Sbírka listin je každému přístupná na příslušném oddělení obchodního rejstříku u krajských soudů, resp. Městského soudu v Praze, v závislosti na místě sídla zapsaného subjektu. V současnosti je již sbírka listin postupně zpřístupněna i na internetu na stránkách Ministerstva spravedlnosti.
 
Zpřístupněním obchodního rejstříku (včetně sbírky listin) veřejnosti dochází především k zajištění dostatečné jistoty třetích osob ohledně právních poměrů, ale i ekonomické situace subjektu zapsaného do obchodního rejstříku. Tomu odpovídá i zákonný princip ochrany dobré víry třetí osoby v zápis v obchodním rejstříku.
 
Nová právní úprava veřejných rejstříků provedená zákonem č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, účinná od 1. ledna 2014, na tomto nic podstatného nezměnila. Dotčen však byl okruh dokumentů, které je nutno do sbírky listin zakládat, jakož i sankce za nesplnění této povinnosti.

Listiny zakládané do sbírky listin

Listiny, u nichž zákon vyžaduje jejich uložení do sbírky, je zpravidla povinna založit zapsaná osoba (prostřednictvím svého statutárního orgánu), nicméně zvláštní předpisy ukládají povinnost zaslat některé listiny týkající se zapsané osoby k uložení do sbírky listin i státním orgánům – těmto však nebudeme věnovat více pozornosti.
 
Listiny, které se zakládají do sbírky listin, lze rozdělit do dvou základních skupin, a to na:

• listiny, kterými se dokládá skutečnost zapisovaná do obchodního rejstříku, a
• listiny ostatní.

 
Toto rozdělení má význam z pohledu formy jejího vyhotovení, jakož i z hlediska následků nepředložení takové listiny – z povahy věci vyplývá, že pokud zapsaná osoba nepředloží první typ listiny k návrhu na zápis určité skutečnosti do obchodního rejstříku, nebude moci být taková skutečnost do rejstříku zapsána.
 
V dalším výkladu se zaměříme jen na listiny, jejichž uložení by si měly obchodní korporace, jako nejčastější případy osob zapsaných v obchodním rejstříku, samy ohlídat. Nebudeme podrobněji vyjmenovávat listiny, jež se do sbírky ukládají v souvislosti se složitějšími právními situacemi, jako např. přeměny společností, nebo listiny týkající se užšího okruhu speciálních subjektů (banky, organizační složky zahraničních osob, evropské společnosti), jejichž uložení do sbírky většinou zajišťují právní zástupci.
 
Rovněž neuvádíme listiny, které zakládají samy soudy nebo jiné orgány (např. rozhodnutí o jmenování insolvenčního správce, rozhodnutí soudu o vyloučení člena statutárního orgánu z funkce apod.).
 
Listiny zakládané do sbírky jsou vyjmenovány především v ust. § 66 zákona o veřejných rejstřících (ust. § 69 v případě zahraničních osob, nebo jejich závodu, odštěpném závodu nebo pobočném spolku).
 
Do sbírky listin se tak především zakládají:

• zakladatelské právní jednání právnické osoby a jejich pozdější změny; po každé změně musí být uloženo také jejich platné úplné znění (§ 66 písm. a)

Do této skupiny listin tedy náleží základní dokumenty obchodní korporace, které zpravidla vznikají při jejím založení, a to podle toho, které listiny zákon při zakládání konkrétního typu korporace vyžaduje. Při prvozápisu právnické osoby do obchodního rejstříku jsou tyto listiny nezbytné, neboť se jimi zpravidla dokládají zapisované skutečnosti, zejména samotné založení právnické osoby a základní informace, jako název, sídlo, předmět podnikání, statutární orgány apod.
 
U těchto listin upozorňujeme především na požadavek uložení úplného platného znění těchto listin v případě jejich změny, neboť na tuto povinnost zapomínají nejen samotné zapsané osoby, ale často také jejich právní zástupci při správě korporace. Nutno vzít v úvahu, že ke změně zakladatelských dokumentů nemusí docházet jen v důsledku rozhodnutí orgánu společnosti, např. valné hromady (typicky rozhodnutí o změně názvu), ale také jiných skutečností. Úplné znění změněného zakladatelského dokumentu nevyžaduje zvláštní formu, postačí prostý výtisk, zpravidla podepsaný statutárním orgánem (bez nutnosti podpis ověřovat).
 
Upozorňuji také na přechodná ustanovení zákona o obchodních korporacích v § 777 odst. 2 (dále jen „ZOK“), dle kterých společnosti vzniklé před rokem 2014 musí ve lhůtě 6 měsíců ode dne nabytí účinnosti ZOK (tedy od 1. 1. 2014) uvést do souladu své zakladatelské dokumenty s ustanoveními zákona o obchodních korporacích, od kterých se nelze odchýlit (tzv. kogentní ustanovení). Upravené dokumenty musí společnost založit do sbírky listin, jinak ji rejstříkový soud k tomu vyzve a stanoví ve výzvě dodatečnou přiměřenou lhůtu ke splnění této povinnosti, po jejímž marném uplynutí může soud společnost zrušit s likvidací.
 

• rozhodnutí o volbě nebo jmenování, odvolání nebo doklad o jiném ukončení funkce osob, které jsou členem statutárního orgánu, likvidátorem nebo vedoucím odštěpného závodu (§ 66 písm. b)

Rovněž zde se jedná o listiny, kterými se zpravidla také dokládá související návrh na zápis změny v osobě jednající za společnost do obchodního rejstříku. Bez doložení takové listiny by zápis nemohl být proveden. Forma takové listiny, jakož i orgán, který je oprávněn takovou listinu vydat, jsou zpravidla upraveny v zákoně u příslušného typu právnické osoby. Může se jednat jak o rozhodnutí orgánu společnosti (např. rozhodnutí valné hromady společnosti s ručením omezeným o jmenování nebo odvolání jednatele), tak o rozhodnutí soudu, nebo i jednající osoby (např. odstoupení z funkce).
 

• výroční zprávy, řádné, mimořádné a konsolidované účetní závěrky, nejsou-li součástí výroční zprávy, stanoví-li povinnost jejich uložení do sbírky listin zákon upravující účetnictví osob a vyžaduje-li jejich vyhotovení jiný zákon, návrh rozdělení zisku nebo vypořádání ztráty a jejich konečnou podobu, nejsou-li součástí účetní závěrky, a zprávu auditora o ověření účetní závěrky (§ 66 písm. c)

• zprávu o vztazích mezi ovládající osobou a osobou ovládanou a mezi ovládanou osobou a osobami ovládanými stejnou ovládající osobou a zprávu znalce o jejím přezkoumání (§ 66 písm. l)

Jedná se o dokumenty ekonomické povahy, které se do sbírky listin zakládají za účelem transparentnosti hospodářské situace dotčeného subjektu. Těmito listinami se nedokládají zapisované údaje do obchodního rejstříku, dotčené subjekty by je tedy měly podávat pravidelně, po vzniku uvedeného dokumentu.
 
Při nedodržení této povinnosti mohou nastoupit soudní sankce (srov. další výklad), nebo uložení sankce finančním úřadem také podle zákona o účetnictví, tedy tři procenta z hodnoty aktiv. Finanční úřad může také uložit povinnost odstranit protiprávní stav. Úhrn všech pokut uložených subjektu za účelem vymožení splnění této povinnosti může dosáhnout až šesti procent z hodnoty aktiv.
 
Nadále se však již nevyžaduje zakládat ovládací smlouvu a smlouvu o převodu zisku.
 

• rozhodnutí o zrušení právnické osoby, rozhodnutí, jímž se ruší rozhodnutí o zrušení právnické osoby, rozhodnutí o přeměně právnické osoby, rozhodnutí o zrušení rozhodnutí o přeměně právnické osoby, rozhodnutí soudu o neplatnosti právnické osoby a konečnou zprávu o průběhu likvidace (§ 66 písm. d)

Jedná se o dokumenty související se zrušením společnosti. V první skupině jde o dokumenty vydané orgánem společnosti (např. rozhodnutí valné hromady o zrušení společnosti s likvidací) nebo soudem (rozhodnutí o neplatnosti společnosti), kterými se dokládá návrh na příslušný zápis do obchodního rejstříku, ve druhé o dokumenty související s průběhem likvidace subjektu, které do sbírky zakládá zpravidla likvidátor.
 

• posudek znalce na ocenění nepeněžitého vkladu při založení společnosti s ručením omezeným nebo akciové společnosti nebo při zvýšení jejich základního kapitálu, posudek znalce na ocenění nepeněžitého vkladu do družstva, posudek znalce na ocenění jmění při přeměnách obchodních společností a družstev a posudek znalce na ocenění majetku při úplatném nabytí majetku akciové společnosti od zakladatelů podle zákona o obchodních korporacích (§ 66 písm. j)

Znalecký posudek pro ocenění hodnoty nepeněžitého vkladu je listinou, kterou se dokládá skutečnost zapisovaná do obchodního rejstříku, a to výše základního kapitálu a výše vkladu společníka. Bez této listiny by tyto skutečnosti nemohly být zapsány, nestává se tedy, že by docházelo k opomenutí jejich založení do sbírky listin.
 
Pokud se základní kapitál zvyšuje nepeněžitým vkladem dle ust. § 468 a 469 ZOK, znalecký posudek se nevyžaduje, a v takovém případě se do sbírky listin zakládá zpráva dle § 473 ZOK.
 

• rozhodnutí valné hromady o pověření představenstva nebo správní rady akciové společnosti zvýšit základní kapitál (§ 66 písm. n)

• rozhodnutí valné hromady o tom, že zaměstnanci nemusí splatit celý emisní kurs upsaných akcií nebo je mohou nabývat za jiných zvýhodněných podmínek (§ 66 písm. x)

Týká se jen akciových společností. V prvém případě se jedná o listinu vyhotovenou v souvislosti se zvyšováním základního kapitálu rozhodnutím představenstva dle ust. § 511 ZOK. Touto listinou se dokládá skutečnost zapisovaná do obchodního rejstříku, tedy zvýšení základního kapitálu. Ve druhém případě jde o zvyšování základního kapitálu emisí zaměstnaneckých akcií dle ust. § 258 ZOK.
 

• doklad o koupi závodu podle ustanovení občanského zákoníku o koupi závodu (§ 66 písm. s), doklad o pachtu závodu

Koupě (prodej) závodu má natolik podstatný význam pro fungování společnosti, jakož i na její obchodní vztahy, že zákonodárce považoval za nutné zapsat skutečnost o uzavření smlouvy do obchodního rejstříku a uveřejnit relevantní dokument ve sbírce listin. Společnost totiž na základě takových dispozic se závodem významně přenáší provozování svého podnikání, ale také své majetkové hodnoty náležející k podniku (např. nemovitosti, výrobní zařízení atd.) na jinou osobu. Doklad o koupi závodu (nebo jeho části) zakládá do své sbírky listin kupující podle ust. § 2180 občanského zákoníku.
 
Ačkoli to zákon o veřejných rejstřících výslovně neuvádí, do sbírky je nutno založit také doklad o pachtu (dříve nájmu) závodu (nebo jeho části) dle § 2350 občanského zákoníku, jako jednu z podmínek nabytí práva k závodu. Doklad zakládá pouze pachtýř.
 
Další listiny, o kterých tak stanoví zákon:

• zpráva o poskytnutí finanční asistence

Platí pro společnosti s ručením omezeným (§ 200 odst. 1 a odst. 2 ZOK), akciové společnosti (§ 311 a § 312 ZOK) i družstva (§ 608 a § 609 ZOK). Jde o listiny, kterými se nedokládají zapisované skutečnosti.
 

