Pokladna je jedna z nejčastěji kontrolovaných oblastí při daňové kontrole. Nesouhlasící pokladna, ať už je rozdíl sebemenší, může být signálem, že něco v účetnictví není v pořádku. A když fyzický stav hotovosti neodpovídá účetnímu stavu, máte problém, který je potřeba řešit, ne schovávat.
Špatně zadaná částka:
Častá příčina nesouhlasící pokladny je prostý překlep. Místo 1 250 Kč zadáte 1 520 Kč, místo 380 Kč zadáte 308 Kč.
Jak to najít: Vezměte si pokladní deník a projděte ho řádek po řádku vůči fyzickým dokladům. Hledáte položku, kde se účetní částka liší od té na dokladu.
Doklad zaúčtován na špatný účet
Tohle je chyba, která nemění zůstatek pokladny přímo, ale může způsobit nesoulad při porovnání pokladního deníku s účtem 211. Doklad byl zaúčtován správně co se týče částky, ale místo na účet 211 (Pokladna) byl zaúčtován jinam, třeba na 221 (Banka) nebo na jiný účet.
Jak to najít: Porovnejte obratovou předvahu na účtu 211 s pokladním deníkem. Pokud se obraty nerovnají, hledáte položku, která do deníku patří, ale na účtu 211 chybí (nebo naopak.) Pomáhá také filtrovat v účetním programu pohyby na účtu 211 a porovnat s deníkem.
Špatné datum zaúčtování
Doklad z května je zaúčtován v červnu. Fyzická hotovost v pokladně sedí, ale když děláte inventarizaci pokladny ke konci měsíce, stav k datu nesouhlasí, protože doklad je zaúčtován v jiném měsíci.
Jak to najít: Při inventarizaci ke konci měsíce si vždy zkontrolujte, že datum dokladu a datum zaúčtování sedí do správného období. Pokud pokladna nesouhlasí jen k určitému datu, ale jinak je v pořádku, hledejte doklady, které mohly být zaúčtovány do špatného měsíce.
Zaplacená faktura bez propojení s pohledávkou nebo závazkem
Firma uhradila fakturu hotově z pokladny. Výdajový pokladní doklad byl správně zaúčtován (211/321), ale spárován (propojení platby s původním závazkem) nebyl. Pokladna souhlasí, ale závazky jsou nepřesné a v nesouladu.
Tato chyba se přímo při kontrole pokladny často neprojeví, odhalí ji ale kontrola závazků. Proto je dobré po každé hotovostní úhradě faktury zkontrolovat, že je správně spárovaná.
Tip k ekonomickému a účetnímu programu POHODA
Proč stav pokladny na tiskové sestavě Stav pokladen (k datu) nesouhlasí se stavem účtu 211?
Pravděpodobně máte v agendě Účetnictví/Pokladna některé záznamy nezaúčtované, nebo jste použili zaúčtování na účet 211 v jiné agendě než Pokladna. Pro kontrolu nezaúčtovaných operací (např. s předkontací Nevím resp. Bez) můžete využít kontrolní sestavy v agendě Účetnictví/Účetní deník. Tisková sestava Stav pokladen (k datu) vychází pouze ze záznamů zaevidovaných v agendě Pokladna bez ohledu na zaúčtování, naopak stav na účtů 211 (např. na tiskové sestavě Pohyb na účtu v agendě Účetnictví/Účtová osnova) respektuje pouze operace zaúčtované na tento účet bez ohledu na příslušnou agendu.
Více si přečtěte v našem FAQ.
Chybějící doklad
Někdo z firmy vytáhl z pokladny hotovost, koupil něco pro firmu a doklad buď nedonesl, nebo se někde ztratil. V pokladně je reálně méně peněz, než by mělo být, ale v účetnictví žádný výdajový pokladní doklad není.
Jak to najít: Pokud je fyzický stav nižší než účetní, hledáte chybějící výdajový doklad. Zeptejte se, kdo měl v poslední době přístup k pokladně a jestli něco kupoval.
Pokladna nesmí mít zápornou částku, to by znamenalo, že bylo vydáno víc peněz, než pokladna obsahovala. Pokud k tomu dojde, je to jasný signál chybějícího dokladu nebo chyby v zaúčtování.
Doklad zaúčtován dvakrát
Opačná situace: fyzický stav je vyšší než účetní. To může znamenat, že výdajový doklad byl zaúčtován dvakrát, tedy že účetnictví zaznamenalo vyšší výdaje, než skutečně byly, a účetní zůstatek je nižší než fyzický.
Jak to najít: Projděte pokladní deník a hledejte duplicitní položky, stejnou částku, stejné datum nebo stejného dodavatele, který se objeví dvakrát. Porovnejte počet fyzických dokladů s počtem záznamů v deníku, pokud je záznamů víc než dokladů, někde je duplikát.
Článek byl připravený ve spolupráci se společností Malá Sova s.r.o.
Sledujte nás
Zanechte komentář
Diskuse neslouží jako právní, daňová či účetní poradna. Je vyhrazena pro vzájemnou komunikaci čtenářů.
Pro přidání komentáře se přihlaste.