Znalci účetnictví již tuší, že se jedná o účet 261 – Peníze na cestě. S úsměvem vzpomínám na historku jednoho přednášejícího, specialisty na IFRS (Mezinárodní standardy účetního výkaznictví).
 
Vzpomínal na to, jak jako auditor vstupoval do české firmy se zahraničním vlastníkem a ekonomický expert tohoto vlastníka zkoumal české účetnictví. Paní účetní se zeptal, co to je účet 261 a ta mu název „otrocky“ přeložila do angličtiny jako cash on the road. Onen expert se prý podíval po zemi v kanceláři a pak i na cestu před továrnou a dožadoval se peněz, které tam mají ležet, protože účet vykazoval kladný zůstatek.
 
Když jsem ve škole začínala s účetnictvím, snažila jsem se ho pochopit přes pojmy, které používalo. Stranu MÁ DÁTI a DAL jsem ještě u pohledávek pochopila. Ale v případě závazků a opačného účtování jsem si již moc nepomohla.
 
Když jsme začali rozebírat převodový účet 261 – Peníze na cestě, snažila jsem se ho pochopit také slovním rozborem. Na MÁ DÁTI zachytím to, že mi má peníze někdo přinést do pokladny, které vybral z banky a je na cestě do firmy? Když už do firmy dorazí a předá mi peníze, už není na cestě, protože mi je dal, proto tedy pokladní doklad bude mít na straně DAL právě tento účet?
 
Posléze jsem opustila toto rozebírání a uvedený účet 261 jsem začala chápat jako jakýsi mezičlánek – cesta necesta.

Překlenutí časového nesouladu

Je pravda, že zrušením závazné účtové osnovy, kdy se dodržují účtové třídy a účtové skupiny, nemusí být převodový účet 261 takto nazýván. Jakousi setrvačností, kdy byly názvy účtů závazné, jej však hodně firem má takto pojmenovaný i v současnosti.
 
Účet spadá do účtové skupiny 26 – Převody mezi finančními účty a jak nám České účetní standardy napovídají, má se použít pro překlenutí časového nesouladu mezi vklady, výběry peněz nebo mezi účty v bankách jedné účetní jednotky.
 
I kdyby příjem do firemní pokladny ihned navazoval na okamžik výběru v bance na přepážce, neumím si představit zaúčtování podvojným zápisem 211 – Pokladna / 221 – Bankovní účty. Mnoho účetních programů ani nedovolí v agendě pokladny používat účet pro banky a naopak.
 
Správné zachycení výběru peněz je tedy následující:

1. Pokladní doklad – příjem hotovosti  211 / 261
2. Bankovní výpis – výběr hotovosti na přepážce  261 / 221

 
Z příkladu je zřejmé, že ve stejný den dojde k vynulování převodového účtu 261. Je možné, aby tento účet měl zůstatek ke konci jednoho účetního dne, nebo dokonce ke konci rozvahového dne?
 
České účetní standardy to nijak nezakazují a vyhláška č. 500/2002 Sb., upravující účetnictví pro podnikatele, přímo odkazuje na peníze na cestě vztahující se k položce rozvahy „C.IV.1 Peníze“ nebo „C.IV.2 Účty v bankách“, které se mohou do těchto řádků rozvahy zařadit.
 
Tuto skutečnost dobře vystihuje zachycení výběru hotovosti kartou, kdy nastává časová prodleva mezi možností s hotovostí disponovat a dnem, kdy budou peníze fakticky z bankovního účtu odepsány (při výběru z bankomatu jiné banky je tato doba ještě výraznější).
 
Účetní zachycení pak bude takovéto:

1. Pokladní doklad z 30. 9. 2014 – příjem hotovosti kartou  211 / 261
2. Bankovní výpis z 1. 10. 2014 – odepsání výběru kartou z bankovního účtu  261 / 221

Účet 261 nemusí sloužit jen pro převod mezi pokladnou a bankou

Účet 261 nemusí sloužit jen pro převod mezi pokladnou a bankou, ale i mezi jednotlivými bankovními účty, kdy je účet 221 analyticky členěn. Jako protiúčet k zaúčtování nemusí sloužit jen účty finančního majetku, ale mohou se objevit také účty výsledkové.
 
Typickým příkladem je výběr hotovosti v cizí měně z bankovního účtu, který je veden v korunách. Zde vznikne kurzový rozdíl:

1. Pokladní doklad z 30. 9. 2014 – výběr hotovosti kartou – 100 EUR z českého účtu (použit denní kurz ČNB 27,50 Kč/EUR)

          2.750 Kč                211 / 261

2. Bankovní výpis z 1. 10. 2014 – odepsání výběru kartou – 100 EUR z českého účtu (banka použila kurz 28,01 Kč/EUR)

          2.801 Kč                261 / 221

3. Kurzový rozdíl z výběru EUR kartou z českého účtu

          51 Kč                     563 / 261
 
Je otázkou, zda lze převodový účet používat i pro zachycení plateb kartou za zboží, služby apod. Já osobně ho používám i pro tyto případy, ale vím, že mnozí platby kartou (nikoli výběry) zachycují přes rozvahové účty účtové třídy 3 – Zúčtovací vztahy.
 
Pokud bych se držela rozboru cesty v úvodu článku, pak by na cestě nebyly peníze, ale právě provedený nákup, který by se do firmy zřejmě dostal dříve a fakticky po cestě, než by byl úbytek peněz z bankovního účtu, ke kterému byla platební karta vydána.
 
I když u platby kartou např. za služby Google či Facebooku už si tou cestou, kterou hledal zahraniční expert z úvodu článku, nejsem jista vůbec.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Finservis s.r.o.