Elektronické doručování a uzavírání smluv v novele

Dle aktuálně účinného znění zákona č. 262/2006 Sb. (dále jen jako „zákoník práce“) je zaměstnavatel povinen písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr doručovat primárně na pracovišti a teprve v případě, že to není možné, může přistoupit k doručení jiným způsobem (tzv. sekundární způsob doručování), např. prostřednictvím pošty nebo datové schránky. To je zbytečně omezující a působí výkladové potíže např. u zaměstnanců, kteří vykonávají práci na home office.

Ještě horší jsou další podmínky pro elektronické doručování, které v praxi učinily tento způsob zcela nepoužitelným. Aby mohl zaměstnavatel doručit elektronicky prostřednictvím sítě elektronických komunikací, nejčastěji e-mailu, musí být splněny následující podmínky:

• zaměstnanec vyslovil předchozí písemný souhlas s touto formou doručování,
• zaměstnanec disponuje uznávaným elektronickým podpisem (tedy podpisem založeném na kvalifikovaném certifikátu),
• zaměstnanec potvrdil doručení příslušné písemnosti do tří dnů datovou zprávou, která je podepsána jeho uznávaným elektronickým podpisem (pozdější potvrzení by bylo neúčinné, stejně jako včasné potvrzení zprávou, která by nebyla opatřena uznávaným elektronickým podpisem).

Obdobně v případě doručování prostřednictvím datové schránky musí být splněny následující podmínky:

• zaměstnanec má zřízenu vlastní datovou schránku,
• zaměstnanec udělil předchozí písemný souhlas s touto formou doručování,
• doručovaná písemnost musí být odeslána jako originál, tzn. musí být provedena autorizovaná konverze do elektronické podoby.

Zaměstnavatelům může v praxi činit problém vyhodnotit, jaké písemnosti lze podřadit pod kategorii písemností týkajících se vzniku, změn a skončení pracovního poměru. Mezi takové písemnosti řadíme především:

• návrh na uzavření pracovní smlouvy,
• výpověď z pracovního poměru,
• okamžité zrušení pracovního poměru,
• dle judikatury rovněž např. upozornění na možnost výpovědi pro soustavné méně závažné porušování povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci.

Navrhované změny

Za účelem zajištění vyšší míry flexibility doručování v pracovněprávní oblasti chystaná novela odlišuje způsob doručování u písemností týkajících se vzniku a změn pracovního poměru, kde se podpůrně použije úprava doručování dle občanského zákoníku (tzn. teorie dojití, dle které právní jednání působí vůči nepřítomné osobě od okamžiku, kdy jí projev vůle dojde) a doručování písemností týkajících se skončení pracovního poměru, jejichž pravidla bude přímo upravovat zákoník práce.

Pozitivně lze hodnotit, že novela výslovně upravuje pravidla pro elektronické uzavírání pracovních smluv, jak podrobněji uvádíme níže.

Písemnosti týkající se skončení pracovního poměru (typicky výpověď či okamžité zrušení pracovního poměru) dle novely zaměstnavatel doručuje zaměstnanci do vlastních rukou:

• na pracovišti zaměstnavatele nebo
• prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací anebo
• prostřednictvím datové schránky.

Není-li to možné, může zaměstnavatel písemnost doručit zaměstnanci do vlastních rukou, kdekoliv bude zaměstnanec zastižen, nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.

K řádnému doručení písemnosti prostřednictvím sítě elektronických komunikací zaměstnanci bude potřeba podle novely splnit následující podmínky:

• zaměstnanec vyslovil předchozí písemný souhlas s touto formou doručování,
• zaměstnanec potvrdí doručení datovou zprávou (tedy např. prostým e-mailem),
• pokud zaměstnanec nepotvrdí doručení uplynutím ve lhůtě 10 dnů ode dne jejího dodání, považuje se za doručenou posledním dnem této lhůty – novela tedy zavádí fikci doručení i u písemností doručovaných prostým e-mailem.

Bude možné uzavřít elektronicky pracovní smlouvu?

Ano, skutečně by to mělo být možné, alespoň podle stávajícího návrhu novely zákoníku práce, který výslovně upravuje možnost uzavřít pracovní smlouvu nebo dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr elektronicky (prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací). V takovém případě ovšem zaměstnanec má právo na odstoupení od smlouvy do 7 dnů od uzavření pracovní smlouvy za splnění podmínky, že ještě nebylo započato s výkonem práce. Pokud zaměstnanec začne práci vykonávat, dává tím najevo ztotožnění s obsahem závazku.

Taková ochrana zaměstnance slouží především k prověření obsahu smlouvy, nikoliv k vyzkoušení si realizace závazku, protože zaměstnanec už svým předchozím jednáním vyjádřil vůli pracovní smlouvu sjednat.

S touto novinkou souvisí rovněž možnost elektronicky informovat zaměstnance o obsahu pracovního poměru.

Nejasné body

V prvé řadě se nabízí otázka, jaké elektronické platformy nebo aplikace může zaměstnavatel využít. Zákonodárce používá pouze obecné pojmy „prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací“, pod čímž by si zřejmě bylo možné v prvé řadě představit e-mailovou komunikaci. Podle nás však nejsou vyloučeny ani další platformy, nicméně zaměstnavatel musí počítat s další pro něho vyplývající povinností, kdy následně musí vyhotovení pracovní smlouvy zaslat na vlastní elektronickou adresu zaměstnance, kterou zaměstnanec pro tyto účely zaměstnavateli sdělil, protože jen tak je podle zákonodárce zaměstnanci umožněn dostatečný prostor pro seznámení se s pracovní smlouvou.

Zakotvením uvedené povinnosti se počítá se situací, že pracovní smlouvu může elektronickým způsobem sjednávat zaměstnanec, který je méně zdatný v oblasti informačních technologií. Od okamžiku doručení vyhotovení pracovní smlouvy na elektronickou adresu zaměstnance běží výše uvedená sedmidenní lhůta pro případné odstoupení od smlouvy ze strany zaměstnance, v případě, že ještě nebylo započato s výkonem práce.

Závěr

Dle našeho názoru lze tuto dílčí část chystané velké novely zákoníku práce (na rozdíl od některých jiných chystaných změn) hodnotit pozitivně a věříme, že zaměstnavatelům postup při uzavírání pracovních smluv celkově usnadní. Chystaná novela se v tuto chvíli nachází pouze v počátečních fázích, nicméně s ohledem na ne vždy ryze pozitivní reakce na aktuální znění ze strany odborné veřejnosti lze celkově očekávat zajímavý vývoj, který pro vás budeme pravidelně sledovat.

Článek byl připravený ve spolupráci s Advokátní kanceláří Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři.