Účtování zálohových faktur v programu POHODA

Zálohové faktury

Zálohová faktura neboli proforma faktura není účetní ani daňový doklad. Nemá žádné předepsané náležitosti, a to ani název. Žádný zákonný předpis neupravuje rozdíl mezi zálohovou fakturou, proforma fakturou či výzvou k platbě. Jedná se v podstatě jen o informaci pro odběratele, jakým způsobem a za co má zaplatit. Dokud není uhrazena, tak se o ní neúčtuje, ani se nezohledňuje v přiznání k DPH.
 
V programu POHODA se zálohové faktury vystavují v agendě Fakturace/Vydané zálohové faktury. Zde je možné volit mezi zálohovou fakturou nebo proforma fakturou. Obě volby vytvoří dokument, který není ani účetním ani daňovým dokladem. V agendě zálohových faktur je implicitně nastavena předkontace Bez, čímž je zajištěno, že se zálohové faktury neúčtují. Vystavené neuhrazené zálohové faktury se v Pohodě nijak nepromítají do DPH.
 
V okamžiku uhrazení zálohové faktury, resp. jakékoliv platby přijaté před zdanitelným plněním, vzniká plátci DPH povinnost odvést DPH. Podle § 21 odst. 1 zákona o DPH je plátce povinen přiznat daň ke dni uskutečnění zdanitelného plnění nebo ke dni přijetí úplaty. A to k tomu dni, který nastane dříve, pokud zákon nestanoví jinak. Plátce daň uvádí v daňovém přiznání za zdaňovací období, ve kterém mu vznikla povinnost přiznat daň.
 
Plátce má povinnost vystavit daňový doklad do 15 dnů ode dne přijetí úplaty. Dle § 28 odst. 1 písm. d) zákona o DPH je plátce povinen vystavit daňový doklad v případě přijetí úplaty před uskutečněním plnění (před dodáním zboží nebo poskytnutím služby) ke dni přijetí úplaty.
 
Daňový doklad musí být vystaven do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň, nebo přiznat uskutečnění plnění (dle § 28 odst. 4 zákona o DPH).
 
Vzhledem k tomu, že zálohová faktura nebo proforma faktura není účetním ani daňovým dokladem, nemá její přijetí žádný vliv na účetnictví nebo DPH ani u odběratele. V programu POHODA může odběratel přijatou zálohovou fakturu zaevidovat v agendě Fakturace/Přijaté zálohové faktury. Ani v tomto případě se přijatá zálohová faktura neúčtuje (v Pohodě má předkontaci Bez) ani se nijak nepromítá do DPH. Zapsání do účetního programu POHODA slouží především k evidenci přijatých zálohových faktur a k usnadnění jejich úhrady.

Vystavení daňového dokladu s odečtem zálohy v Pohodě

V některých případech bezprostředně po uhrazení zálohové faktury následuje poskytnutí služby nebo dodání zboží. To znamená, že zdanitelné plnění je ve stejném měsíci jako datum přijetí platby. V tomto případě jdeme do agendy Fakturace/Vydané faktury a založíme vydanou fakturu běžným způsobem. Stejně tak vyplníme předkontaci a členění DPH jako u klasické faktury.
 
Poté, co vyplníme položky faktury, provedeme zúčtování zaplacené zálohové faktury přes povel Záznam/Přenos/Zálohové faktury. Z nabídky vybereme zálohovou fakturu, kterou chceme zúčtovat, a potvrdíme vlevo nahoře Přenést do dokladu.
 
Do vydané faktury přibude další řádek s odečtem zálohové faktury. V tomto případě ponecháme u odečtu zálohové faktury sazbu DPH 0 % a členění DPH UN. DPH odvedeme z celé částky daňového dokladu. Na tiskové sestavě Faktura se nám zobrazí jednotlivé položky včetně odečítané zálohy a částka k úhradě bude odpovídat zbývajícímu doplatku. V rozpisu DPH na daňovém dokladu bude DPH z celé částky daňového dokladu.
 
