Zákon o účetnictví (zákon č. 563/1991)

§ 31 a § 32

Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu, kterou stanovuje zákon.

Účetní záznamy se uschovávají:

• účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let (počínajících koncem účetního období, kterého se týkají)
• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let (počínajících koncem účetního období, kterého se týkají)
• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let (počínajících koncem účetního období, kterého se týkají)

Pokud je záruční lhůta nebo reklamační řízení delší, uschovává účetní jednotka doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá. Jestliže se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku, uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.

Knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949, a účetní závěrku vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedenému podle zvláštních právních předpisů uschovávají účetní jednotky do té doby, dokud ministerstvo nedá samo nebo na žádost účetní jednotky souhlas k vyřazení těchto písemností.

Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (zákon č. 499/2004 Sb.)

Příloha č. 1

Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku jsou povinni uchovávat tyto dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií:

• statut

a) zakladatelské dokumenty

b) statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata

c) dokumenty o přeměnách právnických osob

d) dokumentace likvidace a zániku podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku

• řízení

a) protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami

b) řídící akty vedení podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku, zápisy z porad vedení

c) zprávy o podnikatelské činnosti podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku a stavu majetku

d) zprávy o auditu, nejsou-li zahrnuty do výroční zprávy

e) výroční zprávy

• majetek

a) mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci podnikatele zapsaného v obchodním rejstříku

b) smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem

c) dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek

d) užitné vzory

• finanční dokumenty

a) účetní závěrky

b) roční statistické výkazy

• propagační činnost

Ukázky vlastních propagačních materiálů a dokumentace, zejména letáky, publikace, prospekty, katalogy, reklamy, vzorkovnice, filmy, fotografie.

• výroba, předmět podnikání

a) podnikatelské záměry, vývojové studie, plány výroby

b) výrobní programy roční a delší, rozbory s komentáři

c) dokumentace výrobků, výkresy sestavení či sestav

d) vlastní normy

e) ocenění výrobků

Zákon o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.)

§ 27

Plátce DPH musí ze zákona uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, na jím zvoleném místě. Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu.

Daňový doklad v listinné formě může plátce převést do elektronické podoby a uchovávat pouze v této podobě, pokud:

• metoda použitá pro převod a uchování zaručuje věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu daňového dokladu a jeho čitelnost
• je daňový doklad převedený do elektronické podoby opatřený uznávaným elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou značkou osoby odpovědné za jeho převod

Pokud plátce vystavuje, přijímá a uchovává daňové doklady v elektronické podobě a místem uchovávání není tuzemsko, musí plátce zajistit pro správce daně právo volného přístupu v reálném čase elektronicky k daňovým dokladům i datům zaručujícím věrohodnost jejich původu a neporušitelnost jejich obsahu. Plátce je povinen předem oznámit správci daně místo uchovávání daňového dokladu, pokud toto místo není v tuzemsku.

Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (zákon č. 582/1991 Sb.)

§ 35a

Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat:

• stejnopisy evidenčních listů vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny
• mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají; jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají
• u obchodní společnosti seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady této společnosti za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést (platí to obdobně pro družstvo) – po dobu 6 kalendářních let následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních let následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno

Co dělat po uplynutí archivační povinnosti?

Po uplynutí archivační povinnosti je vhodné písemnosti zlikvidovat. A jelikož se jedná o citlivá firemní data, nejvhodnějším způsobem je skartace. Jak v této věci postupovat, vám podrobněji popíše článek Skartace firemních dokumentů.