Vedete-li účetnictví (dříve známé jako podvojné), jistě jste se setkali s pojmem „účtová osnova“. S tímto dokumentem se setkávají již studenti na odborných středních školách, a to když probírají předmět účetnictví. I z toho je zřejmé, že se jedná o důležitou součást práce každé firmy.
 
V dnešním článku se proto zaměříme na některé její aspekty, časté otázky a také na příklady z praxe, které pomohou ještě lépe pochopit smysl a účel účetní osnovy a také vám pomohou při samotném účtování.
 
Pouze dodáváme, že existuje několik „typů“ účetních osnov, a to v závislosti na tom, jakým subjektem jste. My se budeme v článku zabývat výhradně jedním typem, tím nejčastějším, a to účtovou osnovou pro podnikatele.

Co je účtová osnova?

Podoba účtové osnovy je stanovena vyhláškou č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Zde je důležitá pro tento účel Příloha č. 4 nazvaná Směrná účtová osnova. Kromě této vyhlášky upravuje použití účtové osnovy i samotný zákon o účetnictví. Pokud si účtovou osnovu pamatujete ještě ze školy, pak vězte, že od roku 2003 již neobsahuje čísla syntetických účtů. Je závazná pro každého podnikatele, který vede účetnictví.
 
Pokud jde o její podobu, jedná se o soupis neboli seznam, na základě kterého sestaví každá účetní jednotka svůj tzv. účtový rozvrh (Vzorový účtový rozvrh pro podnikatele 2016). Účtovým rozvrhem se rozumí soupis účtů, jež firma bude při vedení svého účetnictví používat. Je rozdělen do deseti účtových tříd (0 až 9). Nicméně účtové třídy 8 a 9 se používají pouze pro vnitropodnikové účetnictví.
 
Každá třída má svůj název a podle něj se můžete v osnově dobře zorientovat. Každá třída je totiž zaměřena na jiný účetní ukazatel (zjednodušeně činnost ve firmě).
 
Jedná se o tyto třídy:

• 0 – Dlouhodobý majetek
• 1 – Zásoby
• 2 – Krátkodobý finanční majetek a peněžní prostředky
• 3 – Zúčtovací vztahy
• 4 – Kapitálové účty a dlouhodobé závazky
• 5 – Náklady
• 6 – Výnosy
• 7 – Závěrkové a podrozvahové účty
• 8 a 9 – Vnitropodnikové účetnictví

Účtové třídy se dále dělí do účtových skupin. Každý účet má tři číslice – první číslo odpovídá číslu účtové třídy, druhé znamená účtovou skupinu. A třetí odpovídá konkrétnímu označení syntetického účtu, které si účetní jednotka sama určí. Každá firma si může (a je to velmi praktické) určit také analytické členění jednotlivých účtů. To jsou další tři číslice konkrétního účtu. Za zmínku stojí, že většina účetních jednotek používá pro syntetická čísla účtů starší verze účtové osnovy.

Příklad

Pokud vaše firma používá více bankovních účtů, je více než praktické si je rozdělit.
 
Analytickým označením tak může vzniknout např. následující evidence:

• účet 221001 – Bankovní účet vedený v CZK u banky Alfa
• účet 221002 – Bankovní účet vedený v CZK u banky Beta
• účet 221003 – Bankovní účet vedený v CZK u banky Gama
• účet 221004 – Bankovní účet vedený v EUR u banky Alfa
• účet 221005 – Bankovní účet vedený v USD u banky Gama apod.

 Musím při vedení daňové evidence používat účetní osnovu?
 
 Jste-li podnikatel (OSVČ) a vedete daňovou evidenci, pak se na vás povinnost řídit se účetní osnovou nevztahuje. Důvod je jednoduchý – povinnost řídit se účtovou osnovou mají pouze takové podnikatelské subjekty, které vedou účetnictví. Daňovou evidenci tak vedete způsobem, jaký je v této oblasti běžný a který vyhovuje vašim potřebám.
 

Jaké typy účtu obsahuje účtová osnova a jak se v nich zorientovat? Slyšel jsem, že je tu i rozdíl v tom, že některé ovlivňují rozvahu, výsledovku apod. Existuje nějaký jednoduchý přehled?
 
