Každá účetní jednotka pracuje s řadou dokumentů, které musí ze zákona uchovávat po stanovenou dobu.

Příklady dob archivace:

• 5 let uchováváme např. účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy nebo účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví

• 10 let uchováváme účetní závěrku a výroční zprávu, daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty

• 30 let uchováváme mzdové listy a další záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění

• archiválie – takový záznam/dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům či trvalé hodnotě vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uložení; jsou to např. dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu (zakladatelské dokumenty, stanovy, jednací řády, dokumenty o přeměnách, o likvidaci a zániku,…), protokoly a zápisy z jednání statutárního nebo dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad, dokumenty o majetku podnikatelského subjektu, dokumenty o vlastnictví nemovitého majetku, ochranné známky,…

Po uplynutí této doby musíme s dokumenty nějakým způsobem naložit. Skartace je proces/odborné posouzení dokumentů, při kterém jsou vyřazovány dokumenty pro činnost podnikatelského subjektu nadále nepotřebné.
 
Dokumenty by měly být nejprve rozděleny do tří skupin a označeny příslušným skartačním znakem:

• „A“ (archiv) – dokument s trvalou hodnotou

• „V“ (výběr) – dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty „A“ nebo „S“

• „S“ (stoupa/skart) – dokument bez trvalé hodnoty, který bude po ukončení skartačního řízení fyzicky zničen

Za příslušné písmeno se pak uvede číslice udávající počet roků skartační lhůty. Například značka S3 znamená – skartovat za tři roky, značka V3 – po třech letech rozhodnout, jestli dát do skartu nebo do archivu, A5 – dát do archivu k trvalému uložení za pět let.
 
Zničení se provede takovým způsobem, že dojde ke znehodnocení znemožňující rekonstrukci a identifikaci obsahu dokumentu.
 
O archivaci a skartaci se také musí postarat:

• likvidátor,

• správce konkursní podstaty nebo

• právní nástupce firmy.

Zpracování, archivace a skartace dokumentů je nutná v případě ukončení činnosti firmy. Likvidace společnosti nemůže být ukončena a společnost nebude vymazána z obchodního rejstříku, pokud likvidátor nepředloží rejstříkovému soudu k samotnému návrhu na výmaz také potvrzení územně příslušného státního oblastního archivu, že s ním bylo projednáno zabezpečení archivu a dokumentů zanikající společnosti.
 
Fyzickou likvidaci dokumentů může provést samotná účetní jednotka. Při větším objemu dokumentů je vhodné využít služeb specializovaných firem, které zajistí jak manipulaci s dokumenty, tak jejich odvoz a odborné znehodnocení včetně garance ochrany před neodbornou a neoprávněnou manipulací s dokumenty. Řada dokumentů totiž obsahuje citlivá data, jako know-how firmy, osobní údaje zaměstnanců nebo údaje o klientech. Specializované firmy zajišťují jak jednorázovou, tak pravidelnou skartaci.
 
Kromě klasických dokumentů v papírové podobě se skartují také dokumenty na CD, DVD nebo jiných nosičích, již neplatná nebo opotřebovaná razítka, případně fotodokumentace či filmové a zvukové záznamy.

Kdo má povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií?

Výběr archiválií provádí archiv podle své působnosti.

Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají (dle § 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě):

• organizační složky státu,

• ozbrojené síly,

• bezpečnostní sbory,

• státní příspěvkové organizace,

• státní podniky,

• územní samosprávné celky,

• organizační složky územních samosprávných celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,

• právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,

• vysoké školy,

• školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování,

• zdravotní pojišťovny,

• veřejné výzkumné instituce,

• právnické osoby zřízené zákonem.

Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají za podmínek stanovených zákonem o archivnictví a spisové službě také:

• obchodní společnosti a družstva (s výjimkou bytových družstev), pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,

• politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy a obecně prospěšné společnosti,

• notáři, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.

Související článek:
Jak dlouho musíte archivovat firemní dokumenty?

Chcete mít zákony v aktuálním znění pohromadě a na jednom místě? Zkuste WINLEX – právní systém obsahující většinu platné české legislativy od roku 1945 ze všech oblastí práva.