Skutečná příčina problému – Metoda 5x proč

Technika 5x proč pracuje s otázkami „Proč?“, „Jak se to stalo?“, „Jak se to vůbec mohlo stát?“, neboť tyto otázky si klademe, když vznikne problém. Když s těmito otázkami, hlavně s otázkou „Proč?“ pracujeme chytře, mohou nám dobře posloužit.

Tato úsměvná situace vám může být povědomá:

„Tatínku“, ptá se Jiřík, „proč se střídají roční období?“
„To ti, chlapče, nevím,“ odpovídá tatínek.
„A tati, proč je nebe modré?“
„Hm, to netuším.“
„A tati, proč je pět a pět zrovna deset?“
„No, to nevím.“
„A tati, nevadí ti, že se tě pořád na něco ptám?“
„Vůbec ne, synku, ptej se, jinak se nic nedozvíš.“

Metoda 5x proč (také označována jako 5W, 5 Whys…) vznikla v rámci tzv. Toyota Production System (TPS) a je často aplikována v prostředí tzv. lean managementu. Je určena k tomu, aby pomáhala najít základní „kořenovou“ příčinu problému. Pokud totiž známe základní příčinu, můžeme přijmout taková opatření, která eliminují vůbec samotný vznik problému.

Často v běžném životě, když se něco pokazí, nehledáme pravou příčinu problému, ale spíše viníka. Otázka nezní „Proč?“, ale „Kdo za to může?“. Když je viník nalezen, bývá potrestán a problém je vyřešen. Tedy zdánlivě. Pátrání s využitím „proč“ nastává někdy v případě, že není možné nalézt hned vhodného viníka.

Příklad

V pracovním provozu došlo k úrazu, zaměstnanec uklouzl a zlomil si nohu. Jak to, že uklouzl? Je viník on sám? Šel neopatrně, nebo byl dokonce „pod vlivem“? Nic z toho. Uklouzl na olejové skvrně. Aha, zaměstnanec tedy na vině není. Snad uklízečka, která má tuto oblast na starosti. Ta ale prokazatelně úklid provedla včera večer, přesně podle plánu. Přesto tam ta skvrna byla. Tak přijmeme preventivní opatření a uklízečka bude uklízet dvakrát denně a hotovo. Máme to. A ono to možná takhle bude i nějaký čas fungovat.

Postup metody 5x proč se podobá úpornému dětskému ptaní „a proč…, a proč…, a proč…“. Použijeme-li ji na zmíněný případ, klademe otázky zhruba takhle:

Proč zaměstnanec uklouzl?
- Protože byla na podlaze olejová skvrna.
- Co s tím? Zvýšíme frekvenci úklidu. A jak jsme už viděli, může být hotovo. Zkusme ale pokračovat v „pročování“.
A proč tam byla ta olejová skvrna?
- Protože z támhletoho stroje ukapává olej.
- Super! Tak tomu zamezíme, dáme tam kýbl a stanovíme službu na vylévání kýble. Hm, pořád to asi není ono. Tak dál.
A proč ukapává ten olej?
- Protože je zpuchřelé těsnění.
- Tak co ho vyměnit? Vyměníme těsnění, problém zarazíme v samém počátku a už nemusíme vymýšlet žádná další opatření.

Ne vždy je nutné použít všech 5 proč, někdy odhalíme základní příčinu již třeba u druhé otázky. Také se nemusíme spokojit jen s jednou odpovědí a můžeme mít na první a každé další „proč“ odpovědí víc. A ptát se můžeme i na docela „měkké“ oblasti jako třeba „Proč jsem ve stresu?“.

Metoda 5x proč je vhodná i jako nástroj pro poskytování zpětné vazby, kdy místo toho, abychom hledali viníka, hledáme příčinu. A řešíme problém tak, aby už se, pokud možno, nevyskytl.

Drsnější varianta pro manažery může být zaměřena na sebereflexi vlastní práce s lidmi a mívá velmi silné „aha“ efekty. Ty přispívají k našemu rozvoji jak jako manažerů a šéfů, tak jako obyčejných lidí. Ptáte se proč?