Vysílání zaměstnanců do zahraničí: Cestovní náhrady nestačí

Jenže vyplacením cestovních náhrad to nekončí. Z pohledu evropského práva i praxe s sebou vysílání zaměstnanců nese mnohem širší povinnosti — zejména v oblasti informování, sociálního zabezpečení a daní.

Nová informační povinnost zaměstnavatele

Pokud vysílání zaměstnance do jiného členského státu přesáhne čtyři týdny, je zaměstnavatel povinen zaměstnance předem písemně informovat o řadě skutečností. Mezi ně patří cílová země, předpokládaná doba vyslání, měna výplaty mzdy, případná naturální plnění a podmínky návratu. Navíc při tzv. nadnárodním poskytování služeb musí zaměstnavatel doplnit informace o odměně podle právních předpisů cílové země, podmínkách cestovních náhrad a odkazu na oficiální informační portál cílového státu.

Sociální zabezpečení: Formulář A1 jako klíčový dokument

Vedle splnění informační povinnosti musí zaměstnavatel řešit také otázku, zda zaměstnanec nadále podléhá českému systému sociálního zabezpečení. Tuto oblast upravují evropská Koordinační nařízení (nařízení č. 883/2004 a 987/2009). Obecným pravidlem je, že osoba podléhá pouze jednomu systému sociálního zabezpečení.

Pokud český zaměstnavatel vysílá pracovníka na dobu do 24 měsíců, splňuje další předepsané podmínky a zaměstnanec dosud pracoval v Česku, lze zažádat o tzv. formulář A1. Tento dokument potvrzuje, že i během zahraničního pobytu zaměstnanec zůstává pojištěn v ČR. Žádost se podává elektronicky prostřednictvím systému ČSSZ.

Například stavební firma vysílající své zaměstnance na 16 měsíců na Slovensko by měla před odjezdem vyřídit formulář A1, aby bylo zajištěno pokračování pojištění v českém systému.

Souběžně vykonávaná činnost

Ne všechny případy však spadají pod klasické vyslání. Pokud zaměstnanec střídavě pracuje v Česku i v jiném členském státě, jedná se o tzv. souběžně vykonávanou činnost. Typickým příkladem jsou stavební pracovníci, kteří dva týdny pracují v Německu a poté dva týdny doma. Pokud mají bydliště v Česku a zde vykonávají podstatnou část své činnosti, zůstávají pojištěni v českém systému a opět je nutné podat žádost o formulář A1 – byť tentokrát nikoli jako potvrzení o vyslání, ale o vykonávání práce ve více státech současně.

Zdanění vyslaných zaměstnanců v zahraničí

Při vyslání zaměstnance do zahraničí je potřeba posoudit, zda jeho příjem může podléhat zdanění i v dané zemi. Česká republika má se všemi členskými státy EU uzavřeny smlouvy o zamezení dvojího zdanění, jejichž pravidla je třeba při posuzování zdanění dodržet. Klíčovým faktorem je, zda je zaměstnanec daňovým rezidentem ČR a jaký charakter má jeho vyslání.

Vyslání ke stálé provozovně

Pokud český zaměstnavatel vytvoří v zahraničí stálou provozovnu (např. kancelář, staveniště či jiný dlouhodobý projekt), podléhá příjem vyslaných zaměstnanců zdanění v daném státě od prvního dne jejich pracovní činnosti. Tento příjem se nezdaňuje v ČR, pokud zaměstnavatel požádá o zrušení povinnosti srážet daňové zálohy. Zároveň má zaměstnavatel povinnost vést účetnictví a podávat přiznání i v zahraničí, přičemž v ČR využije metodu vyloučení dvojího zdanění.

Mezinárodní pronájem pracovní síly

V případech, kdy je zaměstnanec dočasně přidělen k jinému subjektu v zahraničí (např. dceřiné společnosti), a tento subjekt jej řídí, úkoluje a využívá výsledky jeho práce, jedná se o mezinárodní pronájem pracovní síly. V takovém případě je z hlediska zdanění považován za zaměstnavatele subjekt v zahraničí. Příjem zaměstnance se zdaňuje v tomto státě od prvního dne a český zaměstnavatel musí zrušit povinnost srážet zálohy v ČR.

Vyslání delší než 183 dní bez stálé provozovny nebo pronájmu

Pokud nedojde ke vzniku stálé provozovny ani k mezinárodnímu pronájmu pracovní síly, posuzuje se, zda zaměstnanec v daném státě strávil 183 dní, nebo nikoliv. Starší smlouvy počítají dny fyzické přítomnosti v kalendářním roce, novější za 12 po sobě jdoucích měsíců. Každá smlouva může stanovit vlastní pravidla, například započítávání víkendů nebo dnů mimo stát, pokud souvisejí s pracovním pobytem. Překročení tohoto limitu znamená, že daný stát získává právo zdanit příjem zaměstnance od prvního dne jeho pobytu.

