Změny inventarizace od září 2012

Dalšími impulsy pro novelizaci tohoto zákona byly i změny související s novou povinností Ministerstva financí zajišťovat metodickou podporu vybraným účetním jednotkám^[1] v rámci zjišťování účetních záznamů pro potřeby státu, s využitím centrálního systému účetních informací státu, se způsobem ocenění majetku získaného bezúplatným nabytím v rámci účetních jednotek veřejné sféry a se schvalováním účetních závěrek vybraných účetních jednotek.
 
Inventarizaci majetku a závazků upravují zejména § 29 a § 30 zákona o účetnictví. Nezměněný zůstává § 29, zcela novou podobu má od 1. září 2012 ovšem § 30 – je více propracovanější a detailnější. Beze změny zůstávají i § 6 odst. 3, který ukládá účetním jednotkám povinnost majetek a závazky inventarizovat, a § 8 odst. 4, který hovoří o tom, že účetnictví účetní jednotky je průkazné, jestliže všechny účetní záznamy tohoto účetnictví jsou průkazné a účetní jednotka provedla inventarizaci.
 
Inventarizací rozumíme porovnání účetního a skutečného stavu majetku a závazků. Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví tak, aby účetní závěrka sestavená na jeho základě podávala věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky.
 
Zobrazení je věrné, jestliže obsah položek účetní závěrky odpovídá skutečnému stavu, který je přitom zobrazen v souladu s účetními metodami. Při inventarizaci majetku a závazků tedy zjišťujeme i skutečné ocenění těchto majetků a závazků.
 
Dalším krokem v rámci inventarizace je pak vyčíslení inventarizačních rozdílů, jejich zachycení v účetnictví a případné uplatnění a vymáhání zjištěných škod. Inventarizace tedy není jen „nutným zlem“, které musí účetní jednotka podstupovat, aby její účetnictví odpovídalo skutečnému stavu, ale slouží i jako „ochrana“ majetku vlastníka.
 
Inventarizaci můžeme provádět jak řádnou (plánovanou/zákonnou), tak mimořádnou (po živelné pohromě, vloupání nebo namátkově). Samotný proces inventarizace by měl být upraven vnitřním předpisem. Účetní jednotky jsou povinny prokázat provedení inventarizace po dobu pěti let po jejím provedení.
 

1. Fyzická a dokladová inventura

 
Jako již před novelou hovoří hned první odstavec § 30 o způsobu zjišťování skutečných stavů a jejich zaznamenávání, nicméně se snaží o jinou (podrobnější a přesnější) formulaci.
 
Definuje nově, že fyzická inventura majetku se provádí u majetku, u kterého lze tento stav zjistit vizuálně (tedy u majetku, který můžeme vidět), dokladová inventura se naopak provádí u majetku a závazků, u kterých jeho existence vizuálně zjistit nelze.
 
Z textu zákona je zřejmá „nadřazenost“ fyzické inventury nad dokladovou, která je použitelná teprve v případě, že fyzickou inventuru provést, vzhledem k povaze majetku, nelze.
 
Při fyzické inventuře pak zjišťují skutečný stav majetku počítáním, měřením, vážením a dalšími odbornými způsoby, případně mohou využívat účetní záznamy, které prokazují jeho existenci. Fyzickou inventuru lze tedy provádět zejména u majetku hmotného, jako např. budovy, stroje, auta, materiál nebo zboží na skladě, peníze v pokladně, ceniny (stravenky, známky, kolky). V některých případech lze fyzickou inventuru provést i u majetku nehmotného (např. audiovizuální díla nebo software na CD).
 
Dokladovou inventuru pak provádíme např. u zřizovacích výdajů, ocenitelných práv a licencí, cenných papírů v zaknihované podobě, materiálu/zboží na cestě, pohledávek a závazků (vůči obchodním partnerům, státu, zaměstnancům…), časového rozlišení…
 
U řady majetků je třeba provádět kombinaci fyzické a dokladové inventury, např. u pozemků (ale i budov) je třeba ověřit jak skutečné vlastnictví majetku (katastr nemovitostí), tak i jeho fyzickou existenci.
 
Neměli bychom zapomínat ani na inventuru skutečností zachycených na podrozvahových účtech, jako jsou např. majetek pořízený na leasing, vypůjčený/najatý majetek nebo majetek v úschově, drobný majetek, odepsané pohledávky, zásoby přijaté ke zpracování.
 

2. Rozhodný den, zahájení a ukončení inventarizace

 
Čtvrtý odstavec § 30 přináší nový pojem – rozhodný den. Rozhodným dnem je den, který si může účetní jednotka při periodické inventarizaci^[2] zvolit jako den, ke kterému se skutečný stav zjišťuje (ten by měl předcházet dni rozvahovému^[3].

Přírůstky a úbytky majetku a závazků, které nastanou mezi rozhodným a rozvahovým dnem pak účetní jednotky zjišťují podle účetních záznamů, které tyto přírůstky a úbytky prokazují. Stejným způsobem lze pak postupovat i u inventarizace průběžné^[4].
 
Při periodické inventarizaci můžou účetní jednotky inventuru zahájit nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a ukončit ji nejpozději dva měsíce po rozvahovém dni. Oproti původnímu znění můžeme tedy inventuru dokončit o měsíc později.
 

3. Inventurní soupisy

 
Součástí každé inventury by měly být inventurní soupisy, tj. průkazné účetní záznamy, které by měly kromě názvu účetní jednotky obsahovat:

• okamžik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka

• rozhodný den (pokud je stanoven)

• okamžik zahájení a ukončení inventury

• vymezení předmětu inventury

• způsob zjišťování skutečných stavů

• ocenění majetku a závazků k rozvahovému dni (nebo rozhodnému dni) – u periodické inventarizace

• ocenění majetku a závazků ke dni ukončení inventury (nebo k rozhodnému dni) – u průběžné inventarizace

• podpisové záznamy odpovědných osob

Při průběžné inventarizaci mohou být tyto inventurní soupisy nahrazeny průkazným účetním záznamem o provedení fyzické inventury a o vyúčtování inventarizačních rozdílů.
 

4. Inventarizační rozdíly

 
Inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, které nelze prokázat způsobem stanoveným tímto zákonem, kdy:

• skutečný stav je nižší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako manko, popřípadě schodek u peněžních hotovostí a cenin, nebo

• skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako přebytek

Inventarizačními rozdíly naopak nejsou:

• technické a technologické ztráty – např. vyschnutí v rámci výrobního procesu nebo skladování (v rámci norem přirozených úbytků zásob)

• neúmyslné záměny zásob (záměna podobných zásob)

• účetní chyby

Inventarizační rozdíly zaúčtují účetní jednotky do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků.