Jak na fyzickou (skladovou) inventuru v programu POHODA

Co je fyzická inventura

Inventarizaci majetku a závazků upravuje zákon o účetnictví v § 29 a 30.
Jejím cílem je zjištění skutečného stavu majetku a závazků a jeho porovnání se stavem evidovaným v účetnictví.

Zákon rozlišuje dva druhy inventur:

• fyzickou inventuru, při níž se skutečný stav zjišťuje vizuálně – počítáním, vážením nebo měřením,
• dokladovou inventuru, která se týká položek, jež nelze fyzicky spočítat (např. pohledávky nebo závazky) a jejich existence se dokládá záznamy v účetních knihách.

Inventuru provádíme k okamžiku, k němuž je sestavována účetní závěrka. U zásob může probíhat i během roku, pokud jsou splněny zákonné podmínky.

Jak fyzickou inventuru provést

Každá účetní jednotka by měla mít stanovena interní pravidla pro provádění inventarizace, která vymezují základní postupy, odpovědnosti a termíny. Tato pravidla slouží k zajištění jednotného a transparentního průběhu inventur v souladu s platnými účetními předpisy.

Ve větších organizacích se často provádí inventura postupně, po jednotlivých skladech nebo provozech, aby bylo možné zajistit její plynulý a efektivní průběh.

Upozornění: Inventarizační záznamy je nutné uchovávat po dobu pěti let. Doklady o jejím provedení by měly být součástí účetní závěrky.

Jak fyzickou inventuru připravit

Před zahájením fyzické inventury je nutné:

• zaúčtovat všechny doklady, které mohou ovlivnit stav majetku,
• zastavit pohyb zboží a materiálu v inventurovaných skladech,
• připravit inventurní soupisky a značení majetku.

Provádět inventuru na nekompletních datech vede často k chybám a zbytečným časovým ztrátám.

Většina chyb při inventurách vzniká duplicitním počítáním zásob nebo opomenutím některých položek. Pomáhá fyzické označení již spočítaných regálů či položek.

Průběh fyzické inventury

Dlouhodobý hmotný majetek

Inventura dlouhodobého majetku spočívá ve fyzickém ověření jeho existence a stavu.
Je nutné odlišit cizí majetek (např. pronajatý) a zajistit, aby se majetek po dobu inventury nepřemisťoval.
Každá položka je unikátní – identifikujte ji podle výrobního čísla, SPZ nebo inventárního štítku.

Zásoby

Při fyzické inventuře zásob zjišťujeme skutečný stav zboží nebo materiálu, případné poškození či zastarání.
Pokud není možné zastavit příjem a výdej, určete sklad, kde bude inventura probíhat.
Nezapomeňte označit cizí zásoby, které se ve skladu nacházejí – jde o častou chybu při kontrolách.

Pokladna a ceniny

Inventuru pokladny a cenin musí provádět každá účetní jednotka, i když je zůstatek nulový.
Výsledkem je protokol o inventuře pokladny, který obsahuje skutečný zůstatek a podpisy odpovědných osob.

Inventurní soupis a vyhodnocení výsledků

Z každé fyzické inventury musí být vyhotoven inventurní soupis – průkazný účetní záznam, který obsahuje zejména:

• popis majetku,
• podpisové záznamy osob zodpovědných za zjištění a provedení inventury,
• způsob zjištění stavu,
• ocenění k rozhodnému dni,
• datum zahájení a ukončení inventury.

Pokud probíhá inventarizace průběžně, lze místo soupisu vyhotovit záznam o provedení inventury a vyúčtování rozdílů.

Inventarizační rozdíly

Výsledkem inventury může být:

• manko, pokud je skutečný stav menší než stav v účetnictví,
• přebytek, pokud je skutečný stav vyšší.

Rozdíly je nutné vyúčtovat ve stejném účetním období, za které byla inventura prováděna.
Přebytky a manka se obvykle účtují na účty 549 a 648 (resp. 569 a 668 u finančního majetku).

Jak provést fyzickou inventuru v programu POHODA

Program POHODA vám s inventurou významně usnadní práci.
Inventury můžete provést nejen u skladových zásob, ale i u majetku, pohledávek a závazků.

Skladové zásoby

Postup, jak provést inventuru zásob v Pohodě, naleznete ve videonávodech níže.
V řadách POHODA MDB, SQL i POHODA E1 lze inventuru zpracovat přímo pomocí agend v nabídce Sklady.

Dlouhodobý majetek

V agendě Dlouhodobý majetek můžete použít tiskové sestavy:

• Inventurní soupis majetku (HM, NM),
• Inventurní soupis souboru majetku.
• Inventurní soupis majetku (DDHM, DDNM)

Tyto sestavy vám poslouží jako podklad pro fyzickou kontrolu a evidenci zjištěných stavů.

Pohledávky a závazky

Pro kontrolu pohledávek a závazků využijte tiskové sestavy:

• Inventarizace pohledávek/závazků,
• Inventarizace pohledávek/závazků v cizí měně.

Naleznete je v agendách Vydané faktury a Přijaté faktury.
Pro zálohové faktury jsou k dispozici sestavy Inventura vydaných a přijatých zálohových faktur v části Kontrolní sestavy.

Shrnutí

Fyzická inventura je nezbytná nejen pro splnění zákonných povinností, ale i pro zajištění přesnosti účetnictví.
Pečlivá příprava, správné označení majetku a využití funkcí v programu POHODA vám celý proces výrazně zjednoduší.

Videonávody

• Jak provést fyzickou inventuru skladových zásob v POHODĚ (varianty MDB a SQL)

Související článek

• Jak na dokladovou inventuru?