Jak spolupracovat s účetní v programu POHODA

Jaké jsou možnosti spolupráce s účetní v Pohodě:

1. Účetní má vlastní program POHODA, zadává doklady a klientovi posílá výstupy z účetnictví v PDF nebo v Excelu
2. Účetní i klient mají vlastní Pohodu a vyměňují si data
3. Účetní přistupuje na server s účetnictvím ke klientovi vzdáleně, popř. klient i účetní přistupují k hostované Pohodě na externím serveru
4. Klient přistupuje na účetní server k účetní
5. Účetní dochází ke klientovi a zadává data v jeho programu

1. Účetní má vlastní Pohodu, zadává doklady a klientovi posílá výstupy

• Jedná se o nejběžnější formu spolupráce s externí účetní.
• Hodí se pro malé a střední firmy, které nepotřebují mít každý den přehled o pohledávkách, závazcích apod.
• Klient předává účetní doklady domluveným způsobem v domluvených termínech, nejčastěji měsíčně nebo čtvrtletně, u velmi malých OSVČ (neplátců DPH) může být domluveno i roční předávání dokladů. Doklady předává klient účetní v papírové formě (nosí do kanceláře, posílá poštou nebo kurýrem), elektronicky (s využitím různých datových úložišť, e-mailem apod.) nebo smíšenou formou, tj. některé doklady papírově, jiné předává elektronicky.
• Po zaúčtování účetní sestaví daňová přiznání k DPH, dani z příjmů apod. a dle dohody s klientem mu posílá přehledy o jeho hospodaření ve formátu PDF nebo v Excelu, který klient snadno otevře. Může jít např. o přehled příjmů a výdajů z daňové evidence, deník, rozvahu a výsledovku v případě účetnictví, přehled neuhrazených vydaných a přijatých faktur, pokladní knihu a další sestavy dle domluvy.
• Daňová přiznání podává buď klient, nebo účetní. Účetní může přiznání podávat buď z datové schránky klienta, nebo sama na základě plné moci.
• Klient si většinou sám obstarává činnosti, které jsou potřeba řešit průběžně a nelze je dělat na dálku – vystavuje si faktury, platí závazky, vede skladovou evidenci, vede evidenci tržeb apod.
• Účetním může významně ulehčit práci a zároveň snížit riziko chyby při opisu, pokud klient předává výpis z účtu nebo jiné doklady v některém datovém formátu, který umožňuje import do účetnictví. Takže účetní nejsou nuceni všechny údaje přepisovat položku po položce, ale nahrají si je do účetnictví a provedou jejich spárování s dalšími doklady (u těch, které se nespárovaly automaticky při importu) a zaúčtování. Účetním velmi usnadní práci, když klient využívá některý z fakturačních programů, které umožňují import vystavených dat do Pohody (např. aplikace mPOHODA, která je zdarma). Prodejní doklady mají účetní prakticky hned po vytvoření k dispozici ve svém programu, bez prodlevy a nutnosti předávání tištěných verzí dokladů.

Výhody:

• pro klienta nejméně finančně nákladné řešení – nemusí si pořizovat program, počítač, starat se o údržbu dat, platit za hosting, IT odborníka apod. Veškeré náklady na software jdou za účetní,
• pro účetní – plná kontrola nad daty zadanými v účetnictví.

Nevýhody:

• pro klienta – nemožnost kdykoliv nahlédnout do aktuálních účetních dat (objednávek, faktur, stavu skladových zásob aj.), případné chyby je možné zpětně opravit pouze ve spolupráci s účetní,
• pro účetní – nutnost mít stále aktuální program a příslušné IT vybavení.

2. Účetní i klient mají vlastní Pohodu a vyměňují si data

• Používá se v situacích, kdy si klient chce pravidelně sám zadávat nějaké účetní záznamy do svého účetnictví a mít o nich přehled (např. si sám účtovat o vydaných a přijatých fakturách a jejich úhradách, spravovat svůj e-shop nebo třeba vést vlastní evidenci zásob na skladě).
• Klient potřebuje vlastní Pohodu, když chce napojit účetní program na aplikaci, zařízení nebo službu, které ještě více rozšíří možnosti programu (např. na e-shop), nebo chce mít jeho síťovou verzi na více pobočkách.
• Může jít také o případ, kdy klient má vlastní účetní a daňového poradce, který mu sestavuje DPH a přiznání k dani z příjmů.
• Vyměňovat lze buď celou databázi Pohody – pak s ní nelze pracovat, dokud s ní pracuje druhá strana, zasílat jen část vybrané agendy přes XML export, nebo používat pobočkové zpracování dat.

Výhody:

• pro klienta – průběžný přehled o vybrané části hospodaření firmy, přístup ke skladovým zásobám, objednávkám, fakturám a jiným dokladům a možnost je libovolně upravovat. Veškerá data jsou uložená přímo v počítači klienta, který může díky tomu ovlivnit, kdo k nim bude mít přístup,
• pro účetní – odpadá nutnost zadávat všechny doklady (část agendy je zadaná klientem).

