Uchovávání daňových dokladů

Povinnost uchovávat daňové doklady má uchovatel, kterým je osoba povinná k dani, která:

• daňový doklad vystavila, nebo jejímž jménem byl daňový doklad vystaven, pokud jde o daňové doklady za uskutečněná plnění, nebo

• má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku a která je plátcem nebo identifikovanou osobou, pokud jde o daňové doklady za všechna plnění přijatá v souvislosti se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku.

Při uchovávání daňových dokladů by měl mít uchovatel vždy na zřeteli, že základní vlastnosti daňových dokladů (tj. věrohodnost jejich původu, neporušenost jejich obsahu a jejich čitelnost) musí být zajištěny po celou dobu jejich „života“. Tedy od doby jejich vystavení až do konce lhůty pro jejich uchovávání.
 
Je povinností bez zbytečného odkladu umožnit správci daně na jeho žádost přístup k daňovým dokladům. Lhůta pro uchovávání daňových dokladů zůstává zachována. Daňové doklady se po novele zákona o DPH, která začala platit 1. 1. 2013, i nadále uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
 
Uchovatel se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku je povinen uchovávat daňové doklady v tuzemsku. Ustanovení § 35 zákona o DPH umožňuje v případě daňových dokladů v elektronické podobě jejich uchovávání i mimo tuzemsko, pokud jsou tyto doklady uchovávány způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup.
 
Za určitých okolností lze v širším kontextu rovného přístupu připustit, že také daňové doklady v listinné podobě lze uchovávat mimo tuzemsko, a to pokud uchovatel mimo jiné zajistí pro správce daně bezodkladně na jeho požádání, a to s ohledem na základní zásady správy daní vymezené v zákoně č. 280/2009 Sb., daňový řád, přístup k těmto dokladům (předložení) v ČR.
 
Pokud uchovatel se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku uchovává daňové doklady mimo tuzemsko, je povinen předem oznámit správci daně místo uchovávání daňových dokladů.

Elektronické uchovávání daňových dokladů (§ 35a zákona o DPH)

Daňový doklad lze uchovávat elektronicky prostřednictvím všech elektronických prostředků pro zpracovávání a uchovávání dat. Při tomto způsobu uchovávání dat musí být elektronicky uchovávána rovněž data, která zaručují věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu.

• Uchovávání daňových dokladů vystavených v elektronické podobě

Pod pojmem „data, která zaručují věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu“ se u daňových dokladů v elektronické podobě rozumí například certifikáty, podpisové certifikáty, klíče nebo jiné šifrovací prostředky, pomocí kterých lze bezpečně zjistit, který subjekt doklad vystavil (věrohodnost původu), a dále že doklad nebyl od doby svého vystavení změněn (neporušenost obsahu).
 
Jinými slovy, těmito daty uchovatel zaručí totožnost osoby, která plnění uskutečnila nebo která daňový doklad oprávněně vystavila (tj. že původ daňového dokladu je věrohodný) a zároveň že obsah daňového dokladu nebyl změněn.
 
Nicméně pokud budou data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu (tj. data vytvářející v daném případě auditní stopu) uchovávána v listinné podobě, nebude to mít vliv na platnost daňových dokladů.

Příklad

Subjekt A si pomocí softwaru k tomu určenému vytvoří dvojici asymetrických šifrovacích klíčů (Privátní a Veřejný) a následně si nechá vybranou Certifikační autoritou vystavit Elektronický certifikát, který certifikuje (potvrzuje), že Veřejný klíč patří jednoznačně Subjektu A.
 
Subjekt A předá svůj Elektronický certifikát i Veřejný klíč Subjektu B (i dalším subjektům, s kterými vede předmětnou korespondenci). Subjekt A si začne své daňové doklady „autorizovat“ svým Privátním klíčem pomocí softwaru k tomu určenému. Subjekt B si může „ověřit“ věrohodnost i neporušenost daňových dokladů Subjektu A pomocí Veřejného klíče subjektu A. Elektronický certifikát Subjektu A, který má k dispozici, zároveň potvrzuje, že použitý Veřejný klíč patří Subjektu A.
 
Aby bylo možné i zpětně dokázat věrohodnost a neporušenost daňových dokladů, kromě daňových dokladů si musí Subjekt A uchovat svůj Privátní klíč a Elektronický certifikát, a Subjekt B „otisk“ daňového dokladu (pakliže byl v rámci „autorizace“ daňového dokladu vytvořen) a Elektronický certifikát Subjektu A.

• Uchovávání daňových dokladů vystavených v listinné podobě

Za účelem uchovávání daňových dokladů v praxi často dochází k převodu daňových dokladů z listinné podoby do elektronické. Při převodu daňového dokladu z listinné podoby do elektronické (např. při skenování) je nezbytné zajistit věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost jeho obsahu a čitelnost.
 
Při zajištění těchto vlastností daňových dokladů není nezbytné převádět do elektronické podoby i související dokumenty, které v daném konkrétním případě vytvářejí auditní stopu (tj. např. smlouvy, objednávky, dodací listy, doklady o zaplacení atd.).
 
Z důvodu opatrnosti (např. z důvodu případných budoucích občanskoprávních řízení apod.) je však po naskenování daňových dokladů lepší, když je zároveň uchováte v původní listinné podobě.
 
Daňové doklady by pro zajištění všech požadovaných vlastností (věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti) měly být po celou zákonem požadovanou dobu uloženy odpovídajícím způsobem tak, aby nemohlo dojít ke změně požadovaných vlastností daňového dokladu (nevhodné prostředí pro uchovávání daňových dokladů – např. teplota, vlhkost apod.).
 
Pokud uchovatel uchovává daňové doklady prostřednictvím elektronických prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uchovávaným datům, je povinen zajistit pro správce daně bez zbytečného prodlení přístup k těmto dokladům, možnost stahovat je a používat je, pokud jde o:

• daňové doklady uchovávané osobou povinnou k dani, která má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, nebo

• daňové doklady za uskutečněná plnění s místem plnění v tuzemsku uchovávané osobou povinnou k dani, která nemá sídlo ani provozovnu v tuzemsku.

Konkrétní způsob přístupu k těmto datům by měl být s ohledem na základní zásady správy daní vymezené v zákoně č. 280/2009 Sb., daňový řád, domluven se správcem daně individuálně. Daňový subjekt může například umožnit správci daně elektronický přístup do svého systému (s různými přístupovými právy), přičemž správce daně s tímto přístupem bude zacházet jako oprávněný uživatel.

Úschova účetních záznamů z pohledu zákona o účetnictví

Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou zákonem o účetnictví. Nestanoví-li zákon o účetnictví jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy (zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě).
 
Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro účely daňového řízení, postupují po uplynutí dob úschovy uvedených v § 31 odst. 2 dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely. V případě, kdy účetní jednotky použijí účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto zákona týkající se účetních záznamů obdobně.

Související články:
Jak dlouho musíte archivovat firemní dokumenty?
Skartace firemních dokumentů