Jak vystavit první fakturu – jednoduchý návod pro začátečníky

Co je faktura a kdy ji musíte vystavit?

Faktura je daňový doklad, kterým potvrzujete, že jste zákazníkovi poskytli službu nebo prodali zboží. Vystavuje se po dokončení služby nebo po odeslání zboží. Faktura slouží jako účetní doklad, který musí být správně uložený a dohledatelný.

Povinné náležitosti faktury

• Identifikace dodavatele — jméno, adresa, IČO, DIČ (pokud jste plátci DPH).
• Identifikace odběratele — jméno firmy, adresa, IČO, DIČ.
• Číslo faktury — unikátní, postupná číselná řada.
• Datum vystavení
• Datum zdanitelného plnění — kdy byla služba provedena nebo zboží dodáno.
• Popis služby nebo zboží
• Cena — jednotková, celková, případně sazba DPH.
• Platební údaje — číslo účtu, variabilní symbol, splatnost.

Jak fakturu vytvořit – 3 nejčastější způsoby

1. Faktura v Excelu: Jednoduchý start. Stačí připravit tabulku s povinnými údaji. Mezi výhody patří, že je to zdarma, rychlé. Má však i své nevýhody – ruční práce, riziko chyb, žádná automatizace.

2. Online fakturační nástroje: Např. online fakturace mPohoda, kde snadno vystavíte doklad i v terénu. Výhody: automatické číslování, QR platby, přehledy, exporty.

3. Faktura v účetním systému POHODA: Ideální pro e-shopy nebo podnikatele, kteří plánují růst. Výhody: napojení na sklad, e-shop, účetnictví.

Jak správně nastavit číslování faktur

Číslování musí být jednoznačné a nepřerušované. Doporučené formáty:

• 2026-001
• 2026-01-001
• 001/2026

Důležité je držet se jedné logiky po celý rok.

Platební údaje, které nesmí chybět

• číslo bankovního účtu
• variabilní symbol (obvykle číslo faktury)
• splatnost (např. 14 dní)
• QR kód pro rychlou platbu (u online nástrojů automaticky)

Praktický postup: Jak vystavit první fakturu krok za krokem

První fakturu zvládnete vystavit snadno, když projdete sedm jasných kroků — od otevření fakturačního nástroje až po archivaci pro účetnictví.

1. Otevřete svůj fakturační nástroj: Ať už používáte Pohodu, mPohodu nebo jiný systém, začíná se vždy podobně, po přihlášení je potřeba otevřít sekci Vydané faktury a založit nový záznam.

2. Vyplňte údaje o sobě a zákazníkovi: Na faktuře musí být jasně uvedeno, kdo ji vystavil a komu je určena.

• Údaje o dodavateli — název firmy, IČ, DIČ, adresa, kontaktní údaje.
• Údaje o odběrateli — jméno/firmu, IČ, DIČ, adresa.
• U zahraničních zákazníků ověřte DIČ v systému VIES.

3. Přidejte položky: Každá položka musí být jasně popsána, aby zákazník přesně věděl, za co platí.

• Název položky
• Popis (volitelné, ale užitečné u služeb)
• Cena za jednotku
• Množství
• Sazba DPH (pokud jste plátce)

4. Zkontrolujte cenu, DPH a celkovou částku: Tady vzniká nejvíc chyb, proto si dejte čas na kontrolu.

• Základ daně
• Sazba DPH (21 %, 12 %, 0 %)
• Celková částka k úhradě
• U zahraničních faktur zkontrolujte režim reverse charge

5. Nastavte splatnost a platební údaje: Bez správných platebních údajů vám zákazník nezaplatí.

• Datum vystavení
• Datum zdanitelného plnění
• Splatnost (obvykle 7–14 dní)
• Bankovní účet (IBAN, BIC)
• Variabilní symbol — ideálně číslo faktury
• Volitelně: QR kód pro rychlou platbu

6. Uložte fakturu a odešlete ji zákazníkovi: Po kontrole všech údajů stačí fakturu uložit, vygenerovat jako PDF a odeslat e-mailem nebo přes automatický systém.

7. Archivujte ji pro účetnictví: Archivace je povinná a důležitá pro přehled i případnou kontrolu.

• Uložení v účetním systému
• Zálohování (ideálně cloud + lokální kopie)
• Přiřazení k projektu / zákazníkovi
• Párování plateb po úhradě

Vystavení první faktury je jednoduché, pokud víte, co má obsahovat a jak postupovat. Jakmile si vytvoříte vlastní systém, budete faktury vystavovat během jedné minuty. A pokud časem přejdete na Pohodu nebo jiný účetní systém, celý proces se ještě více zautomatizuje.

Článek byl připravený ve spolupráci se společností Orange Academy s.r.o.