Nevýhody:

• vyšší náklady – nutnost pořízení Pohody pro obě strany, v případě používání pobočkového zpracování dat nutnost pro účetní pořídit tento doplněk. Avšak pro klienta jsou náklady na pořízení programu mnohdy výhodnější než placení měsíčního paušálu za vzdálený přístup do programu jeho účetní,
• vyšší nároky na spolupráci mezi účetní a klientem,
• klient musí zadávat doklady správně, ale má nad nimi kontrolu a může je i zpětně opravit,
• nutnost pravidelné výměny dat (existují však síťová řešení, kdy může mít účetní vzdálený přístup přímo do programu klienta, podrobněji v následujícím bodu).

3. Účetní přistupuje na server s účetnictvím ke klientovi vzdáleně, popř. klient i účetní přistupují k hostované Pohodě na externím serveru

• Klient má účetní server, na kterém má nainstalovanou Pohodu, popř. používá hosting Pohody, a účetní se k němu vzdáleně připojuje a data zadává u něj.
• Zpravidla některá data zadává klient, některá účetní.
• Toto řešení je vhodné pro firmy, které potřebují neustále pracovat s daty v Pohodě a mít průběžně přehled o účetních datech (např. velkoobchody, e-shopy atd.). Mohou sledovat stav závazků, pohledávek, vývoj mezd či obratu, vést sklady, mít přehled o majetku, zaúčtovaných dokladech aj.

Výhody:

• klient má průběžně přehled o svém účetnictví,
• veškerá data jsou pod úplnou kontrolou klienta, pokud dojde k ukončení spolupráce s účetní, nová účetní může okamžitě pokračovat tam, kde se přestalo, bez nutnosti předávání dat,
• díky umístění dat na serveru a ne přímo v počítači jsou data zálohovaná a nedochází ani k zátěži systému, veškeré povinnosti spojené se správou serveru navíc přechází na jeho poskytovatele,
• rozhodování o používaném programovém vybavení je zcela v kompetenci klienta.

Nevýhody:

• vyšší finanční náklady pro klienta – nutnost mít Pohodu, dále si zařídit hosting Pohody, případně vlastní server a IT specialistu na správu serveru,
• pro účetní – nemá jistotu, že nedochází ke změnám již zaúčtovaných dokladů,
• dochází k neshodám „kdo za co může“,
• svá data svěřujete třetí straně, proto je důležité vybrat důvěryhodného poskytovatele hostingu,
• technické výpadky (např. výpadky internetu, nedostatečný počet softwarových licencí a přístupů) mohou výrazně zkomplikovat a zpomalit účtování.

4. Klient přistupuje na účetní server k účetní

• Tuto variantu nabízejí většinou pouze velké účetní firmy, protože pro účetní je velmi nákladná.
• Všichni klienti se přihlašují na server účetní a do její Pohody a zde zadávají data.

Výhody:

• pro účetní – kontrola nad daty a přístupu k nim,
• pro klienta – možnost zadávat a kontrolovat průběžně data v účetnictví bez nutnosti mít vlastní server a starat se o jeho správu, klient navíc neplatí jednorázovou částku, ale výdaje se rozloží do menších měsíčních plateb.

Nevýhody:

• pro účetní – velmi nákladné řešení co se týká technického vybavení, zabezpečení dat apod.
• pro klienta – všechna účetní data jsou kontrolována účetní.

5. Účetní dochází ke klientovi a zadává data v jeho programu

• Toto řešení využívají hlavně větší firmy.
• Hodí se pro účetní, kteří nechtějí vůbec investovat do technického vybavení, pro účetní, kteří chtějí mít na starosti jen malé množství firem a nevadí jim docházet do firmy.
• Docházení zaměstnanců do firmy nabízejí také některé velké účetní firmy.
• Účetní přijde do firmy a přímo v účetnictví klienta, na jeho technických prostředcích, zaúčtuje potřebné účetní operace.
• Účetní zpravidla dochází do firmy ve sjednaný termín.

Výhody:

• pro klienta – úplná kontrola nad účetnictvím i nad prací účetní,
• pro účetní – eliminace nákladů na výpočetní techniku a programy.

Nevýhody:

• pro klienta – účetní se může cítit jako zaměstnanec – může jí chybět motivace,
• pro účetní – klient se může začít k účetní chovat jako k zaměstnanci, ale bez zaměstnaneckých výhod – zakazovat jí další klienty, nařizovat pracovní dobu apod.,
• může hrozit riziko sankcí za švarcsystém, pokud jsou naplněny znaky závislé činnosti.

TIP: U všech pěti možností spolupráce je pro obě strany důležité vymezit podmínky zpracování účetnictví klienta a dobře sepsat smlouvu o vedení účetnictví.

Článek byl připravený ve spolupráci s Účetnictvím bez starostí.