Co je automatizace účetnictví?

Automatizace účetnictví zahrnuje použití softwarových nástrojů a technologií, které automaticky zpracovávají účetní data. To může zahrnovat vše od automatického načítání faktur a jejich zaúčtování až po generování finančních výkazů a reportů.

Díky automatizaci se účetní mohou soustředit na strategičtější úkoly – analýzu dat a finanční plánování.

S pojmem automatizace úzce souvisí i samotná digitalizace, která není jen o převodu papírových účtenek do elektronické podoby. Naopak, jedním z hlavních přínosů umělé inteligence a digitalizace v oblasti účetnictví a financí je schopnost rychle rozpoznávat vzorce ve velkých datových souborech.
Díky využití algoritmů strojového učení mohou firmy rychle identifikovat nesrovnalosti ve svých finančních datech, které by mohly dříve zůstat bez povšimnutí. Digitalizace a automatizace umožňuje společnostem rychleji reagovat na pochybení a minimalizovat ztráty způsobené chybnými aktivitami.

Jak začít s automatizací účetnictví?

Firmy by měly již nyní podnikat kroky, aby byly připravené na vývoj účetnictví, které bude stále více automatizované díky umělé inteligenci. Jak se na změnu připravit?

1. Vyhodnocení potřeb a cílů: Prvním krokem je analýza aktuálních účetních procesů a identifikace oblastí, které jsou časově náročné a náchylné k chybám. Definujte si cíle, které chcete automatizací dosáhnout, například snížení chybovosti nebo úsporu času.
2. Zhodnoťte svou technologickou infrastrukturu: Spolupracujte s IT firmou, která se specializuje na digitalizaci, a posuďte, zda je vaše současná infrastruktura dostatečně moderní na podporu AI. Pokud ne, může být potřeba investovat do nového softwaru.
3. Výběr správného softwaru: Zvolte účetní software, který odpovídá potřebám vaší firmy. Důležité je, aby byl uživatelsky přívětivý a poskytoval kvalitní zákaznickou podporu.
4. Implementace a školení: Po výběru softwaru je důležité zajistit jeho správnou implementaci a proškolení zaměstnanců. To zahrnuje nastavení systému, migraci dat a seznámení týmu s novými procesy.
5. Monitorování a optimalizace: Pravidelně sledujte výkon automatizovaných procesů a provádějte potřebné úpravy pro zajištění maximální efektivity.

Program POHODA podporuje i QR kódy. QR kódy se zobrazují na některých prodejních dokladových tiskových sestavách. Podmínkou pro zobrazení QR kódů je označená volba Povolit zobrazení QR kódu v agendě Nastavení/Globální nastavení v sekci Doklady.

Výhody automatizace účetnictví

Velkou výhodou je samozřejmě úspora času. Automatizace rutinních úkolů, jako je ruční zpracování faktur, přepisování účtenek a následné párování plateb, může ušetřit několik hodin měsíčně. Automatizované systémy jsou navíc méně chybné oproti tomu, které chyby mohou vzniknout při manuálním zadávání dat. Digitální účetnictví umožňuje snadný přístup k potřebným informacím, a to téměř okamžitě. To je užitečné v případě kontroly, kdy se jednoduše dostanete ke svým archivovaným dokumentům.

Jaké problémy automatizace účetnictví pomůže vyřešit?

V první řadě ruční zpracování dokladů. Automatizace eliminuje potřebu ručního přepisování faktur a jiných dokladů, což snižuje riziko chyb a zvyšuje efektivitu. Mezi další patří odstranění zdlouhavých schvalovacích procesů. Automatizované systémy mohou urychlit schvalování faktur a dalších dokumentů, což zkracuje dobu potřebnou k jejich zpracování. S automatizací budete mít dostatečnou kontrolu nad financemi. Automatizace poskytuje přesné a aktuální finanční údaje, které usnadňují rozhodování a plánování o nákupech nebo investicích.

 Přijaté doklady ve formátu ISDOC lze otevřít v programu STORMWARE ISDOC Reader pouhým poklepáním na soubor ISDOC. Prostřednictvím povelu Soubor/Importovat do ES POHODA je naimportujete do programu POHODA. Druhou možností importu je načtení přímo z programu POHODA, a to prostřednictvím povelu Import z ISDOC… z nabídky Soubor/Datová komunikace.

Umělá inteligence v účetnictví

Umělá inteligence (AI) hraje klíčovou roli v moderní automatizaci účetnictví. AI technologie umožňují rychlé a přesné zpracování velkých objemů dat, identifikaci vzorů a anomálií a prediktivní analýzu.

Příklady využití AI v účetnictví:

• Automatické zpracování faktur: AI dokáže extrahovat data z faktur a automaticky je zaúčtovat, což výrazně zkracuje čas potřebný k jejich zpracování.
• Prediktivní analýza: AI může předvídat cash flow na základě historických dat a poskytovat cenné informace pro finanční plánování.
• Detekce podvodů: AI systémy mohou analyzovat transakce a identifikovat podezřelé aktivity, čímž pomáhají předcházet podvodům.

Automatizace účetnictví s využitím AI přináší firmám nejen úsporu času a nákladů, ale také vyšší přesnost a lepší kontrolu nad finančními procesy. Díky těmto technologiím mohou účetní a finanční týmy věnovat více času důležitějším úkolům a analýzám, což přispívá k celkovému růstu firmy.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Orange Academy s.r.o.