Účtování vystaveného daňového dokladu:
 

Obdobně bude účtovat odběratel, který uhradil zálohovou fakturu, a účtuje fakturu – daňový doklad s odečtem zálohy v agendě Fakturace/Přijaté faktury.
 
Účtování přijatého daňového dokladu:
 

Daňový doklad k záloze

V některých případech nedojde po obdržení zálohy ihned k uskutečnění celého zdanitelného plnění. Např. ve smlouvě o dílo je sjednáno, že práce budou zahájeny po uhrazení zálohy 50 % z ceny díla. I v tomto případě má dodavatel povinnost ke dni přijetí platby vystavit daňový doklad a odvést DPH. A to i když k samotnému uskutečnění zdanitelného plnění dojde později, klidně i za několik měsíců. V tomto případě dodavatel vystaví daňový doklad k přijaté záloze.
 
V programu POHODA se daňový doklad k záloze vystavuje tak, že se kurzorem myši postavíme do řádku se zlikvidovanou (s platbou v bance nebo pokladně spárovanou) vydanou zálohovou fakturou a dáme Záznam/Daňový doklad. Do agendy Interní doklady (Účetnictví/Interní doklady) se vytvoří daňový doklad k platbě zálohové faktury. V praxi je vhodné mít na daňové doklady k platbám jinou číselnou řadu než na běžné interní doklady.
 
Datum zdanitelného plnění na daňovém dokladu k záloze je shodné s datem přijetí platby. Daňový doklad k záloze je třeba promítnout do přiznání k DPH, ponecháme proto členění DPH UD. Rozdělíme plnění na základ a daň v příslušné sazbě DPH. Pro vytištění daňového dokladu, který máme povinnost předat odběrateli, použijeme tiskovou sestavu Daňový doklad v agendě Interních dokladů.
 
Na daňovém dokladu k přijaté záloze se neuvádí konkrétní plnění – nejedná se o doklad pro účely daně z příjmů, pouze pro účely DPH.
 
Obdobně příjemce daňového dokladu k DPH může nárokovat DPH, ale nemůže účtovat o daňovém nákladu.
 
Po dokončení a předání díla dojde k uskutečnění zdanitelného plnění a dodavatel vystavuje fakturu – daňový doklad. Postupuje se podobně jako v předchozím případě. Tj. agenda Fakturace/Vydané faktury, založíme vydanou fakturu běžným způsobem a do položek rozepíšeme celou cenu díla, vyplníme předkontaci a členění DPH.
 
Nakonec přes povel Záznam/Přenos/Zálohové faktury provedeme odečet zálohové faktury. Tentokrát již ale bude u položky s odečítanou zálohou sazba DPH a základ daně a daň a členění DPH UD. Je to proto, že jsme již ze zálohy jednou DPH odvedli, tak aby nebyla odváděna podruhé. Tímto dojde také ke snížení základu daně a DPH v rozpisu DPH dole na daňovém dokladu. Zde již bude uvedeno pouze DPH z doplatku.
 
Zatímco dodavatel má povinnost odvést DPH již z přijaté zálohy, odběratel má nárok na odpočet, ale nemá povinnost uplatnit ho ihned. Odběratel se může rozhodnout, jestli bude nárokovat DPH ze zálohy a poté z doplatku, nebo počká až na konečný daňový doklad a bude nárokovat DPH z celého zdanitelného plnění najednou.

Příklad

Dodavatel s odběratelem uzavřou smlouvu o dílo. Ve smlouvě si sjednají cenu 2 000 Kč bez DPH a podmínku, že před zahájením prací zaplatí odběratel zálohu ve výši 50 %, tj. 1 000 Kč bez DPH. Dodavatel zahájí práce až po přijetí platby.
 

Článek byl připravený ve spolupráci s Účetnictvím bez starostí.

Související článek:
Zaúčtování opravných daňových dokladů v Pohodě