• usnesení valné hromady o omezení nebo vyloučení přednostního práva akcionářů na upsání nových akcií dle § 488 ZOK

Do sbírky listin se již od 1. ledna 2012 neukládají podpisové vzory osob zapsaných jako osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby. Od 1. ledna 2014 se neukládají také smlouva o zastavení podílu a smlouva o převodu podílu.

Způsob ukládání dokumentů do sbírky listin

Zákon stanoví podnikatelům (tj. fyzickým i právnickým podnikajícím osobám) zapsaným v obchodním rejstříku povinnost předložit bez zbytečného odkladu od vzniku rozhodné skutečnosti rejstříkovému soudu do sbírky listin zakládané listiny (stejně tak má podnikatel povinnost podat návrh na zápis změn do obchodního rejstříku bez zbytečného odkladu po vzniku rozhodné skutečnosti). Listiny se předkládají jen v jednom vyhotovení.
 
Zákon stanoví, že listiny, které je povinna do sbírky listin zakládat zapsaná osoba, lze založit v listinné nebo elektronické podobě, nicméně na základě zákonného zmocnění vláda svým nařízením č. 351/2013 Sb. stanoví, které listiny lze do sbírky ukládat výhradně v elektronické podobě. Povinnost elektronické formy se vztahuje na ty listiny, kterými se nedokládají skutečnosti uvedené v návrhu na zápis nebo změnu anebo výmaz zápisu v obchodním rejstříku.
 
Pokud je listina předkládaná v elektronické formě, je povinným formátem, do kterého mají být listiny převáděny, formát Portable Document Format (koncovka .pdf). Podrobné požadavky na formu elektronických dokumentů jsou specifikovány na stránkách Ministerstva spravedlnosti.
 
Elektronické verze listin pak mohou být rejstříkovému soudu předkládány:

• datovou schránkou,
• na elektronickou adresu soudu (e-mailem),
• prostřednictvím online podání do Sbírky listin,
• webovou aplikací ePodatelna,
• na technických nosičích dat CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW, DVD+RW.

Sankce za neuložení listiny do sbírky listin

Jak bylo uvedeno, podnikatel je povinen listiny do sbírky zakládat bez zbytečného odkladu od jejich vzniku (§ 72 zákon o veřejných rejstřících). Navíc platí, že pokud je určitý údaj zapsán v obchodním rejstříku, avšak ve sbírce listin není uložena odpovídající listina, poznamená rejstříkový soud tuto skutečnost do sbírky listin a vyzve podnikatele, aby listinu bez zbytečného odkladu předložil. K vynucení této povinnosti může rejstříkový soud uložit pokutu až 100.000 Kč.
 
Je-li tato povinnost porušena opakovaně nebo může-li takové neplnění mít závažné důsledky pro třetí osoby a je na tom právní zájem, může rejstříkový soud i bez návrhu zahájit řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací. O sankcích plynoucích z nedoložení účetních dokumentů podle zákona o účetnictví, které může uložit finanční úřad, jsme se zmínili již výše.
 
Za určitých okolností může hrozit rovněž sankce trestní, která postihuje konkrétní fyzické osoby ve funkci statutárního orgánu právnické osoby, anebo podnikatele fyzickou osobu. Dle ust. § 254 trestního zákoníku se trestného činu dopustí ten, kdo jiného ohrozí nebo omezí na právech tím, že bez zbytečného odkladu nepodá návrh na zápis zákonem stanoveného údaje do obchodního rejstříku, nadačního rejstříku, rejstříku obecně prospěšných společností nebo rejstříku společenství vlastníků jednotek nebo neuloží listinu do sbírky listin, přičemž hrozí uložení trestu zákazu činnosti, nebo i odnětí svobody, kdy výše trestní sazby podle závažnosti způsobené škody může činit až 8 let.

Článek byl připravený ve spolupráci s Advokátní kanceláří Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři v.o.s.