Elektronická fakturace v programu POHODA

ISDOC je formát elektronické fakturace, který umožňuje datovou výměnu faktur mezi dodavatelem a odběratelem. Fakturu vystavenou dodavatelem v programu POHODA ve formátu ISDOC lze naimportovat přímo do účetnictví. Což velmi výrazně šetří čas, zvlášť při velkém množství faktur.

Jak vystavit elektronickou fakturu?

V agendě Fakturace/Vydané faktury vystavíte faktury standardním způsobem. Faktura pro import může být položková i bezpoložková. Fakturu je také možné elektronicky podepsat kvalifikovaným elektronickým podpisem. Export a import faktury ve formátu ISDOC bude fungovat i bez elektronického podpisu, ale u toho, kdo bude fakturu importovat, se objeví hláška o nedůvěryhodném zdroji.
 
Pro použití elektronického podpisu je nutné ho nejprve nainstalovat na počítači, na kterém máte nainstalovaný program POHODA. Odtud se rovnou nabízí do Pohody k výběru. Návod na instalaci elektronického podpisu najdete na webových stránkách Certifikační autority Postsignum.

Import vydané faktury do formátu ISDOC provedete tak, že označíte myší fakturu, kterou chcete vyexportovat. Dáte menu Záznam/Komunikace/Export do ISDOC… Vyberete kvalifikovaný elektronický podpis. Případně pokud ho nemáte, vyexportujete fakturu bez něj. POHODA vás při exportu bez podpisu upozorní chybovou hláškou.
 

Co na to POHODA? Prostřednictvím tohoto povelu převedete doklad do formátu .isdoc nebo .isdocx.

Na další straně průvodce přes tlačítko Procházet vyberete místo, kam chcete soubor uložit. Případně je možné soubor rovnou odeslat e-mailem klientovi zatržením volby Odeslat e-mailem. Volba Zobrazit v readeru umožní po skončení exportu otevřít fakturu v ISDOC Readeru a prohlédnout si ji.
 

Co na to POHODA? Název souboru a cestu ke složce, do které má být doklad vyexportován,
zadáte na druhé straně průvodce Export do ISDOC.

Ostatní volby je nejlepší nechat nastavené na výchozí hodnoty. Po proklikání tlačítek Další se objeví zpráva o průběhu exportu a export se dokončí. Pokud byla zatržena volba Odeslat e-mailem, iniciuje se nainstalovaný e-mailový klient a vytvoří se nová zpráva, kterou je možné doplnit a odeslat. Vyexportovaný doklad se vloží jako příloha e-mailu.
 
Osobně považuji za vhodné poslat zákazníkovi spolu s ISDOC verzí i verzi v PDF, kdyby si chtěl fakturu uložit nebo vytisknout.

Import faktury ve formátu ISDOC

Pokud jste na straně příjemce faktury ve formátu ISDOC, provedete import do účetnictví následujícím způsobem. Nejprve fakturu z e-mailu uložíte do libovolné složky na disku. Zvolíte menu Soubor/Datová komunikace/Import z ISDOC… Přes volbu Procházet vyberete uložený elektronický dokument ve formátu .isdoc nebo .isdocx.
 
POHODA je schopná automaticky naskladnit skladové položky na faktuře, pokud je zatržená volba Naskladňovat importované zásoby. Podmínkou je, že dodavatel používá kódy skladových zásob a v agendě Sklady máte založené příslušné skladní karty s naprosto shodnými kódy. Po stisku tlačítka Další se faktura naimportuje a zobrazí se zpráva o importu.
 
Pokud není faktura elektronicky podepsána platným elektronickým podpisem, POHODA vás na to upozorní. Fakturu je však možné naimportovat i bez podpisu. Pokud budete importovat fakturu do špatné účetní jednotky (tj. IČ odběratele na faktuře nebude souhlasit s IČ otevřené agendy databáze), POHODA vás na omyl také upozorní. Nestane se tedy, že byste nedopatřením naimportovali fakturu určenou pro někoho jiného.
 
Po stisku tlačítka Dokončit se otevře agenda Přijaté faktury přímo na nově importované faktuře. Po importu je možné upravit veškeré údaje na faktuře.
 

Článek byl připravený ve spolupráci s Účetnictvím bez starostí.