Obecně lze v účtové osnově rozlišit následující typy účtů, a to:

• Rozvahové účty
• Výsledkové účty
• Závěrkové účty
• Podrozvahové účty
• Vnitropodnikové účty

Rozvahové účty naleznete ve třídách 0 až 4. Jak už z názvu vypovídá, jde o ty účty, které mají co do činění s rozvahou. Proto se dělí na aktivní a pasivní účty. Aktivní účty mají zůstatek na straně Má dáti („MD“), zatímco zůstatek na pasivních účtech se uvádí na stranu Dal („D“).
 
Výsledkové účty jsou ve třídách 5 a 6. Účty ve třídě 5 jsou nákladové a zůstatek mají na straně MD. V 6. třídě jsou účty výnosové, které mají zůstatek na straně D. Dále v této kategorii rozlišujeme účty daňové a nedaňové, podle toho, zda mají vliv na základ daně či nikoliv. Zároveň platí, že veškeré nákladové a výnosové účty ovlivňují hospodářský výsledek. To znamená, že hrají klíčovou roli pro to, jakého zisku nebo ztráty vaše firma dosahuje.
 
Závěrkové účty se nachází ve třídě 7. Jejich hlavním účelem je to, že slouží pro tzv. přenos stavů jednotlivých rozvahových účtů z jednoho účetního období na druhé.
 
Podrozvahové účty nalezneme na účtech 750 až 799. Jedná se o evidenci tzv. nejistých či podmíněných majetků a závazků, jež nejsou zachyceny v rozvaze. Jde zejména o využívání cizího majetku, ke kterému účetní jednotka nedisponuje vlastnickým právem. Dále se zde evidují práva, o kterých se neúčtuje, např. hypotéka. Dalším příkladem může být materiál, jehož pořízení, chování, udržování a sledování vychází z platných zákonů, vyhlášek a nařízení.
 
Jak už bylo uvedeno výše, pro vnitropodnikové účty je vyhrazena účtová třída 8 a 9.
 
Abychom si také ukázali, jak používat účtovou rozvahu v praxi, podíváme se nyní na několik příkladů účtování. Budeme používat názvy a čísla syntetických účtů, jak se s nimi můžeme setkat v praxi nejčastěji.

Příklad 1

Nejdříve se zaměříme na účtování majetku a DPH. Jedná se o hojně používané případy, neboť se s nimi ve své firmě můžete velice často setkávat. Vždy je důležité také pamatovat na to, jaký je limit pro dlouhodobý majetek – hmotný i nehmotný. Pokud jde o dlouhodobý majetek, s účtováním budou souviset i odpisy.
 
Na níže uvedeném příkladu si všimněte, jak vypadá účtování dlouhodobého majetku – v našem případě vysokozdvižného vozíku a balícího stroje. Porovnejte ho s účtováním majetku, který nemá dlouhodobý charakter a jde tzv. rovnou do spotřeby – případ kolečka a notebooku.
 
Neméně podstatnou záležitostí je také účtování DPH – pro DPH existuje samostatný účet, a to 343. Vstupní cena majetku se na příslušné majetkové účty, resp. nákladové účty uvádí vždy bez DPH. Pro lepší přehlednost jsme účtování DPH uvedli vždy ke každému případu na zvláštní řádek.
 
Ještě je důležité zmínit, že každý účetní případ by měl mít i „svůj“ účetní doklad. Ve sloupci doklad naleznete informaci, na základě jakého účetního dokladu se účetní předpis provádí.
 
Použili jsme následující zkratky:

• FAP – faktura přijatá (někdy také označována jako faktura dodavatelská, zkratka FAD)
• FAV – faktura vydaná (v příkladech jsme ji nepoužili, uvádíme pouze pro přehled)
• VBU – výpis z běžného účtu
• VPD – výdajový pokladní doklad
• PPD – příjmový pokladní doklad (v příkladech jsme jej nepoužili, uvádíme pouze pro přehled)
• VUD – vnitřní účetní doklad

Tab.: Majetek a DPH
 

Všimněte si, že se účtování dotklo účtové třídy 0, 2, 3 a 5. Z toho můžeme vidět, že lze (a je to nutné) používat účty z různých účtových tříd a kombinovat je mezi sebou. Třída 0 se v našem případě použila při pořízení dlouhodobého majetku, který se odepisuje. Nezapomeňte takový majetek také uvést do užívání.
 
