V organizacích a firmách zastává vedoucí funkci tzv. „šéf“. S vědomím, že ve vedoucím postavení to mohou být ženy i muži, budeme pro zjednodušení používat mužskou variantu označení. Šéf může být označován jako (generální) ředitel, jednatel, prezident, předseda, výkonný manažer, přednosta… Bez ohledu na název je jeho úlohou koordinovat chod společnosti a rozhodovat o strategických záležitostech. V praxi se můžeme setkat s různým nastavením. V některých prostředích se šéf snaží všechny úkoly zvládnout sám a koncentruje pod sebe všechna důležitá rozhodování. To pro něj může být náročné, vyčerpávající a pro organizaci často neefektivní. Tato cesta nese riziko, že bude přetížený a určité oblasti řízení budou fungovat pomalu nebo vůbec.

Jiný přístup spočívá v tom, že buď sám šéf, nebo příslušné organizační předpisy přenesou některé úkoly na zástupce, tedy na členy širšího vedení. To dává šéfovi příležitost delegovat různé odpovědnosti i operativní úkoly. V tomto uspořádání se zástupci aktivně podílejí na rozhodování, a firma/organizace tak může reagovat flexibilněji a rychleji na změny a aktuální potřeby. Zástupci jsou nejen oporou šéfa, ale v případě jeho nepřítomnosti nebo odchodu mohou přebírat důležité úkoly, čímž zajišťují kontinuitu vedení.

Specifickou situaci představují rodinné firmy, kde se role šéfa často prolíná s rolí vlastníka. V těchto případech se zástupci mohou stát nejen důvěrníky a strategickými partnery, ale také potenciálními nástupci. Šéf – vlastník si tak často vybírá svého nástupce mezi členy rodiny nebo dlouhodobými zaměstnanci, na které může firmu v budoucnu převést. Tento výběr je ale zpravidla podmíněn nejen důvěrou, ale i odbornou způsobilostí vybraného kandidáta.

V jiných typech organizací, kde není role vlastníka propojena s rolí šéfa, se nástupnictví řeší především systematickým rozvojem talentů uvnitř firmy. Šéf a vedení zde identifikují potenciální kandidáty na klíčové pozice, kterým poskytují vzdělání, odborné školení a praxi, čímž připravují vhodné nástupce, kteří mohou postupně přejímat odpovědnost. Tímto způsobem je možné zajistit dlouhodobou stabilitu firmy a její další růst, a to i při změnách ve vedení.

Vztah mezi šéfem a jeho zástupcem/zástupci může mít různé podoby v závislosti na charakteru organizace, individuálních osobnostních charakteristikách a preferencích jednotlivých vedoucích pracovníků, i na struktuře pravomocí a odpovědností. Následující přehled postihuje jen některé možné varianty a nepopisuje někdy užívanou praxi, že skutečným šéfem je zástupce, který ovlivňuje svého nadřízeného z pozadí a často manipulativně.

Hierarchický model

• Popis: Šéf má hlavní rozhodovací pravomoci a zástupce se zodpovídá šéfovi. Zástupce vykonává úkoly, které mu šéf přidělí a v nepřítomnosti šéfa ho zastupuje.
• Vhodné pro: Jasné a přehledné rozdělení odpovědností, kde jsou stanoveny pevné pravomoci. Tento model je běžný v organizacích, kde je důležité mít jasnou hierarchii a řízení.

Delegativní model

• Popis: Šéf přenechává velkou část denních operativních rozhodnutí na zástupci a sám se soustředí na strategické úkoly a dlouhodobé cíle. Zástupce funguje téměř jako manažer, který řídí každodenní chod organizace.
• Vhodné pro: Větší organizace, kde má šéf na starosti především dlouhodobé cíle a strategické plánování, a zástupce se stará o operativní záležitosti a vedení týmu.

Model mentor – žák

• Popis: Šéf působí jako mentor zástupce, který je třeba méně zkušený a postupně se učí, jak organizaci vést. Šéf přiřazuje zástupci důležité úkoly a pomáhá mu se rozvíjet v manažerské dovednosti, přičemž stále nese hlavní odpovědnost.
• Vhodné pro: Situace, kde je zástupce nový v manažerské pozici nebo se připravuje na to, že jednoho dne převezme vedení organizace. Relativně často se tento model objevuje v rodinných firmách.

Model rozdělených rolí (partnerský model)

• Popis: Šéf a jeho zástupce mají jasně rozdělené role a odpovědnosti, které se nepřekrývají. Například šéf se stará o ekonomickou stránku organizace a vztahy s externími partnery, zatímco zástupce řídí každodenní interní provoz.
• Vhodné pro: Organizace, kde je důležité, aby byly jednotlivé oblasti řízení nezávislé, a přitom pod společným vedením. Tento model podporuje specializaci a efektivitu. Častý je u firem s několika vlastníky – společníky, kteří zároveň tvoří vedení společnosti.

Krizový model

• Popis: Zástupce je aktivován a přebírá větší odpovědnost v krizových situacích, kdy šéf nemůže vykonávat svou roli nebo musí řešit mimořádné problémy. Oba vedoucí pracovníci si uvědomují, že v krizových okamžicích může být nutné, aby zástupce okamžitě převzal některé z „šéfovských“ povinností.
• Vhodné pro: Organizace, kde jsou rizika, že se šéf může ocitnout mimo kancelář nebo nebude moci z důvodu náhlých událostí efektivně vykonávat svou funkci. Objevuje se například v organizacích procházejících strukturálními změnami, při fúzích nebo v případě šéfa, který je závažně nemocný nebo je ve vyšším věku.

Inovativní model

• Popis: Zástupce je pověřen speciálními projekty a inovačními iniciativami, zatímco šéf se soustředí na udržení současného fungování organizace. Zástupce často přináší nové nápady a návrhy na zlepšení.
• Vhodné pro: Organizace, které chtějí podporovat inovace a neustálé zlepšování procesů. Zástupce je v tomto případě kreativní tahoun změn.

Tyto varianty fungování se mohou přizpůsobovat různým potřebám organizace i dynamice mezi jednotlivými manažery. Některé modely mohou být kombinovány, nebo se mohou vyvíjet podle okolností a potřeb. V organizacích vždy funguje nějaký model šéf – zástupce. Pokud jde o model „veřejný“, je možné jej upravovat nebo měnit tak, aby přispíval k efektivitě organizace. Pokud je „neveřejný“, skrytý, přispívá k rozvíjení různých zákulisních intrik a přispívá k profitu jen vybraných jedinců.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností TCC s.r.o.