Chyby v účetní uzávěrce a jak se jim vyhnout

Chyby, které se při účetní uzávěrce objeví, nejsou z neznalosti, ale většinou ze spěchu, předpokladu, že to je stejné jako loni a z rutiny.

Podíváme se na ty nejčastější a na to, jak se jim vyhnout.

Předpoklad, že máme všechny doklady

Předpokládáme, že už máme na stole všechny doklady, které do předcházejícího roku patří. Ale právě zmatek ke konci roku, Vánoce a dlouhé dovolené mohou způsobit, že jednatel, provozní nebo zaměstnanec fakturu od dodavatele založí s tím, že až půjde po svátcích do kanceláře, tak ji vezme. Stejně tak účtenku z tankování, parkovného apod. Na začátku ledna už si ani nevzpomenou, že vlastně nějaké doklady pro účetní měli.

Jak se tomu vyhnout? Nastavit si systém v předávání dokladů, před koncem roku si pohlídat a aktivně se ptát, co vše je v plánu nakupovat a do kdy budou doložené doklady.

Nezohlednění časového rozlišení nebo dohadných položek

Ideální situace by byla, kdybychom měli vyúčtování všech služeb za celé účetní období. Bohužel v realitě to tak nefunguje a často máme vyúčtování zasahující do dvou účetních období, například licence softwaru, předplatné nebo nájmy. Aby naše účetnictví bylo opravdu skutečným obrazem, je potřeba tyto náklady časově rozlišit tak, aby byly ve správném období.

Obdobný problém nám nastává, když zapomeneme, že vyúčtování za energie nám přijde později, my nevíme, na jakou přesnou částku bude, ale náklad do daného roku musíme zahrnout – odhadnout. A takový odhad by měl vycházet z rozumného výpočtu a ne jen tak “od stolu”.

Zapomenutí na kurzové rozdíly

Kurzové rozdíly jsou příkladem chyby, na kterou se při uzávěrce zapomíná, protože „není vidět“. Pokud firma pracuje s cizí měnou, vznikají kurzové rozdíly automaticky při úhradách. Jenže právě proto, že si účetní na jejich vznik v průběhu roku často zvykne, snadno se stane, že závěrečná kontrola kurzových rozdílů zůstane stranou. Typicky se zapomíná na přepočet zůstatků na bankovním účtu vedeném v cizí měně, pohledávek nebo závazků k datu uzávěrky. V účetnictví pak zůstávají částky v původních kurzech, které už neodpovídají skutečné hodnotě ke konci období. Při uzávěrce pak stačí vyhradit si zvláštní krok jen pro cizí měnu a zkontrolovat zůstatky všech cizoměnových účtů, pohledávek a závazků a ověřit, že jsou správně přepočtené kurzem k datu uzávěrky.

Uzávěrka dělaná narychlo

Během roku se účtuje, odevzdávají se přiznání, řeší se běžná agenda a uzávěrka se odkládá s tím, že se vše projde až na konci. Jenže pak se najednou nahromadí měsíce práce, které je potřeba zkontrolovat v krátkém čase. Hlavně všechno stihnout, odevzdat a jít dál. Kontrola se zkracuje nebo vynechává, protože na ni už nezbývá čas ani energie. Právě tady ale vznikají chyby, které by při průběžné práci vůbec nenastaly – špatně zařazené doklady, zapomenuté časové rozlišení, nezkontrolované kurzové rozdíly nebo nesoulad v DPH.

Pokud se v účetnictví v průběhu roku nekontroluje průběžně, zda sedí zůstatky, jestli nechybí zaúčtované doklady, zda jsou v bance spárované všechny platby nebo zda se někde nehromadí drobné nesrovnalosti, úkolů „nakonec“ postupně přibývá. Tyto „malé věci“, které by se daly včas opravit, se pak při uzávěrce řeší najednou a vytvářejí zbytečný tlak.

Co pomáhá, je brát uzávěrku jako proces během celého období, ne jako jednorázovou akci na konci roku. Průběžné kontroly během roku by měly být součástí práce účetní, protože jen tak se dá považovat vedení účetnictví za správné.

Chybějící systém

Každá účetní pracuje jinak. Problém ale může nastat ve chvíli, kdy uzávěrka nemá žádný jasný postup a řád. Účetní pak neví, co už zkontrolovala, co má v pořádku a jestli je potřeba něco dořešit, doúčtovat, přeúčtovat.

Neexistuje pravidlo pro to, čím začít a čím skončit, protože každá účetní jednotka je jiná, někdo musí řešit kurzové rozdíly, někdo zaúčtování mezd, jiný je plátcem DPH a někdo má sklad. Ale ideální je mít napsaný seznam kroků a úkolů, které je potřeba projít a splnit. Jít jeden za druhým, dělat si poznámky. Podívat se, jak se dělala uzávěrka předcházející rok, jaké poznámky jsme si psali, na co jsme si museli dát pozor.

Pokud je to jen trochu možné, nechat si na závěr uzávěrky časový odstup. I krátká pauza a návrat k  ráci s „čerstvýma očima“ často odhalí chyby, které předtím nebyly vidět.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Malá Sova s.r.o.