Evidence pobytů a daňová přiznání

Ve všech případech je klíčová přesná evidence pracovních pobytů zaměstnanců v zahraničí. Jen tak lze správně posoudit, zda a kdy vzniká povinnost daný příjem zdanit v zahraničí. Pokud zaměstnanec příjem zdaní v druhém státě, musí v ČR podat daňové přiznání a využít metodu vyloučení dvojího zdanění dle příslušné mezinárodní smlouvy.

Vysílání pracovníků do jiných členských států v rámci poskytování služeb

Zaměstnanci mohou být vysíláni do jiných členských států z různých důvodů – například za účelem účasti na konferencích, veletrzích či obchodních jednáních. Specifickou kategorií je vysílání pracovníků v rámci poskytování služeb, které s sebou nese zvláštní povinnosti vyplývající ze směrnice 96/71/ES ve znění směrnice 2018/957/EU („Směrnice“). Ta stanovuje pravidla pro ochranu vyslaných pracovníků během dočasného výkonu práce v jiném státě EU.

Co se rozumí poskytováním služeb podle Směrnice

Směrnice se vztahuje na případy, kdy zaměstnavatel usazený v ČR vyšle pracovníka:

• Na základě smlouvy se zahraničním odběratelem služeb.
• Do provozovny nebo jiné části podniku v rámci skupiny podniků.
• Prostřednictvím agentury práce k uživateli v jiném členském státě.

Kdo je vyslaným pracovníkem

Za vyslaného pracovníka se považuje osoba, která po určitou dobu vykonává práci v jiném státě. Musí přitom trvat pracovní poměr s vysílajícím zaměstnavatelem. Pozor je třeba dát na subdodavatele – osoby samostatně výdělečně činné mohou být v jiných státech považovány za zaměstnance.

Pracovní podmínky při vyslání do 12 (resp. 18) měsíců

Během prvních 12 měsíců vyslání (s možností prodloužení o 6 měsíců) mají vyslaní pracovníci nárok na zajištění pracovních podmínek cílového státu, s tím, že se použijí vždy ty výhodnější podmínky ze srovnání mezi českou úpravou a právem cílového státu.

Každý stát tak musí na svých národních webových stránkách transparentně zveřejnit aktuální informace o pracovních podmínkách pro vyslané pracovníky. Doporučuje se si tyto informace (např. v PDF) archivovat pro účely důkazního břemene.

Speciální pravidla ve stavebnictví – dovolenkové pokladny

Některé státy (např. Francie, Belgie, Německo, Rakousko) zavedly dovolenkové pokladny, do nichž jsou povinni přispívat i čeští zaměstnavatelé vysílající pracovníky do těchto zemí ve stavebním sektoru. Tyto příspěvky zajišťují mzdu při dovolené či nepřízni počasí. Ve Francii je navíc povinná identifikační karta.

Vyslání přesahující 12, resp. 18 měsíců

Po uplynutí 12 měsíců (respektive 18 měsíců při řádném oznámení) se na vyslané pracovníky vztahuje veškeré pracovněprávní právo cílového státu – mimo:

• pracovních smluv a jejich ukončení, včetně konkurenčních doložek
• a doplňkových důchodových systémů.

Při střídání pracovníků na stejném místě a ve stejné činnosti se doby vyslání sčítají.

U agenturních pracovníků musí být zajištěny srovnatelné pracovní podmínky jako u zaměstnanců uživatele v cílovém státě. Agentura práce je odpovědná za oznámení a dodržení těchto podmínek, byť pracovníky fakticky vysílá uživatel. Před začátkem vyslání musí zaměstnavatel splnit oznamovací povinnost vůči příslušné instituci cílového státu. Postup se liší dle států (formulář, rozsah údajů, lhůta). U agenturních pracovníků oznamuje agentura práce. Neoznámení může vést k vysokým sankcím.

Závěrem

Jak je vidět, povinností souvisejících s vysláním na pracovní cestu má zaměstnavatel mnoho. Podrobnější informace o této problematice najdete v březnovém čísle časopisu Svazu účetních České republiky – Metodické aktuality. Časopis obsahuje nejen konkrétní citace zákonů s vysvětlením, ale především praktické příklady, které vám pomohou správně postupovat a vyhnout se chybám.

Díky partnerství POHODA & Svaz účetních ČR máte klíčové informace na dosah.