daňově účinné náklady a 528 pro daňově neúčinné náklady z pohledu zaměstnavatele):

• Tyto náklady budou účtovány na účet 527 vždy

• Tyto náklady budou účtovány na účet 528 vždy

• Tyto náklady budou účtovány na účet 528 vždy

• Tyto náklady budou účtovány na účet 528 do dovršení stanovené hranice, při překročení musí u jednotlivých zaměstnanců dojít ke zdanění (i odvodu pojištění) nepeněžního příjmu, čímž se náklady pro zaměstnavatele stanou daňově uznatelnými, a může se tedy pro jejich účtování použít účet 527

K rozčlenění benefitů musí sloužit podrobná evidence z agendy při zpracování mezd, což podporuje i fakt, že jakékoli peněžní i nepeněžní benefity by měly být součástí mzdového listu každého zaměstnance. Programy pro agendu mzdového účetnictví by tedy měly umět poskytovat podrobné členění osobních nákladů celé firmy tak, aby následně finanční účetnictví jednotlivé kategorie benefitů správně rozčlenilo. U výše popsané čtvrté kategorie totiž nebude stačit jen slovní vymezení benefitu, ale musí být patrné, zda je to benefit do limitu či nad limit stanovený pro příslušný kalendářní rok – rozdíl způsobuje nejen ve zdanění (i odvodu pojištění) u zaměstnance, ale i rozdíl v daňových/nedaňových nákladech firmy.

Mzdové listy je možné v programu POHODA vytisknout v agendě Mzdy / Personalistika. Nejprve proveďte výběr zaměstnanců a poté otevřete tiskové sestavy. Označte sestavu Mzdový list a před náhledem vyberte období v polích Od měsíce a Do měsíce. Přejete-li si vytisknout sestavu pro všechny vybrané zaměstnance, zvolíte možnost Vytisknout vše, resp. Exportovat vše do PDF.

Příklady benefitů a jejich účtování v roce 2024 (hranice pro nepeněžní plnění a jejich zdanění u zaměstnance činí 21 983,50 Kč v souhrnu za jakýkoli nepeněžní benefit)

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Finservis s.r.o.