Vedení mzdové agendy v souladu s GDPR

Generální finanční ředitelství (dále jen „GFŘ“) kvůli správné aplikaci zákona o daních z příjmů (dále jen „ZDP“) pro účely správného sražení daně (zálohy na daň) a s tím spojeného prokazování nároku na daňové úlevy prostřednictvím plátce daně ze závislé činnosti vydala nové sdělení.

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) upravuje v článku 6 zákonnost zpracování osobních údajů.

V článku 6 GDPR bod 1. pod písm. c) je uvedeno, že zpracování osobních údajů v odpovídajícím rozsahu je zákonné, je-li nezbytné pro splnění právních povinností, které se na správce (v uvedeném případě plátce daně) vztahují. Tj. týká se povinností daných ZDP, vyplývajících ze skutečnosti, že se jedná o subjekt v postavení plátce daně ze závislé činnosti a vedení mzdové agendy.

Pokud nějaký právní předpis členského státu či EU požaduje, aby subjekt osobní údaje zpracovával, resp. aby prováděl určitou činnost, pro kterou je zpracování osobních údajů nezbytné, aplikuje se na takové zpracování osobních údajů právní titul plnění právní povinnosti.

V uvedeném případě může tedy plátce daně ze závislé činnosti pro účely zdanění příjmů poplatníka v rozsahu, jak požaduje ZDP, zpracovávat osobní údaje, a to bez souhlasu subjektu údajů (tj. poplatníka). Účel zpracování osobních údajů je v uvedeném případě zřejmý – jedná se o vedení mzdové agendy a plnění zákonných povinností dané daňovému subjektu v postavení plátce daně ze závislé činnosti.

Získané osobní údaje musí být dostatečně zabezpečeny před zneužitím

Samotný způsob prokazování nároku na nezdanitelné části základu daně, slevy na dani a daňové zvýhodnění u plátce daně (zaměstnavatele) je taxativně vyjmenován v ustanovení § 38l ZDP. U plátce daně se pro účely prokazování nároku předkládají doklady zpravidla v originálech a plátce daně na jejich základě ověří splnění nároku.

Ověření předkládaných dokladů je seznatelné i z tiskopisu Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti (dále jen „Prohlášení k dani“), který vydává Finanční správa pro účely plnění povinností vyplývajících z § 38k ZDP.

Podle § 38j odst. 1 ZDP je plátce daně pro poplatníky s příjmy ze závislé činnosti povinen vést mzdové listy. Ustanovení § 38j odst. 2 ZDP taxativně vymezuje, jaké údaje musí mzdový list obsahovat pro účely zdanění (mj. poplatníkovo jméno, a to i dřívější, rodné číslo, bydliště atd.).

Plátce daně jako správce osobních údajů je povinen přijmout taková technická, organizační a jiná potřebná opatření, aby byly získané osobní údaje dostatečně zabezpečeny před případným zneužitím.

Také je třeba vědět, že plátci daně sráží daň, příp. zálohu na daň, pod vlastní majetkovou odpovědností. Z tohoto důvodu je v praxi běžné, že plátci daně z originálů, které předloží poplatník, pořídí fotokopie, jež následně uchovávají jako důkazní prostředek.

Tyto doklady však v některých případech mohou obsahovat osobní údaje v rozsahu převyšujícím nezbytný rámec požadovaný ZDP, proto při pořizování fotokopií doporučuje GFŘ údaje nerozhodné pro daňové posouzení zakrýt, nebo si vyžádat souhlas subjektu se zpracováním jeho osobních údajů.

Listinná i elektronická forma

V této souvislosti GFŘ dále uvádí, že zákonem č. 170/2017 Sb., kterým se změnily některé zákony v oblasti daní a kterým byl také novelizován zákon o daních z příjmů, došlo od zdaňovacího období 2018 k rozšíření formy komunikace mezi plátcem daně a poplatníkem v souvislosti s ustanovením § 38k ZDP.

A to tak, aby bylo možné využít kromě písemného stvrzení i jiného způsobu projevu vůle poplatníka při uplatnění nezdanitelných částek ze základu daně, slev na dani a daňového zvýhodnění. Prohlášení k dani mohou poplatníci předkládat i nadále v listinné podobě a nově tedy také v elektronické formě.

Uvedená elektronizace souvisí také s ustanovením § 38l ZDP, které definuje způsob prokazování nároku na odečet nezdanitelné části základu daně, slevy na dani a daňového zvýhodnění. Předepsané doklady v ustanovení § 38l ZDP může plátci daně předkládat poplatník také v elektronické podobě.

Daňové doklady v rámci vedení mzdové evidence lze na straně plátce daně uchovávat i elektronicky, a to prostřednictvím všech dostupných elektronických prostředků pro zpracovávání a uchovávání dat. Při tomto způsobu uchovávání dat musí být elektronicky uchovávána rovněž data, která zaručují věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu.

Podle § 92 odst. 3 daňového řádu (dále jen „DŘ“) daňový subjekt prokazuje všechny skutečnosti, které je povinen uvádět v řádném daňovém tvrzení, dodatečném daňovém tvrzení a dalších podáních.

Podle § 20 odst. 1 DŘ je daňovým subjektem osoba, kterou za daňový subjekt označuje zákon, jakož i osoba, kterou zákon označuje jako poplatníka nebo jako plátce daně. To znamená, že plátce daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti je daňovým subjektem, který má důkazní břemeno vůči správci daně.

Pokud by poplatník odmítl plátci daně poskytnout důkaz o uplatňovaných slevách na dani, nezdanitelných částech základu daně a daňovém zvýhodnění, považuje plátce daně tyto položky za neprokázané podle § 38l ZDP. Slevy na dani, nezdanitelné části základu daně, případně daňové zvýhodnění tedy poplatníkovi neposkytne. Poplatník je však může uplatnit sám prostřednictvím daňového přiznání.