Nová limitace cestovních náhrad OSVČ

O tom vcelku není sporu, problém ale nastává v okamžiku, když se začne diskutovat, jaké konkrétní položky a v jaké výši se mají, resp. mohou, zahrnovat mezi tyto daňově účinné cestovní náhrady OSVČ.

Obecně lze cestovní náhrady rozčlenit do čtyř kategorií:

1. Jízdní výdaje, kde je situace nejpestřejší, viz dále,
2. Stravné, které se nijak neprokazuje, platí zde přísnější metr než u zaměstnanců, viz dále,
3. Výdaje za ubytování, což je nejjednodušší případ, vždy pouze v prokázané výši,
4. Ostatní související nezbytné výdaje (parkovné, dálniční známky…), opět jen v prokázané výši.

Jízdní výdaje můžeme rozdělit do dvou skupin:

Prokazované, které jsou daňovým výdajem (nákladem) jen ve skutečně výši doložené hodnověrným dokladem (např. potvrzením o úhradě v podobě jízdenky nebo o nákupu pohonných hmot), týká se to jízd:

• hromadnými dopravními prostředky (autobusem, vlakem, městskou hromadnou dopravou, příp. taxi),
• silničním motorovým vozidlem, které OSVČ zahrnula do svého obchodního majetku pro účely „podnikání“ neboli jej zaevidovala do účetní nebo daňové evidence (tzv. firemní vozidlo),
• silniční motorová vozidla v nájmu nebo půjčená, kde je daňově účinné také nájemné a půjčovné.

Neprokazované, které zákon umožňuje daňově uplatnit ve vazbě na spotřebu vozidla a délku pracovní cesty: 

• náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty a základní náhradu za použití vozidla u jízd vlastním silničním motorovým vozidlem, které nebylo a není zahrnuto do obchodního majetku OSVČ (tj. neúčtuje o něm ani jej nevykazuje v daňové evidenci),
• pouze náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty, a to u jízd silničním motorovým vozidlem vlastním, které není, ale dříve bylo zahrnuto do obchodního majetku OSVČ; vlastním, která bylo předmětem finančního pronájmu (leasingu), přičemž nájemné (jeho část) poplatník uplatnil (uplatňuje) jako daňový výdaj, nebo bezplatně vypůjčeným (např. od rodinných příslušníků, známých, jiného účastníka sdružení apod.). Vlastním se přitom rozumí i vozidlo ve společném jmění manželů nebo v podílovém spoluvlastnictví více osob. Zápis v technickém průkazu vozidla o jeho držiteli či provozovateli není pro daňové účely významný.

Pokud by někdo chtěl spekulovat s tím, že u vozidel, které nejsou v obchodním majetku, není nutno prokazovat nákup pohonných hmot a navíc lze daňově uplatňovat tzv. kilometrovné, měl by vědět i o tom, že u těchto vozidel nejsou daňově účinné nejen odpisy, ale ani výdaje za opravu, údržbu, za zimní pneumatiky apod.

Základní náhrada za použití vozidla nebyla pro OSVČ (na rozdíl od zaměstnanců) až do konce roku 2007 nijak limitována, daňovým výdajem tak mohla být (teoreticky) libovolná částka, např. 10 Kč/kilometr.

Od 1. 1. 2008 zde byla doplněna daňová maxima, a to shodně s limity nedaněných cestovních náhrad zaměstnanců:

• u jednostopých vozidel a tříkolek 1,10 Kč za 1 km jízdy,
• u osobních silničních motorových vozidel 4,10 Kč za 1 km jízdy (při použití přívěsu 4,715 Kč za 1 km jízdy),
• u nákladních automobilů a autobusů 4,10 Kč za 1 km jízdy (stejně jako u osobních aut).

Náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty se zjistí jako součin tří položek:

• počet ujetých kilometrů pro účely „podnikání“ OSVČ (km),
• cena pohonné hmoty (Kč/litr), kde lze uplatnit dva postupy – průměrná cena zveřejněná Ministerstvem financí po skončení roku v lednovém Finančním zpravodaji, nebo vyšší skutečná cena prokázaná doklady o nákupu pohonné hmoty,
• průměrná spotřeba vozidla (litry/km nebo se údaj o spotřebě v litrech na 100 km vydělí 100) – vypočte se jako aritmetický průměr všech údajů o spotřebě v technickém průkazu.

Pro účely uplatnění cestovních náhrad spojených s vozidlem by OSVČ měly v evidenci (knize) jízd uvádět:

• Jednorázové údaje – typ vozidla a jeho registrační značka (SPZ), stav ujetých km k 1. 1., příp. k zahájení „podnikání“ nebo používání vozidla, stav ujetých km k 31. 12., příp. k ukončení „podnikání“ nebo používání vozidla,
• Údaje o každé pracovní cestě – datum, cíl a účel jízdy, ujeté km, 

Stravné

Jak bylo předesláno, stravné, resp. náhradu zvýšených stravovacích výdajů není třeba prokazovat (např. dokladem v restauraci). I jinak zde platí pravidla obdobná zaměstnaneckému stravnému, se dvěma odlišnostmi:

• pravidelným pracovištěm OSVČ se také rozumí místo podnikání uvedené v živnostenském listě apod.,
• při tuzemských pracovních cestách mají OSVČ nárok na daňově uznatelné stravné pouze u cest delších než 12 hodin v kalendářním dni (zaměstnanci mají nárok již od 5 hodin).

Od 1. 1. 2008 bylo do zákona o daních z příjmů doplněno, že se u OSVČ daňově uznává i zahraniční stravné (bez podmínky minimální doby trvání cesty) a kapesné při zahraničních pracovních cestách. Nejde však o věcnou změnu, ale pouze o upřesnění zákona, protože výkladově se takto postupovalo i před rokem 2008.

Podstatné je, že pro OSVČ platí stejné daňové limity jako pro nezdanitelné náhrady zaměstnanců:

• stravné při tuzemských pracovních cestách v trvání 12 až 18 hodin v kalendářním dnu až 106 Kč, delších než 18 hodin v kalendářním dnu až 165 Kč,
• zahraniční stravné při zahraničních pracovních cestách (pro rok 2008 podle vyhlášky č. 338/2007 Sb.) v trvání mezi 1 až 6 hodinami v kalendářním dni až čtvrtina základní sazby stanovené vyhláškou, v trvání mezi 6 až 12 hodinami v kalendářním dni až polovina základní sazby stanovené vyhláškou, delších než 12 v kalendářním dni až ve výši základní sazby stanovené vyhláškou,
• kapesné u zahraničních pracovních cest až do výše 40 % zahraničního stravného.

Dodejme, že stejná daňová pravidla cestovních náhrad, jaká platí pro pracovní cesty samotných podnikatelů a jinak samostatně výdělečně činných osob, platí i pro pracovní cesty jejich spolupracujících osob.