Pokud jde o krátkodobý majetek, použili jsme nákladové účty. Samozřejmě můžete mít i pro nákladové účty zřízenou analytiku. Např. 501100 – kancelářské potřeby, 501200 – úklidové prostředky, 501300 – vybavení firmy (krátkodobý majetek) apod.
 
Samozřejmě je důležité zachovat pravidla, která jsou stanovena Českými účetními standardy, zákonem o účetnictví a dalšími právními předpisy, které předkontace upravují, a také stanovují, jak v konkrétních případech postupovat.

Příklad 2

Nyní se zaměříme na druhý příklad, který se hodí zejména pro ty z vás, kteří zaměstnáváte zaměstnance. Naleznete v něm obecné případy, se kterými se v této oblasti můžete setkat. Jste-li majitelem účetního softwaru s modulem mzdy, pochopitelně značnou část práce za vás udělá tento software. V každém případě je ale velmi důležité znát principy účtování, a to jaké účty se pro konkrétní případ použijí.
 
Jednak tím získáte velmi dobrou kontrolu svého „elektronického kamaráda“ a potom se vám hodí znát, který účet se k čemu používá, když rychle potřebujete vytisknout jakýkoli report, např. odvody na sociální pojištění, účet, kde se evidují hrubé mzdy apod.
 
Tab.: Účtování mezd – nejčastější případy
 

Opět si můžete všimnout prolínání jednotlivých účtových tříd – tentokráte jsme „zabrousili“ do třídy 2, 3 a 5. Použili jsme také analytickou evidenci pro účet 336 – Zúčtování s institucemi sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění. Na tomto místě se analytická evidence opravdu vyplatí, neboť 336100 slouží pro odvody na sociální pojištění a 336200 pro odvody na zdravotní pojištění.
 
Pokud jde o platby mezd, pojistného a záloh na daň, ty se uskutečňují z běžného účtu. To nám usnadňuje práci nejenom při účtování, ale také při platbě samotné. Pouze je nutné si dávat pozor na dodržení správného zaznamenání přírůstku, resp. úbytku finančních prostředků z účtu 221 – Bankovní účty. Jedná se o rozvahový účet aktivní, proto každý přírůstek je evidován na straně Má dáti a veškeré úbytky z účtu jsou evidovány na straně Dal.

Příklad 3

Na posledním příkladu si ukážeme, jak postupovat v případě rozdělení výsledku hospodaření v akciové společnosti. Výsledek hospodaření je trochu složitý název (ale naprosto přesný) pro velmi známé pojmy – zisk nebo ztráta. Také tato fáze života v podniku, a to velmi významná, má svá „evidenční“ pravidla, a stejně jako o jakýchkoli dalších procesech ve firmě se i o tomto účtuje.
 
Klíčovou účtovou třídou je účtová třída 4 – Kapitálové účty a dlouhodobé závazky. Velmi důležitým účtem je 431 – Výsledek hospodaření ve schvalovacím řízení. Jde o účet rozvahový, pasivní. Pojďme se nyní podívat na samotné schéma účtování.

Tab.: Rozdělení výsledku hospodaření
 

Bystré oči již zaznamenaly, že výše zmíněný účet 431 má počáteční stav na straně Dal. Na stejné straně se evidují také přírůstky. Naopak na straně Má dáti sledujeme jeho snižování, resp. úbytky. Důvodem je právě to, že jde o pasivní účet. Tímto způsobem se tedy chovají všechny pasivní účty, jak jsme si již ukázali v úvodu tohoto článku.
 
Pevně doufáme, že i tento článek přispěl k získání většího přehledu ohledně používání účtové osnovy a samotného účtování podvojným zápisem. Přesto, že většinu práce za vás odvede účetní software, doporučujeme nepodceňovat znalost základních principů a zásad účtování.
 
Každý dobrý účetní, nebo každá dobrá účetní, by měl přinejmenším vědět, ve kterých právních předpisech zapátrat, pokud si není jistý, jak konkrétní případ zaúčtovat. Základní vazby by však měl ovládat nazpaměť.
 

Související téma:
Vzorový účtový rozvrh pro podnikatele 2016